Scoren als sportbestuur - tips en trucs (deel 2)

door: Sjors van Leeuwen

Besturen in de amateursport is een flinke uitdaging. Er komt van alles op je af, het vrijwilligerswerk staat onder druk en vacatures voor bestuursfuncties staan lang open. Het maatschappelijk belang van sportverenigingen wordt echter steeds groter. Sportverenigingen krijgen een steeds belangrijkere rol op het gebied van sport, bewegen, gezondheid, welzijn en gemeenschapszin. Daarmee groeit ook het belang van goede bestuurders in de sport. Wanneer ben je een goed sportbestuur? Hoe zorg je voor een vitale, toekomstbestendige sportvereniging met genoeg verenigings- en stuurkracht? In een tweeluik schets ik op persoonlijke titel een aantal aandachtspunten en oplossingsrichtingen voor een sterke sportvereniging met een sterk sportbestuur. Klik hier voor deel 1. Deel 2 volgt hieronder.

Zoomen we in op de alleskunner onder de sportbestuurders dan zorgt hij of zij voor:

• Wie zijn we? Gezamenlijk beeld van identiteit, missie en kernwaarden van de sportvereniging.
• Waar gaan we heen? Toekomstvisie met kernactiviteiten en realistische ambities.
• Hoe komen we daar? Plannen met concrete doelen, prioriteiten, acties en besluiten.
• Hoe organiseren we het? Verenigingsstructuur met zelforganiserende commissies, coördinatoren, vrijwilligers en professionals.
• Wie hebben we nodig? Actieve en positieve leden, vrijwilligers, sponsors en andere partijen.
• Zijn we op de goede weg? Monitoring van de uitvoering, voortgang en resultaten met tijdige bijsturing.
• Saamhorigheid. Verbinding creëren tussen alle geledingen binnen de club: leden, oud-leden, ouders van jeugdleden, kaderleden, commissies, sponsors, samenwerkingspartners en bestuur.

De eerste twee visiepunten ('wie zijn we?' en 'waar gaan we heen?') zijn het belangrijkst want je hebt richting en een goed verhaal nodig om mensen enthousiast te kunnen maken, te kunnen activeren en te kunnen behouden. Veel sportclubs besteden door de waan van alle dag onvoldoende aandacht aan het bedenken en uitdragen van zo'n goed verhaal.

Goed georganiseerd
De overige vijf punten zijn van belang om een goede verenigingsorganisatie te krijgen waar mensen met plezier én doelgericht samenwerken. Zoals ik wel eens zeg: ‘Iedereen wil wel iets doen, maar dan moet het wel goed georganiseerd zijn’ of ‘Iedereen wil graag bij een goed georganiseerde club horen’.

Uiteraard houd je als bestuur vinger aan de pols om te kijken of je op de goede weg bent, of doelen behaald worden of dat er bijgestuurd moet worden. Veel sportbestuurders vergeten dit of vinden het maar lastig waardoor ze geen idee hebben wat er binnen de vereniging gebeurt en hoe het er voor staat. Of zoals Daniel Klijn schrijft in zijn boek Besturen met een visie – Het handboek voor sportbestuurders: ‘het ontbreekt veel bestuurders aan uitvoeringsdiscipline en voorbeeldgedrag.’

Twee perspectieven
In het rapport 'Passend besturen: besturen als uitdaging' lezen we over twee perspectieven op het besturen van een vereniging: lean-and-mean en delen-en-verbinden.

Bij lean-and-mean legt het bestuur de nadruk op de kernactiviteiten van de vereniging. Met een focus op de kwaliteit van dienstverlening en standaardisering van processen en procedures. Het doel is de vereniging zo efficiënt en goed mogelijk te organiseren. Met relatief weinig tijdsinzet van bestuurders, leden en vrijwilligers.

Het delen-en-verbinden gaat uit van de gedachte dat besturen een gedeelde verantwoordelijkheid van alle leden is en dat het samen met leden besturen leidt tot meer saamhorigheid in een vereniging. Vanuit de gedachte dat iedereen nodig is bij het runnen van een vereniging, dat je het 'samen' moet doen.

De keuze voor een meer lean-and-mean-aanpak of voor een meer delen-en-verbinden-aanpak blijkt in de praktijk van verschillende factoren afhankelijk te zijn zoals de voorkeur van bestuursleden of de dynamiek bij een vereniging.

Een goed sportbestuur kiest in mijn optiek voor een optimale mix van lean-and-mean en delen-en-verbinden waarbij je al naar gelang de situatie andere accenten legt. In alle gevallen is het devies ‘keep it simple!’ Dat zorgt voor minder werk en 'gedoe' en meer plezier voor leden en vrijwilligers.

Leiden en managen
Besturen gaat simpelweg over 'sturen', het liefste in de juiste richting. Als sportbestuur(der) ben je dus leider én manager. Zelf heb ik niet zoveel met het vaak kunstmatig gecreëerde verschil tussen leiders (visie, inspireren, de goede dingen doen) en managers (doelen, organiseren en de dingen goed doen).

De beroemde managementwetenschapper Henry Mintzberg moet van dat onderscheid ook niets hebben, want zo schrijft hij: ‘Management en leiderschap kunnen niet gescheiden worden. Want wie wil een leider die niet weet wat er speelt en wie wil een manager die niet kan leiden?’ Veel sportbestuurders willen graag leiden, maar vergeten te managen of vinden het niet belangrijk of teveel gedoe.

Flexibele ondersteuning
Om alle uitdagingen aan te kunnen gaan hebben sportbestuurders naar eigen zeggen liever concrete ondersteuning, dan dat ze (moeten) werken aan persoonlijke ontwikkeling of hun spaarzame tijd (moeten) besteden aan opleiding of bijscholing. Kijk voor extra ondersteuning dus breder dan het bestuur alleen. Er zijn meer oplossingen voor het organiseren van de benodigde kennis, ervaring en uitvoeringskracht.

Denk aan het inrichten van flexibele ‘bestuursondersteuning’. Niet iedereen wil een formele bestuursfunctie vervullen en niet iedereen hoeft in een bestuur te zitten om werk te doen dat waardevol is voor een vereniging. Dat kan in de vorm van een ‘bestuursadviseur’ die zich tijdelijk vastbijt in een vraagstuk (zoals een toekomstplan) of een ‘speciaal bestuurslid’ die zich tijdelijk focust op het realiseren van een verbetering (zoals sociale veiligheid). Of stel een ‘bestuursteam’ samen met een mix van ‘jonge honden’ en ‘ervaren rotten’ dat zich richt op concrete onderzoeks- en ontwikkelprojecten (zoals het organiseren van een buurtfunctie).

Zelf ben ik geen voorstander van een constructie met een algemeen en dagelijks bestuur. Dat mondt al snel uit in Poolse landdagen en meerdere keren vergaderen over hetzelfde onderwerp.

Hybride sportvereniging
Een andere oplossing zit in de realisatie van een ‘hybride sportvereniging’ waarin bestuur, leden, vrijwilligers en ‘professionals’ samen optrekken. Denk aan betaalde krachten als verenigingsmanager, hoofd opleiding en horecamanager. Sportclubs zijn vaak te groot (geworden) en verenigingswerk is vaak te complex en arbeidsintensief om het alleen af te kunnen met vrijwilligers. Volgens NOC*NSF vraagt een sportvereniging van meer dan duizend leden een bedrijfsmatige aanpak, onder meer door ondersteuning van professionals. Zo heeft het merendeel van de zeer grote hockey- en voetbalclubs één of meer betaalde krachten in dienst.

De overgang van een traditionele sportvereniging naar een moderne hybride sportvereniging is niet eenvoudig en niet snel gemaakt. Het vraagt balanceren en een stapsgewijze aanpak om leden en vrijwilligers enthousiast en betrokken te houden, ook als er betaalde krachten worden ingezet. En de verenigingskosten nemen toe.

Uit onderzoek van NOC*NSF blijkt dat de extra personeelskosten bij de meeste grote clubs gedekt worden door contributieverhoging en soms door schaalvergroting en cofinanciering. Leden moeten die contributieverhoging willen én kunnen betalen. Andere inkomstenbronnen zoals kantine en sponsoring bieden vaak onvoldoende mogelijkheden om deze extra kosten structureel te kunnen financieren.

Verenigingskracht: middenkader
Als bestuur kun je het niet alleen en red je het ook niet met een paar professionals. Zorg dus voor saamhorigheid en verbinding tussen alle geledingen. Ik noem het ook wel 'verenigingskracht’; de brede groep trouwe (kader)leden die de club al vele jaren door dik en dun steunt. Waaronder veel ‘leden van verdienste’. Soms door jarenlang deel uit te maken van een commissie, soms door met vaste regelmaat de ‘schouders er onder te zetten’ en een ‘project’ op te pakken. Samen vormen ze het onmisbare 'middenkader', het bindweefsel en de cultuurdragers van de club.

In het bedrijfsleven noemt men dit vaak het ‘middenkader’ of 'middenmanagement'. Onmisbaar voor het goed functioneren en de continuïteit van een vereniging. Heb je die ‘verenigingskracht’ niet (meer) omdat de club te ver is afgegleden en (te) veel (oud-)leden de club de rug hebben toegekeerd, dan lukt het je vrijwel niet meer om nieuwe ideeën en plannen met succes door te voeren. Want wie gaat dat doen?

Maar het is zoals ik wel eens zeg: ‘Als het bestuur niet oplet hebben we over drie jaar een probleem, als de kantinevrijwilliger niet oplet hebben we nú een probleem.’ Het één kan niet zonder het ander.

Blijf investeren
Het is dus belangrijk dat je blijft investeren in die 'verenigingskracht'. Bijvoorbeeld door te zorgen voor sterke zelforganiserende commissies met groepjes gelijkgestemde voetbalvrienden en –vriendinnen. Die houden elkaar bij de les en zorgen zelf voor hun opvolgers. Waak voor solowerkende clubmensen op belangrijke plekken want dat maakt de vereniging kwetsbaar. Organiseer voldoende activiteiten om de betrokkenheid en bereidwilligheid van leden, oud-leden, ouders en andere betrokkenen op peil te houden. Dat kan op tal van manieren.

Op het gebied van 'verenigingskracht' moet je als bestuur de vinger aan de pols houden en er regelmatig een 'slinger aan geven’. Veel bestuurders zien dat niet als hun taak, waardoor die 'verenigingskracht' niet de aandacht krijgt die nodig is en afbrokkelt, met alle gevolgen van dien.

Vrijwilligers
Verder kun je de verenigingskracht versterken door zoveel mogelijk leden en ouders van jeugdleden als vrijwilliger te betrekken bij de vereniging. Aarzel niet om vrijwilligerswerk verplicht te stellen bij het aangaan van het lidmaatschap als je handen tekort komt. Je bent immers een ‘vereniging’ en dat lukt alleen als iedereen meedoet. Er zijn talloze manieren waarop je dit kunt organiseren.

Op het gebied van vrijwilligers heeft de KNVB nog wel een tip: denk aan vrouwen. Gemiddeld is slechts vijf procent van de vrijwilligers op een voetbalvereniging vrouw. Alleen bij secretarissen en penningmeesters ligt dit percentage hoger. Dit terwijl gemiddeld veertien procent van de voetballende leden vrouw is en het aantal voetballende meiden/vrouwen gestaag toeneemt.

Vitale sportvereniging
Uit onderzoek van het Mulier Instituut blijkt dat 1 op de 5 sportverenigingen in Nederland een vitale sportvereniging is. Goed georganiseerd en maatschappelijk gedreven, met de beste kans om te overleven. Dat geldt minder voor de overige 80% van de amateurclubs. Daarvan wordt 29% als kwetsbaar gezien, dus onvoldoende klaar voor de toekomst. Een gewaarschuwde club telt voor twee. Helaas, een vitale sportvereniging word je niet zomaar, dat vraagt een lange adem en veel volharding. En dat begint met een sterk sportbestuur.

Zoals een bekend gezegde luidt, lopen ook in sportverenigingsland vele wegen naar Rome. Dus welke weg neem jij? Welke weg neemt jouw vereniging, jouw bestuur? Zorg in ieder geval voor een duidelijke richting met goed verhaal, een sterk bestuur dat onderneemt, leidt en managet en een goed georganiseerde vereniging met veel verenigingskracht, met veel trouwe vrijwilligers.

De To Do-lijst in het kort; zeven punten om aan te werken als sportvereniging:
•    Weet waar je heen wilt.
•    Zorg voor een 'goed verhaal'.
•    Mobiliseer en stimuleer denk- en doenkracht.
•    Houd de 'verenigingskracht' (middenkader) op peil.
•    Besturen is sturen: ondernemen, leidinggeven én managen.
•    Maak iedereen vrijwilliger en houd het eenvoudig.
•    Volharding doet zegevieren: waai niet met alle winden mee, maak het leuk en houd vol.

Denk aan wat de kat ooit vertelde aan een verdwaalde Alice in Wonderland: ‘Zou je me alsjeblieft willen vertellen welke kant ik op moet?’ vraagt Alice. ‘Dat hangt er voor een groot deel van af waar je naartoe wilt,’ zegt de kat. ‘Het zal mij een zorg zijn,’ zegt Alice. ‘Dan maakt het niet uit welke kant je op gaat,’ antwoordt de kat.

Sjors van Leeuwen is zelfstandig managementadviseur. Hij adviseert bedrijven en instellingen op het gebied van klantgericht ondernemen, strategie en marketing. Hij is daarnaast als betrokken lid al vele jaren bestuurlijk en uitvoerend actief voor voetbalvereniging VDZ in Arnhem.