De vereniging als springplank | Deel 4: de synergie

door: Paul van Kempen

De drie vorige delen van mijn vierluik over 'de vereniging als springplank' hadden 'het product' , 'de productiemiddelen' en 'de organisatie' als onderwerp. Dit vierde en laatste deel gaat over 'synergie'. Bij synergie is het effect van een samenwerking groter is dan elk van de samenwerkende partijen afzonderlijk zou kunnen bereiken (1+1=3).

We bereiken met synergie de kern van het economisch denken, namelijk ons economisch handelen: zo veel mogelijk bereiken met zo weinig mogelijk middelen. Door de belangrijkste doelen te bereiken, creëer je waarde toevoeging (productie) en voorkom je impliciet verspilling. Het belang wordt vooral bepaald door de kans op een gebeurtenis (of succes) en de impact van die gebeurtenis. Want wat belangrijk is komt eerst bij je planning!

Efficiency ná effectiviteit
Je moet je dus voortdurend afvragen wat belangrijk is en de belangrijkste aspecten (doelen) voorrang geven (prioriteit). Het managen van dit productieproces zelf (vraagstuk van hoe doe je iets: efficiency) komt daarmee dus pas op de tweede plaats nadat de doelen van de belangrijkste stakeholders zijn vastgesteld (effectiviteit) ¹. De ‘wat vraag’ komt dus voor de ‘hoe vraag’! Dit geldt niet alleen voor ondernemingen maar ook voor het onderwijs, de jeugdzorg en de verenigingen.

In de praktijk van het verenigingsleven vormt synergie een braakliggend terrein waar helaas weinig innovatie plaatsvindt terwijl problemen zoals die van het vrijwilligerstekort en de ledenterugloop nijpend zijn. Ook zien we dat verenigingen een eenzijdige focus leggen op die efficiencykant en daarmee de veel belangrijkere effectiviteit verwaarlozen of zelfs verkeerd toepassen. In dit artikel staat effectiviteit van verenigingen centraal en dus het bereiken van de juiste doelen voor de stakeholders van een vereniging, in het bijzonder de jeugd. Door de belangrijkste doelen voor de belangrijkste stakeholders op een effectieve manier te combineren in een plan creëer je synergie.

Synergie kan ontstaan door samenwerking of fusies waarbij de middelen efficiënter (doelmatiger) worden gebruikt waardoor je kosten bespaart. Dit wordt ook wel economics of scale genoemd, door productie op grotere schaal (schaaleffecten) of doordat je sneller ervaring opbouwt (learning curve). Synergie kan ondanks de schaalvergroting leiden tot kostenbesparing doordat met kleinschalig opererende teams te werken zonder managers, waarbij de procedures worden verkort en er eerder kan wordt ingegrepen met kortere communicatielijnen zoals bij 'buurtzorg'.

Efficiency
Efficiency ontstaat dus wanneer je optimaler gebruik gaat maken van de productiemiddelen. Je kunt bijvoorbeeld de overcapaciteit van de sportaccommodatie beter benutten ten gunste van een school, die daarvoor graag instructies komt geven inzake de omgang met zorgkinderen. Accommodatie worden nu geruild tegen competenties. Voor de sportclub en de school is de kostprijs gering omdat ze kunnen worden uitgevoerd in daluren en niet tot de normale bedrijfsuitoefening behoren waardoor alleen de additionele kosten relevant zijn.

Door synergie kunnen de middelen ook effectiever (doelgerichter) worden gebruikt omdat de krachten worden gebundeld (samen ben je sterk) en er gebruik gemaakt wordt van elkaars kanalen (kansen) en competenties (sterktes). Hierdoor wordt er meer bereikt dan bij individuele inspanningen (economics of scope). Effectiviteit wordt vergroot doordat je bij samenwerking over een veel groter netwerk beschikt en er vanuit de politiek veel meer rekening wordt gehouden met de belangen van de samenwerkende partijen.

Verklaring voor grote complexen
Samen val je veel meer op bij werving van nieuwe leden en vrijwilligers. Het leerproces krijgt veel meer impact wanneer het van meerdere kanten wordt aangestuurd. De bewustwording van een gezonde levensstijl wordt veel groter wanneer je het op verschillende momenten en in verschillende situaties beleefd. Dit is de verklaring voor grote complexen met verschillende dienstverleners (sport, bioscoop, ijsbaan, beurs, bibliotheek).

De marketingcommunicatie is effectief doordat hij wordt ondersteund vanuit veel verschillende dienstverleners met eenzelfde doel: klanten trekken. Bij die klant wordt dit gebied een begrip omdat hij er vaak mee wordt geconfronteerd en er dan ook gebruik van maakt. Veel voorzieningen zoals de parkeerplaats worden efficiënt gedeeld doordat de aanbieders op verschillende momenten hun diensten verlenen en de capaciteit optimaal wordt benut.

Organisatie
Hoe meer gemeenschappelijke vlakken de verschillende partijen met elkaar delen, des te meer synergie er kan ontstaan. De linker situatie in de afbeelding rechts van deze tekst geeft weinig synergie, de rechter veel. Dat creëer je door uit te gaan van elkaars belangen. Uiteindelijk verloopt de samenwerking op een natuurlijke wijze. Je hoeft er dan geen contract voor op te maken. Iedereen werkt dan graag mee voor het eigenbelang en voor het gemeenschappelijk belang. Dit begint vaak met netwerken: het leggen en onderhouden van contacten met anderen die je mogelijk een voordeel kunnen opleveren.

De kans op succes bij samenwerking wordt bepaald door de sfeer, de inzet, de korte communicatielijnen, de openheid over doelen en resultaten, het inzicht in elkaars activiteiten en procedures en de diversiteit van de relaties waardoor competenties elkaar aanvullen in plaats van overstijgen. Voor wat betreft dit laatste biedt samenwerking tussen sport, zorg en onderwijs veel kansen. Er zijn grote verschillen in competenties, kennis, mogelijkheden en relaties waardoor de samenwerking een sterk complementair karakter heeft.

Je gunt elkaar wat en krijgt weer wat
Bij dit samenwerken is sprake van ruil in natura (diensten) of soms tegen een lage prijs. Je gunt elkaar wat en krijgt weer eens wat. Er is nog steeds sprake van een ruilproces vanuit de marketinggedachte: welke behoeftes heeft mijn partner en wat kan ik voor hem betekenen? Dit geldt zeker wanneer de sterktes elkaar niet overlappen maar aanvullen. De een is analytisch, de ander heeft veel ervaring, de derde is creatief, de vierde heeft materiaal, de vijfde kent iedereen en de zesde heeft een accommodatie. Onderling ruil je appels met peren in een goede sfeer en met duidelijke doelstellingen. Iedereen weet dat een groot gedeelte van zijn capaciteit toch onbenut zou blijven zonder de samenwerking. Het rendement is daarom al gauw groot genoeg door het grote effect en de lage kosten.

Daarnaast is er sprake een betere doelgerichtheid (effectiviteit) omdat het kind met zijn ouders centraler komt te staan in plaats van de organisatie. Juist daar valt veel winst te halen met jeugdzorg die meer de vorm krijgt van een omgekeerde piramide. Marketing gaat uit van de behoeftes van de doelgroep met zijn stakeholders en dat hoeft helemaal niet commercieel te zijn. Door je te verplaatsen in de belangen van je partner en daarop in te spelen produceer je al. Door wat te geven komt er vanzelf wat terug.

Duurzame samenwerking
Het uiteindelijke resultaat van de inspanningen of investeringen (productiviteit) zullen vele malen groter kunnen worden. De samenwerking is meestal duurzaam, voor meerdere partijen bedoeld en zowel gericht op kostenbesparing als op het makkelijker bereiken van gezamenlijke doelen. Indien twee partijen voordeel halen door samenwerking (win-win) maar daarbij de belangen van andere partijen uit het oog verliezen, wordt er niet optimaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden voor synergie en kan dit zelfs schade toebrengen aan de hele organisatie.

De behoefte aan behoud en werving van vrijwilligers en leden, blijft alsmaar groeien. Het ministerie van WVS heeft hierop ingespeeld met het project 'Leren van elkaar' waarbij de bereidheid wordt onderzocht bij verschillende verenigingen om van elkaar te leren. Het samenwerken in kleine zelfsturende teams dus zonder managers, blijkt in praktijk erg succesvol te zijn zoals bij Buurtzorg. Hier wordt oplossingsgericht gedacht en gewerkt in kleine autonome teams zonder managers waardoor de organisatiekosten laag blijven en het zichtbaar blijft wat ieder presteert. Ze werken wel intensief samen met professionals zoals huisartsen en hebben netwerken in de keten.

Toegevoegde waarde additionele product
De toegevoegde waarde van het additionele product kan bijzonder hoog zijn bij een bewust beleid. Samenwerking met deskundigen vanuit het onderwijs en de zorg is hierbij veel betekenend voor de beleefde kwaliteit. Zo is een pedagogisch beleid dat gericht is op de behoefte aan veiligheid, betrokkenheid, ondersteuning en acceptatie van grote betekenis voor het klimaat. Het plezier, de sfeer en de prestaties zullen minder gevoelig worden voor ruis door emoties, onbegrip en agressie.

Daarentegen vormen discipline, concentratie, creativiteit enzovoorts, de bouwstenen voor de meerwaarde van het verwachte product en daarmee de sport. Een noodzakelijk beleid kan het additionele product verbeteren in samenwerking met experts en met nauwelijks meer kosten. Simpel door wat extra aandacht vanuit de vereniging, het onderwijs en de zorg, kan er geholpen worden bij het pedagogisch plan want voorkomen is beter dan genezen.

Verenigingen die een duurzame relatie aangaan met de zorg en het onderwijs kunnen uitgroeien naar een 'maatschappelijke vereniging'. Ze leveren dan op maat gemaakte producten waarbij ze inspelen op veel behoeftes voor een brede doelgroep. De gemeente beloont dit met extra ondersteuning, een herkenbare en gekwalificeerde naam waarmee een vereniging zich duidelijker positioneert. Waardevol en effectief noem je dat!

Kinderen met beperking als uitblinker
Het kind kan uitstekend presteren en ook de anderen enthousiasmeren indien er sprake is van kennis en begrip. Kinderen met een beperking hebben vaak juist hele sterke kanten op andere gebieden. Het is de kunst om deze te herkennen en gebruiken. Vanuit het kind kan dat een grote betekenis geven aan zijn ontwikkeling. En voor de club geeft het mogelijkheden om juist die sterke kanten te benutten, wellicht als lid en vrijwilliger. De jonge ADHD'er kan een alerte spits worden in het team die makkelijk scoort en daarnaast met veel enthousiasme leden of sponsors werft. De jonge autist kan de wedstrijd scherp analyseren en met goede adviezen komen voor de coach. Daarnaast is hij voor de vereniging de rekenaar in de financiën en daarmee de hulp voor de penningmeester.

In 2015 is de jeugdzorg vanuit de provinciale overheid overgebracht naar de gemeenten. Dat betekent enerzijds dat het budget dat voorheen door de provincie werd gebruikt nu naar de gemeenten vloeit, maar anderzijds ook de preventie, de ondersteuning, de hulp en de zorg. De dreiging is dat deze transitie een bezuinigingsronde lijkt te gaan worden. De kans is echter dat door deze transitie de verenigingen een belangrijke ondersteunde rol kunnen gaan spelen die de verenigingen en het kind verder helpt.

Omgang met de problematiek in de jeugdzorg vereist een specifieke kennis en deskundigheid die binnen het onderwijs en bij sportverenigingen niet voldoende aanwezig is. Terwijl juist deze kinderen hebben behoefte aan een duidelijkheid en eenduidigheid in de opvoeding. Sport kan daarbij zoveel mogelijk sport blijven: zo normaal als mogelijk en zo bijzonder als nodig. Jeugd, zorg, onderwijs en verenigingen krijgen daardoor samen weer toekomst.

Noot
1. In het HBO wordt dit bij marketing helaas nog vaak omgedraaid in een SWOT. Er wordt eerst een interne analyse gemaakt met sterktes en zwaktes en pas daarna gekeken naar de behoeftes vanuit de markt. Dit is een conservatieve benadering vanuit een aanbodeconomie zoals we die tot de jaren 50 nog kenden. Echter het uitgangspunt is de vraag en dus de markt met kansen en bedreigingen en van daaruit is pas vast te stellen waar de sterktes en zwaktes liggen.

Paul van Kempen is docent aan de Fontys Economische Hogeschool Tilburg, richting SPECO Sportmarketing. Voor meer informatie: p.vankempen@fontys.nl