De toekomst van je club in 6 stappen (deel 2)

door: Sjors van Leeuwen

Hoe kom je als sportvereniging tot een goed toekomstplan? Een meerjarenbeleidsplan dat breed in de vereniging wordt gedragen? In deel 1 van dit tweeluik lees je hoe je in zes stappen een gedegen toekomstplan maakt voor je sportvereniging. In dit afsluitende deel 2 herhalen we eerst kort de zes stappen en kijken we vervolgens naar de ervaringen die voetbalvereniging VDZ de afgelopen twintig jaar heeft opgedaan met deze aanpak.

De aanpak om te komen tot een goed toekomstplan bestaat uit de volgende zes stappen:
1. Bepaal de scope van het toekomstplan
2. Formeer een werkgroep
3. Weet wat er speelt in de omgeving
4. Maak een rondje langs de velden
5. Leer van anderen
6. Maak een plan en start de uitvoering

Gedegen fundament
De ervaring leert dat je met zo’n aanpak een goed fundament legt waarmee de vereniging jaren vooruit kan. Zo zijn bij VDZ in 2005 keuzes gemaakt en zaken herbevestigd met betrekking tot de identiteit van de club (van leden, voor leden, door leden), de rol van commissies (zelforganiserend), het binden van leden (voetbal met meer plezier) en de (verplichte) inzet van vrijwilligers (iedereen doet mee). Keuzes die na twintig jaar nog steeds opgaan.

In 2019 heeft VDZ, ingegeven door de sterke groei naar meer dan 1.600 leden, de keuze gemaakt voor verdere professionalisering met een verenigingsmanager, verenigingsbureau, hoofd jeugdopleiding en een bestuurslid sponsoring en communicatie. Keuzes waarop VDZ – op weg naar het jubileumjaar 2026 en verder – voortborduurt met de aanstelling van een hoofd jeugdvoetbal (in 2023) en een technisch manager bij de senioren (in 2025). Alle drie de keren is bij VDZ de organisatiestructuur van de vereniging flink op de schop gegaan. Het resultaat anno 2025 is een ‘hybride’ sportvereniging met heel veel vrijwilligers en met gerichte ondersteuning van enkele betaalde krachten.

Voordelen
Het voordeel van zo’n uitgebreide aanpak is ook dat je iedereen betrekt en voldoende tijd creëert om over oplossingen na te denken, alternatieven te wegen en mogelijke oplossingen links en rechts in de week te leggen. Zodat het uiteindelijke resultaat niet als een verrassing komt en voor velen voelt als een ‘logische keuze’.

Het is leuk om te doen, je leert veel mensen binnen en buiten de vereniging kennen en je bent als werkgroep na het doorlopen van zo’n traject als beste op de hoogte van wat er reilt en zeilt binnen de club, de buurt en sportsector. Kennis en ervaring die op veel gebieden van pas komen.

Praktische insteek
Het is niet altijd nodig om zo’n uitgebreid traject te doorlopen. Dat hangt sterk af van de aanleiding, context en het gewenste resultaat. Zo heeft VDZ in 2023 bij het actualiseren van het Speerpuntenplan VDZ op weg naar 2026 alle zes stappen versneld doorlopen. De vereniging liep goed en de verwachting was dat er weinig hoefde te veranderen, hooguit wat bijsturen en iedereen weer ‘bij de les’ krijgen. Dus werd ook het ‘rondje langs de velden’ anders ingestoken. In plaats van meerdere gesprekken is er één themabijeenkomst georganiseerd voor alle leden over ‘VDZ en de sportvereniging van de toekomst’.

Doel van de bijeenkomst was drieledig: (1) creëren van verbinding door samenkomen, (2) toelichting op het lopende speerpuntenplan en (3) ophalen van nieuwe inzichten, ervaringen en ideeën. De input van de themabijeenkomst is gebruikt om het speerpuntenplan te actualiseren. Wees flexibel in de aanpak, het gaat om het einddoel dat je wilt bereiken. Dus las gerust een extra gesprek in als dat wenselijk is of schrap een gesprek als dat niet meer nodig is.

Haastige spoed…
De hier geschetste aanpak is geen ‘quick-win’. Vaak kiezen sportbestuurders – al dan niet door tijdsdruk of op aangeven van gemeente, sportbond of onderzoeksbureau – voor een meer praktische en snelle oplossing. Bijvoorbeeld met een adviesgesprek, workshop, heisessie, e-learning, training, congresbezoek of het invullen van een verenigingsscan. Nuttige instrumenten die zeker zorgen voor herkenning en bewustwording.

Het nadeel van zo’n vlotte werkwijze is (a) dat vaak alleen het bestuur hierbij betrokken is, (b) dat een gedegen analyse ontbreekt, (c) dat de betrokkenheid van leden en vrijwilligers (de mensen die het moeten doen) gering is, (d) dat mogelijke oplossingen onvoldoende doordacht zijn en (e) dat door de gevolgde aanpak onvoldoende draagvlak en overtuiging is om de voorgestelde veranderingen daadwerkelijk uit te voeren. Hierdoor stokt het maar al te vaak in de bestuurskamer en worden urgente zaken keer op keer vooruitgeschoven.

Speerpuntenplan
VDZ heeft het meerjarenbeleidsplan vastgelegd in de vorm van een ‘speerpuntenplan’. Geen dik document dat de la in gaat, maar een praktisch ingestoken plan met maximaal 10 speerpunten die je op korte of langere termijn gaat oppakken. Speerpuntenplan klinkt ook vlotter dan ‘beleidsplan’ en het geeft meteen richting en houvast. Denk aan speerpunten als nieuw clubhuis, verbeteren communicatie en verbeteren voetbalopleiding.

Ieder speerpunt kan meerdere acties inhouden. Denk bij het speerpunt ‘nieuw clubhuis’ aan de actie ‘uitvoeren haalbaarheidsonderzoek’. Bij het speerpunt ‘verbeteren communicatie’ horen bijvoorbeeld acties als ‘verbeteren website’, ‘handleiding voor jeugdkader’, ‘welkomstbrochure voor nieuwe leden’ en ‘maandelijkse nieuwsbrief’. En bij het speerpunt ‘verbeteren voetbalopleiding’ kun je denken aan de actie ‘aanstellen hoofd jeugdopleiding’.

Dynamisch proces
Het speerpuntenplan wordt periodiek aangepast. Het is een dynamisch proces waarbij je van tijd tot tijd de voortgang monitort, weer eens goed om je heen kijkt en het speerpuntenplan actualiseert. Welke acties en speerpunten zijn afgerond en kunnen van de lijst af, welke acties en speerpunten stellen we uit of halen we naar voren? En welke nieuwe acties of speerpunten voegen we toe?

Voor ieder speerpunt en iedere actie kijk je welke commissie, coördinator of werkgroep als kartrekker fungeert. Je kunt de voortgang van het speerpuntenplan als vast agendapunt opnemen voor het bestuur en de Algemene ledenvergadering (ALV). Zo’n aanpak maakt je als vereniging wendbaarder. Je houdt actief de vinger aan de pols en je kunt sneller inspelen op veranderende omstandigheden.

Aan de slag: op weg naar een bloeiende toekomst
De overgang van een traditionele vereniging naar een moderne toekomstbestendige sportvereniging is niet eenvoudig en niet snel gemaakt. Het is een kwestie van lange adem en ‘volharding doet zegevieren’. Het vraagt balanceren en een stapsgewijze aanpak om leden en vrijwilligers enthousiast en betrokken te houden.

Waar begin je? Wat is je verenigingsdroom en hoe zorg je dat die werkelijkheid wordt? Waar willen we als vereniging staan over 5, 10 of 25 jaar? Begin bij het begin, dus start met het opstellen van een toekomstplan; een meerjarenbeleidsplan of een speerpuntenplan zoals VDZ het genoemd heeft. Dat plan vormt de koers van de vereniging en moet je regelmatig evalueren en aanpassen aan nieuwe omstandigheden.

Een goed plan is een goed begin, maar zorg dat het niet in een bureaula verdwijnt en dat het ‘levend’ blijft binnen alle geledingen van de club. Een goed toekomstplan zorgt voor richting, duidelijkheid en enthousiasme. Dat lukt het beste als de mensen die het plan moeten uitvoeren, ook bij het maken van het plan worden betrokken.

Veel succes met je sportvereniging!

Sjors van Leeuwen is zelfstandig managementadviseur. Hij adviseert bedrijven en instellingen op het gebied van klantgericht ondernemen, strategie en marketing. Hij is daarnaast als betrokken lid al vele jaren bestuurlijk en uitvoerend actief voor voetbalvereniging VDZ in Arnhem.