Nee zeggen tegen gemeente of bond zonder de relatie te schaden

In zijn opiniestuk Het Ravijnjaar beschreef Jeroen Weijermars op deze site hoe steeds meer maatschappelijke taken bij sportverenigingen terechtkomen. Hij wees ook op de druk die een vereniging kan ervaren als weerstand tegen een initiatief mogelijk financiële gevolgen heeft. Zijn betoog roept een praktische vraag op. Hoe bespreek je met de gemeente of de bond wat de club aankan, terwijl je de samenwerking wilt voortzetten?

Wie een verzoek doet, kan onderschatten hoe moeilijk de ander het vindt om te weigeren. Sociaal psycholoog Vanessa Bohns beschreef dit in een overzichtsartikel uit 2016. In het onderzoek dat zij bespreekt, vroegen deelnemers onbekenden om hulp. De vragers verwachtten minder medewerking dan ze kregen. Ze hielden te weinig rekening met het ongemak van nee zeggen.

Een overleg tussen een vereniging en een gemeente verschilt van zo'n hulpverzoek. Toch biedt het onderzoek een bruikbare vraag voor bestuurders. Hebben we ingestemd omdat we dit kunnen uitvoeren, of omdat weigeren op dat moment ongemakkelijk voelde? Een prettig verlopen overleg kan eindigen met een afspraak waarvan de uitvoering nog volledig moet worden uitgezocht.

Spreek daarom vooraf af waarover je in het overleg kunt beslissen. Bij een nieuwe taak kun je eerst uitzoeken wat die vraagt en wanneer het bestuur daarover een antwoord kan geven. Benoem die terugkoppeling ook tegenover de andere partij. Zo weet iedereen wanneer er duidelijkheid komt.

Een extra activiteit vraagt meer dan de uren op de dag zelf. Iemand moet vrijwilligers benaderen, de accommodatie regelen en vragen van deelnemers beantwoorden. Ook na afloop blijft er werk liggen. Wie verzamelt bijvoorbeeld de informatie voor de verantwoording?

Tim Thormann en collega's onderzochten de ervaringen van 17.729 vrijwilligers in het amateurvoetbal in zeven Europese landen. Vrijwilligers met bestuurlijke en organisatorische rollen rapporteerden meer frustratie over hun taken dan vrijwilligers met sportgerichte rollen, zoals trainen en coachen. De onderzoekers vonden verschillen tussen soorten vrijwilligerswerk. Hun onderzoek biedt een reden om bij een nieuw initiatief afzonderlijk naar de organisatie ervan te kijken.

Maak die werkzaamheden vóór het overleg zichtbaar. Wie zou ze uitvoeren en hoeveel tijd verwacht diegene nodig te hebben? Welk bestaand werk komt daardoor later aan de beurt? Vraag het aan de mensen die het moeten doen. Een bestuurslid kan hun beschikbaarheid moeilijk namens hen toezeggen.

Bij de voorbereiding van een assertiviteitstraining las ik de leervraag van een deelnemer die verschillende werkzaamheden en projecten organiseerde. Die wilde beter grenzen bewaken en het eigen doel voor ogen houden, zonder iedereen te vriend te willen houden. Zo'n leervraag vraagt om voorbereiding op het moment waarop iemand iets extra's vraagt. Welke ruimte is er en welk antwoord past daarbij?

Een verenigingsbestuur kan dezelfde voorbereiding doen. Bespreek welke bijdrage past bij het doel van de club en onder welke voorwaarden die uitvoerbaar is. Misschien kan de vereniging accommodatie beschikbaar stellen als een andere partij de begeleiding verzorgt. Misschien is een beperkte proef mogelijk. Een alternatief verdient dezelfde controle op tijd en mensen als het oorspronkelijke verzoek.

Spreek ook af wie het gesprek voert en waarover die persoon namens het bestuur mag beslissen. Een bestuurder die het antwoord eerst met collega's moet afstemmen, heeft een concrete vervolgafspraak nodig. Anders blijft zowel binnen de vereniging als bij de gemeente onduidelijk wie nu aan zet is.

Begin het gesprek bij wat de andere partij wil bereiken. Vraag door op het werk dat daarvoor nodig is. Welke rol verwacht de gemeente van de vereniging? Hoe lang loopt het initiatief en wie organiseert de uitvoering? Vat de vraag in je eigen woorden samen, zodat je kunt controleren of jullie hetzelfde bedoelen.

Geef vervolgens het antwoord dat je met het bestuur hebt voorbereid, met de belangrijkste reden erbij. Benoem concreet welke inzet de vereniging kan leveren. Bij een voorwaardelijk akkoord hoort ook wat de andere partij moet regelen voordat de club kan beginnen.

Dit is de kern van assertief communiceren en grenzen stellen. Je maakt je eigen positie duidelijk en blijft luisteren naar de belangen van de ander. Daarmee kun je onderzoeken welke afspraak voor beide partijen uitvoerbaar is.

Als het gesprek stroever wordt, helpt het om bij de inhoud te blijven. Vraag wat de weigering voor het initiatief betekent. Misschien blijkt een kleiner onderdeel voldoende, of kan een andere organisatie werk overnemen. Houd daarbij vast aan de beschikbare inzet van de vrijwilligers. Hun agenda verandert niet doordat het overleg langer duurt.

Een verwijzing naar mogelijke financiële gevolgen verdient een concrete vervolgvraag. Welke gevolgen worden bedoeld en waar is die koppeling vastgelegd? Neem de informatie mee terug naar het bestuur voordat je een nieuwe toezegging doet. Daarmee kun je het voorstel beoordelen op basis van wat er werkelijk wordt gevraagd.

Een zorgvuldig gesprek geeft geen garantie dat iedereen tevreden is. Het maakt wel duidelijk welke keuze de vereniging maakt en waarop die berust. Ook een teleurgestelde gesprekspartner heeft er iets aan te weten welke bijdrage de club kan blijven leveren.

Zet de uitkomst daarna op papier. Vermeld wie welk werk op zich neemt. Noteer ook de open vragen en wanneer jullie daarop terugkomen. Laat beide partijen controleren of de samenvatting klopt. Bij een proef hoort een moment waarop je samen beoordeelt of de inzet haalbaar blijft.

Voor het volgende overleg kan het bestuur vijf vragen bespreken:

1. Welk doel van onze vereniging dienen we met deze bijdrage?
2. Welke werkzaamheden vraagt het voorstel, ook vóór en na de activiteit?
3. Wie heeft daar ruimte voor en wat moet daarvoor wijken?
4. Onder welke voorwaarden kunnen we instemmen, of welk alternatief is haalbaar?
5. Wie geeft namens het bestuur antwoord en wanneer leggen we de afspraak vast?

Zo ga je het gesprek in met een antwoord dat is afgestemd met de mensen die het werk gaan doen. Dat geeft gemeente en bond een duidelijk beeld van de bijdrage waarop zij kunnen rekenen.