Niet opschalen, maar afschalen: de-escalatieladder bewaakt zorgcontinuïteit bij sportevents

Het is zondagmiddag 20 september 2019. De Dam tot Damloop is ‘s ochtends vrij soepel van start gegaan. Wie de deur uit ging richting parcours had echt wel een jasje nodig; het was aan de start van de dag nog frisjes. Naarmate de uren verstrijken wordt het wat warmer, en ineens, vanaf elf uur, gaat het snel. Irma Weijs, beleidsadviseur risicobeheersing en crisisbestrijding GHOR Zaanstreek-Waterland, weet direct: dit is alle hens aan dek. “Om half twaalf lag de eerste deelnemer al in een koelbad. Het was de eerste editie dat we met koelbaden werkten en dus agressief en snel konden koelen. Dat is een lifesaver geweest.”

Vanaf half twee ‘s middags ontstaat er chaos op en naast het parcours. De buitentemperatuur loopt op en lopers vallen bij bosjes uit met oververhittingsverschijnselen die variëren van milde symptomen tot levensbedreigende hitteberoertes. Omdat hulpdiensten hun focus volledig richten op het acuut helpen van mensen, wordt de hoeveelheid slachtoffers niet meer goed geregistreerd. Het overzicht is zoek en de chaos is compleet. “Alle communicatie viel op een gegeven moment weg, terwijl de slachtoffers maar bleven komen”, blikt Weijs terug. “Vooraf stonden elf ambulances en 350 hulpverleners klaar: EHBO’ers, verpleegkundigen en artsen in ziekenhuizen. Er waren zestien ziekenhuisbedden in de regio beschikbaar. Uiteindelijk moesten vijftig mensen in zeer acute toestand worden opgenomen in ziekenhuizen. Daarom zijn er extra ambulances uit het hele land ingezet. Dat zorgde weer voor krapte in de reguliere paraatheid in bijvoorbeeld Brabant of Zeeland. We kennen één geval van iemand die met spoed naar het ziekenhuis moest vanuit een woonwijk, maar er was gewoon geen ambulance meer beschikbaar. Ook de regionale ziekenhuizen konden de toestroom van marathonlopers niet meer aan: slachtoffers werden verspreid over andere regio’s opgenomen."

Dit mag nooit meer gebeuren, voelden Weijs en haar collega’s van de organisatie en hulpverlening direct na de Dam tot Damloop: “De eerste vraag die dan misschien bij veel mensen opkomt is: hadden jullie het wel goed geregeld? Ja, alles was goed geregeld, maar genoeg is genoeg op een gegeven moment. Een evenement als de Dam tot Damloop hoort de reguliere zorg niet te verstoren, en dus wist ik: om dit in de toekomst te voorkomen, moeten we evenementen tijdig afschalen; niet de zorg opschalen.” 

Maar om nou bij iedere toekomstige editie in spanning de temperatuur in het loopweekend af te wachten? “Ik zag mezelf al zitten met geknepen billen”, zegt Weijs. En dus ontwikkelde ze een de-escalatieladder. “Ik dacht: het kan toch niet zo zijn dat de piek in één keer komt, daar zal toch wel een opbouw in zitten? Inderdaad: ziekenhuizen merkten dat de snellere doorloop zich opbouwde en dat het niet zo is dat alle bedden in één keer bezet zijn. Ook bij de ambulancedienst en het Rode Kruis ben ik gaan rondvragen: welke beheersmaatregelen zouden we kunnen treffen in de organisatie om een situatie van oranje weer terug te krijgen naar groen? En wat is daarvoor nodig? Zo ben ik langzaam gaan bouwen aan de de-escalatieladder.”

Weijs omschrijft de ladder als een ‘onderlegger’. Zie het als een model ten behoeve van crisisbeheersing bij evenementen, net zoals er diverse modellen zijn voor het besturen van organisaties, zoals een balancescorecard. De rode draad wordt gevormd door de visie: als puntje bij paaltje komt schaalt niet de zorg op, maar het evenement af. Iedere zorgpartij die betrokken is bij de Dam tot Damloop, vult vooraf voor de eigen organisatie in welke waarden bij groen, geel, oranje, rood en uiteindelijk zwart horen (versimpeld gesteld; in de praktijk kent de ladder diverse kleurschakeringen en tussenfasen). De ambulancedienst koppelt bijvoorbeeld het aantal rijdende en vrije ambulances aan de kleuren van het stoplichtmodel en de ziekenhuizen het aantal nog beschikbare bedden. En zo zijn er tal van andere parameters. “Je hangt getallen aan de drukte. Niet het onderbuikgevoel, niet de stressbestendigheid van individuele beslissers in de organisatie bepalen de keuzes die worden gemaakt in het afstemmingsoverleg tijdens het evenement. De de-escalatieladder bepaalt als het ware. De keuzes worden gemaakt op basis van indicatoren die feitelijk, objectief en meetbaar zijn.”

De deelnemers aan het afstemmingsoverleg, ook wel veiligheidsoverleg, komen gedurende de Dam tot Damloop diverse keren bij elkaar. Aan tafel zitten een afgevaardigde van de organisatie, gemeente, politie, brandweer en GHOR. In het overleg wordt live gemonitord of de continuïteit van zorg nog gewaarborgd kan worden. De de-escalatieladder ligt tegenwoordig, uitgeprint, als een soort placemat op tafel. Er is ook een digitaal dashboard. Weijs: “Een kwartier van tevoren worden de meest actuele data aangeleverd. Zo weten alle partijen tijdens de loop precies hoeveel ambulances, zorgmedewerkers en bedden er beschikbaar zijn en bij welke bezetting we in oranje en rood zitten. Vroeger werkten we alleen met de vraag: hoeveel capaciteit is bezet in plaats van hoeveel is beschikbaar? Daar kun je niet handig op sturen. Doordat we nu weten hoeveel capaciteit er nog beschikbaar is, kunnen we op basis daarvan beter het verloop van de zorg voorspellen. Daarbij nemen we een breder perspectief mee: hoeveel lopers zijn er nog op het parcours, hoeveel gaan er nog starten, wat gaat de temperatuur doen en wat is het slachtofferbeeld? Zo blijven we de ladder continu live bijwerken.”

Aan elke kleur op de de-escalatieladder zijn beheersmaatregelen verbonden, legt Weijs uit. “We stellen niet alleen de vraag in welke kleur we zitten, maar ook wat dat betekent voor het evenement. Aan welke knoppen kan een organisator draaien?” Maatregelen kunnen zijn: sponzen uitdelen, deelnemersgroepen spreiden, bepaalde groepen eruit halen of in het uiterste geval deelnemers niet meer laten starten. Maar, zo benadrukt Weijs ook met klem, in een eerdere ‘mildere’ fase is het net zo belangrijk dat lopers zélf hun verantwoordelijkheid nemen. Bijvoorbeeld: in een oranje fase kan het een aanzienlijk aantal slachtoffers schelen wanneer deelnemers de adviezen van de organisatie ter harte nemen. “Als we gedurende het evenement adviseren om het tempo aan te passen of vaker te wandelen, zeggen we dat niet voor niets. Dat zeggen we omdat er een concreet gezondheidsrisico is.”

Weijs heeft de de-escalatieladder bestuurlijk laten vaststellen en in de driehoek laten accorderen. Dat is belangrijk, zegt ze: iedere betrokken partij weet nu wat ze kan verwachten. “Het proces rondom de de-escalatieladder is net zo belangrijk als het papiertje zelf. We hebben essentiële bestuurlijke uitgangspunten opgesteld waarin staat wie aan welke knoppen draait. Rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk. Iedereen heeft risico awareness, maar vaststaat dat de gemeente de regie heeft wanneer het kantelpunt wordt bereikt. Wij als GHOR ondersteunen en duiden, en rijgen de ladder als rode draad met al zijn indicatoren en variabelen door het proces. Die regierol van de gemeente is belangrijk. Als dat niet lukt, wordt een situatie een GRIP (opschaling van hulpverlening bij grote incidenten, red.) en dan ben je de regie kwijt. Dan sta je als organisatie buitenspel.” 

Om dat te voorkomen, ligt de last van de besluitvorming op cruciale momenten ook niet op de schouders van één man of vrouw, bijvoorbeeld op die van de Officier van Dienst Geneeskundig van de GHOR. Door meer solidariteit in de besluitvorming, en de de-escalatieladder, wordt een oordeel niet afhankelijk van bijvoorbeeld ervaring of risicoperceptie van één individu op dat ene specifieke moment, maar gedragen door een gezamenlijk vastgesteld kader en een collectief mandaat. Dat verkleint de kans op twijfel of uitstel onder druk, en vergroot de voorspelbaarheid van handelen. Besluiten worden daarmee minder persoonsafhankelijk en meer systeemgestuurd - precies wat volgens Weijs nodig is om in een snel verslechterende situatie de regie te behouden.

Tegelijkertijd stelt Weijs de vraag: wanneer is genoeg ook daadwerkelijk genoeg? Als je ieder slachtoffer tegelijk kan koelen, moet je dat dan ook willen? Waarmee ze bedoelt: moeten we het voortaan maar ‘normaal’ gaan vinden dat een Nederlands sportevent inherent is aan zo’n grote groep slachtoffers? “Met goed koelen en goed op elkaar ingespeelde geneeskundige zorg kunnen we echt heel veel aan. Doen wij dit goed, dan zijn we echt een geoliede machine. De witte keten staat met 350 mensen, elf ambulances en zestien bedden waarvan vier ic-bedden klaar in opperste staat van paraatheid. Maar op een gegeven moment is het klaar, er zit geen onbeperkte rek in die keten en we moeten ook gaan nadenken over de toekomst.”