5 vragen aan Tjienta van Pelt, directeur van de Gelderse Sport Federatie

In 2008 werd Tjienta van Pelt directeur van de Gelderse Sport Federatie (GSF), een plek waar ze tot haar eigen verbazing tien jaar later nog steeds met veel plezier zit. In die tien jaar veranderde de GSF van een organisatie die op provinciale subsidie dreef in een organisatie die haar eigen broek moet ophouden. "We zijn veranderd in een energieke, zelfsturende en marktgerichte organisatie. Dat ging niet zonder slag of stoot", aldus Van Pelt. Met Sport Knowhow XL praat zij over het veranderingsproces.

door: Leo Aquina | 28 augustus 2018

1. Toen jij in 2008 directeur werd van de Gelderse Sport Federatie moest de organisatie al een transitie ondergaan, van volledig gedreven door subsidie naar een marktgerichte organisatie. Tot die tijd had je vooral ervaring in projectmanagement, een heel andere manier van werken. Hoe heb je dat aangepakt?
"Eigenlijk wist ik helemaal niet waar ik aan begon. Als venue manager bij grote voetbaltoernooien was ik gewend een organisatie van de grond af op te bouwen, met een strakke deadline en een duidelijk einde. Ik kon daar zelf mijn mensen bij uitzoeken en iedereen had de neus dezelfde kant op staan. Bij de GSF stapte ik in een bestaande organisatie en ik moest werken met de mensen die er al waren."

"Toen ik binnenkwam, was de GSF een vrij grote organisatie die voor honderd procent werd gesubsidieerd door de provincie. Je had iedere vier jaar beleid dat van bovenaf werd opgelegd en eigenlijk zat niemand daar echt op te wachten. Er werd veel gedaan, maar er werd nooit gekeken of het lokaal echt beklijfde. Als je me vraagt naar projecten uit die tijd… ik weet het eigenlijk niet meer zo goed en dat is misschien wel veelzeggend."

"Ik moest ervoor zorgen dat de organisatie minder afhankelijk werd van de provincie en meer zou gaan samenwerken met andere partners, marktgerichter, minder aanbodgericht en meer vraaggericht. Verbindingen leggen met verschillende partijen paste goed in mijn straatje. Als projectmanager bij de FIFA was ik gewend om op bestuurlijk niveau samen te werken met gemeenten en stadions in bijvoorbeeld Arnhem en Doetinchem. Je houdt rekening met elkaars belangen en je werkt naar een strakke deadline toe. Daarin verschilde het wel van mijn werk bij de GSF. Ik was gewend om met een team te werken tot de klus was geklaard, ook al was dat midden in de nacht, maar op een kantoor trekken mensen de deur om vijf uur achter zich dicht, morgen weer een dag. Daar heb ik echt mee leren omgaan. Ook verbaasde ik me over de logheid en de traagheid rond besluitprocessen van organisaties waar ik bij de GSF mee te maken had: provincie, gemeenten."

2. In 2016 moest je opnieuw reorganiseren. Wat betekende het besluit van de provincie om de subsidie te halveren voor de Gelderse Sport Federatie?
"Toen in 2016 duidelijk werd dat onze structurele subsidie werd teruggebracht tot nul – we hebben nog wel een aantal projectsubsidies gekregen – heb ik iedereen bij elkaar geroepen. Want transparantie is belangrijk. Ik geloof in de kracht van mensen. Het zijn uiteindelijk de mensen die het doen. Het is belangrijk om de mensen die het aangaat in de veranderingsprocessen te betrekken. Daarom heb ik vanaf het begin de OR erbij betrokken. We werkten toen al aan een talentprogramma binnen de organisatie om iedereen in zijn kracht te zetten. Ik heb iedereen aangemoedigd om te onderzoeken waar zijn of haar passie lag. Dat kon binnen onze organisatie zijn, maar ook erbuiten. Ik wilde niet krimpen op basis van het principe first in first out, maar op basis van passie en kwaliteit. Weggaan is niet per se negatief als je ergens anders beter tot je recht kom. Het was een intensief proces dat een paar maanden heeft gekost, maar uiteindelijk is het gelukt. Er waren twintig mensen die uiteindelijk aangaven liever iets ergens anders te gaan doen."

"Naast de mensen die weggingen, bleef er een sterke en enthousiaste kern mensen achter. Voor hen was het ook een onzekere tijd. Nadat we in december 2016 op een mooie manier afscheid hadden genomen van de mensen die weggingen, hebben we ons samen als team op de toekomst gericht. Iedereen had zin om zijn of haar schouders eronder te zetten. Daar heb ik veel bewondering voor. Ook dat was een uitdagend proces, want we wilden het nieuwe organiseren invoeren, geen managers meer maar zelfsturende teams. Dat betekende dat de twee managers die er nog waren opnieuw over hun eigen rol na moesten gaan denken en ook van hen hebben we uiteindelijk afscheid moeten nemen."

"'Zelforganiserende teams' is een modewoord. We willen zelf ondervinden wat er bij ons als organisatie en in de werkomgeving past. We hebben onszelf de tijd gegeven om te experimenteren, met vallen en opstaan. Als je mikt op zelforganisatie, moet de directeur zich natuurlijk niet overal mee gaan bemoeien. Ik moest dus zelf ook op mijn handen gaan zitten. Daarom ben ik in 2017 een paar maanden buiten gaan spelen als venue manager voor het EK vrouwenvoetbal in Enschede. Erg leuk, want ik stond weer even echt met mijn voeten in de klei en op die manier kon bij de GSF die zelforganisatie ook echt goed van de grond komen."

3. Hoe ziet de organisatie er nu uit en wat doen jullie voornamelijk?
"Tegenwoordig zijn gemeenten veel meer verantwoordelijk voor hun eigen sportbeleid. Daar spelen wij op in, maar het initiatief moet lokaal komen. In combinatie met de reorganisatie, alweer anderhalf jaar geleden, hebben we onze doelstellingen en ons werkveld opnieuw gedefinieerd. We hebben een hele duidelijke strategie met belangrijke kernwaarden. Ik lees even voor: 'Wij geloven dat je fit en vitaal gezonder in het leven staat en we zijn er voor mensen. We verbinden, organiseren, inspireren, we zijn een aanjager, we promoten en voeren uit.' Dat is heel breed. In de praktijk zijn we in veel gevallen een projectorganisatie op sportgebied in onder mee gemeenten, sportorganisaties, bedrijven en onderwijs."

"In ons werk hebben we keuzes gemaakt. Je kunt niet alles doen. Vroeger pakten organisaties in de sport vaak alles aan, vaak was dat ook een beetje landjepik. In Gelderland hebben we het Gelders Sportakkoord gesloten, een voorloper van het Landelijk Sportakkoord en met dat sportakkoord in de hand is het veel makkelijker om als organisatie grenzen te stellen. Wij weten wat we kunnen en waar we goed in zijn en als iemand bij ons met een vraag komt die beter bij een andere organisatie past, spelen wij die vraag door. Talentherkenning is daar een voorbeeld van. Als verenigingen op dat gebied met een vraag bij ons aankloppen, spelen wij het door aan Topsport Gelderland, want het is hun expertise."

"Wij hebben expertise en mensen in huis om projecten te leiden en ondersteunen. Gemeenten kunnen het vaak niet alleen, maar als bijvoorbeeld drie gemeenten iets willen op sportgebied, kunnen wij zorgen voor een onafhankelijke projectleider. Om ervoor te zorgen dat het lokaal beklijft, moet je om je heen kijken. Wat zijn de financiële mogelijkheden buiten subsidie? Daarbij moet je ook om je heen kijken en samenwerken met andere sectoren, onderwijs, sociale zaken, bedrijfsleven. Wij hadden een type mens nodig dat in staat is om over grenzen heen te kijken."

"Inmiddels hebben we ruim dertig buurtsportcoaches in dienst. Zij ondersteunen vanuit de GSF gemeenten in het creëren van voldoende beweegaanbod in de buurt voor jong en oud. Een goed voorbeeld is de inzet van onze buurtsportcoaches als vakleerkracht in het regulier en speciaal onderwijs. Onze taak ligt ook in het goed begeleiden en coachen van deze veelal jonge groep mensen die aan het begin van hun professionele carrière staan. Bij dit werkgeverschap hoort eveneens inhoudelijke aansturing, begeleiding en ontwikkeling. Dat gebeurt in de vorm van intervisiebijeenkomsten, incompany-trainingen en workshops. Alles met als doel om hun deskundigheid te vergroten.”

"Naast projecten ondersteunen we gemeenten, verenigingen en ook de onderwijssector op het gebied van ruimtelijke ordening. Welke plekken zijn geschikt voor sport en bewegen en wat kunnen de diverse belanghebbende partijen daarmee? Als het gaat om projecten opereren we net als elke marktpartij. We kijken waar in de gemeenten behoefte aan is en daar spelen we op in. Daarbij proberen we altijd de maatschappelijke kracht van sport uit te buiten. Dat kan zijn in werkgelegenheidsprojecten, onderwijs, het bedrijfsleven, maar ook eenzaamheid of ouderenzorg. Onze kracht zit vooral in kleine gemeenten die zelf geen sportbeleid of sportmedewerker hebben. Daar brengen we mensen samen en doordat we over gespecialiseerde/vakkundige projectleiders beschikken, kunnen we projecten van A tot Z uitvoeren en begeleiden. Zij worden binnen de GSF gecomplementeerd door strategische denkers. Die laatsten komen niet alleen uit de sport zelf, dat vind ik heel belangrijk. Ik heb bijvoorbeeld ook een socioloog in dienst en een industrieel ontwerper."

'We vervullen tegenwoordig ook veel opdrachten binnen het bedrijfsleven om medewerkers vitaler te maken. Tot slot doen we ook veel side-events bij grote topsportevenementen. Gelderland heeft een grote sportambitie en er zijn veel mooie evenementen. Organisatoren van die evenementen zijn veelal doelgericht met het evenement zelf bezig en niet met de lokale verbinding. Op dat gebied hebben wij de expertise en het netwerk. Wij betrekken scholen en verenigingen om ervoor te zorgen dat die goed georganiseerde evenementen lokaal ook een goede legacy krijgen."

4. Je noemde zelf al het Gelders Sportakkoord, waarmee jullie vooruitliepen op het onlangs gesloten Landelijk Sportakkoord. Hoe zorg je ervoor dat het bij zo'n akkoord niet alleen bij mooie woorden en intenties blijft?
"Het akkoord is een mooie aanzet, maar daar moet het inderdaad niet bij blijven. Ik ben trots dat Gelderland met negentig partners de ambitie heeft uitgesproken om de komende jaren in te zetten op sport. Als je die ambitie uitspreekt, gaan partners zich eraan verbinden. Daarom heeft gedeputeerde Jan Markink iedereen ook gevraagd zijn handtekening eronder te zetten. Ik vind het geweldig hoe hij zich daarvoor in heeft gezet. Vanuit dat papieren akkoord is een relatienetwerk ontstaan. Het is belangrijk om dat in stand te houden. Ik heb mijn handtekening gezet namens de GSF, omdat de GSF niet alleen als aanjager maar ook als uitvoerder een belangrijke rol speelt. Ik roep de partners ook op om het niet alleen bij een handtekening te laten. Inspireer je hele organisatie en achterban. Zo houdt het iedereen scherp om ook daadwerkelijk opvolging te geven in de vorm van actie. Je hebt koplopers nodig en die moeten de anderen meenemen. En als GSF zijn wij graag een koploper."

"Een van de zaken die door het Gelders Sportakkoord echt van de grond is gekomen, is de Open club-gedachte. Daarin trekken wij als GSF samen op onder meer met de Rabobank, NOC*NSF en de HAN. In de aanloop naar de provinciale statenverkiezingen van 2019 zie je ook dat wij als GSF niet langer alleen lobbyen voor sport, dat is iets wat alle partijen samen doen omdat we elkaar veel beter kennen. Het is nog een uitdaging om het bedrijfsleven er ook echt bij te betrekken. Mijn advies aan de minister? Zorg dat je alle beleidsterreinen betrekt. Op het moment dat een ambtenaar bij VWS iets bedenkt op sportgebied, moet hij meteen de telefoon pakken om te bellen met de beleidsmedewerkers in andere sectoren die ermee te maken hebben. Dat kan onderwijs zijn, sociale zaken… We moeten niet meer in die kokers denken. Zo is er in het verleden heel veel subsidiegeld dubbel uitgegeven. Dan was ieder departement met zijn eigen projectje bezig om hetzelfde probleem aan te pakken."

"En nog een belangrijk advies, werk resultaatgericht: spreek met elkaar naast een ambitie ook duidelijke resultaten af waar je trots op kunt zijn. Je wil elkaar ook motiveren en aanspreken om een mooi doel te behalen, zodat je ook samen een succes kunt vieren. Als je iets belooft, doe het dan ook en als je niet hebt geleverd, ben dan ook niet bang om geld terug te geven. Ook als je met subsidie werkt, ben je verantwoordelijk voor het resultaat. Wij hebben als GSF in een paar gevallen ook daadwerkelijk geld teruggegeven. Een keer kwam dat doordat een gemeente vanwege een artikel 12-procedure niet kon voldoen aan de afspraken over cofinanciering, waardoor het project niet verder kon. Toen heb ik gezegd dat als wij niet kunnen leveren, we het subsidiegeld ook terug moeten betalen, ook al doet het pijn. Maar dat geldt ook als ik zelf ergens een verkeerde persoon heb neergezet die geen goed werk levert. Dan moet je durven zeggen: 'niet goed geld terug'."

5. Hoewel je niet wist waar je aan begon, ben je inmiddels alweer tien jaar directeur van de GSF. Wat is je houdbaarheidsdatum?
"Ik had nooit verwacht hier zo lang te zitten, maar elk jaar was er wel weer een mooie uitdaging waar ik mijn tanden in wilde zetten. Met dit team en in dit werkveld werk ik nog steeds met enorm veel plezier. Natuurlijk hebben leiders op alle posities een houdbaarheidsdatum en dat geldt ook voor mij. Ik heb ook tegen mijn bestuur gezegd dat zij vooral in de gaten moeten houden dat de GSF niet de organisatie wordt van Tjienta van Pelt. Op dit moment wil ik me voor honderd procent inzetten om het GSF-experiment goed af te ronden. We hebben de transitie doorgemaakt en ik wil nu experimenteren wat voor leiderschap die nieuwe organisatie nodig heeft. Een spiegel voor mijzelf is het team en de omgeving. Ik wil uiteindelijk kunnen aantonen wat de do’s en dont’s zijn in zelforganisatie." 

"Daar komt bij dat er in 2019 provinciale statenverkiezingen zijn. Dat is een moment dat ik de organisatie niet wil verlaten. Samen met partners gaan we juist nu weer op de zeepkist staan. Op dit moment wil ik dus die laatste puzzelstukjes nog bij elkaar leggen en dan? Ik wil altijd ergens werken waar ik verschil kan maken en de frisse wind kan zijn. In de sport kom je veel oude structuren tegen. We moeten de ruimte geven aan nieuw bloed, jonge mensen en diversiteit. Die werkomgeving wil ik graag creëren. Mijn passie om te verbinden, te bouwen en te verbeteren blijft."