5 vragen aan Henny Smorenburg, o.m. CEO van European Youth Olympic Festival

“Nederland won het EK ’88 en dat was natuurlijk een enorm succes, maar de backoffice was een chaos. Daar is het bestuur van André van der Louw destijds op gesneuveld. Ze konden geen verantwoording afleggen over het financiële beleid rond het toernooi, bijvoorbeeld hoe het is gegaan met de ticketing. Daarom besloot het bestuur dat er vanaf dat moment financiële mensen betrokken moesten worden bij evenementen en daarmee kwam ik in beeld. Samen met Harry Been - destijds net directeur bij de KNVB - ben ik toen mee geweest naar het WK in 1990 en daarna het EK 1992 en het WK 1994. Op die manier kwam ik in de flow van internationale evenementen.”
 
“In diezelfde tijd ontstond in Nederland het idee om samen met België zelf een EK te gaan organiseren. Toen we het evenement kregen werd ik door de KNVB gedetacheerd bij de Stichting Euro 2000. Ik begon met één secretaresse op een projectbureau in Eindhoven en dat hebben we uitgebouwd tot een organisatie van ruim 7.000 man inclusief vrijwilligers. Nadat het toernooi was afgelopen werd dat ook weer afgebouwd tot nul. Dat is een heel vreemd leeg gevoel. Op 2 juli was de finale en op 3 juli hield de telefoon op met rinkelen en kwamen er geen faxen meer binnen. Ik stond voor de keus: terug naar de bond of voor mezelf beginnen met de kennis en ervaring die ik had opgedaan. Ik heb voor het laatste gekozen. Als je in een organisatie hebt gewerkt waar je heel direct effect hebt als je aan de knoppen draait, is het moeilijk om weer terug te gaan naar een bond. Daar moet je toch altijd rekening houden met een langer besluitvormingsproces via allerlei commissies en de Algemene Vergaderingen.”

2. Je hebt in 2001 je eigen bedrijf opgericht: BenS. Daarin maak je gebruik van de ervaringen die je bij Euro 2000 hebt opgedaan. Wat zijn de belangrijkste lessen bij het organiseren van grote sportevenementen?
“De basis van BenS is de gedachte dat er vanuit Euro 2000 enorm veel kennis en kunde is. Die kennis dreigde verloren te gaan. Ik heb daar ook onderzoek naar gedaan in opdracht van NOC*NSF en enkele jaren later van VWS, maar het is destijds niet gelukt om op nationaal niveau echt een samenwerking tussen evenementenorganisatoren tot stand te brengen. Als gevolg van het Olympisch Plan zijn we nu – ruim tien jaar later – wel zover dat allerlei organisatoren, bedrijven en bonden zich eraan hebben gecommitteerd. Er is nu een modelaanpak, een goede blauwdruk. Die is grotendeels gebaseerd op de BenS-aanpak.”

“De basis van een goede evenementorganisatie is projectmatig werken. Vaak schiet een organisatie meteen in de uitvoerfase. Als het evenement binnengehaald is, gaan ze meteen bedrijven bellen en offertes aanvragen. Het is belangrijk dat je eerst nadenkt. Verdeel het evenement in clusters met deelprojecten. Hang duidelijke doelstellingen aan die deelprojecten, kijk wat vooractiviteiten je ervoor moet ontplooien, wat voor budget ervoor nodig is, hoeveel personeel je nodig hebt, welk kwaliteitsniveau je nastreeft. Schrijf het allemaal uit tot steeds meer details. In de loop der tijd kun je er natuurlijk altijd zaken aanpassen, maar die hoofdstructuur blijft staan.”

“Tweede belangrijke punt is het aanstellen van een verantwoordelijke voor planning & control. Iemand die oog houdt op de planning, de financiën, de deadlines. Dat kun je als eindverantwoordelijke niet allemaal overzien, want je moet zoveel balletjes tegelijk hooghouden. Een andere les is om de organisatie zo lang mogelijk centraal te houden. Dat is vooral belangrijk met een toernooi dat op verschillende locaties wordt gehouden. Als je in een te vroeg stadium op die locaties aan de slag gaat, loop je het risico dat iedereen zijn eigen evenement gaat organiseren, maar voor deelnemers en toeschouwers is het belangrijk dat de organisatie een uniforme uitstraling heeft. Pas op het laatste moment moet je organisatie in de uitvoering kantelen naar een decentrale organisatie. Dan is de venue manager eindverantwoordelijk en heeft het hoofdkantoor niets meer te zeggen over de organisatie op de venues.”

“Voor de mensen die in je organisatie werken geldt: neem beslissingen. Er ontstaat altijd tijdsdruk in de aanloop naar een evenement en dan kun je het je niet meer permitteren om geen beslissingen te nemen. Mijn slechtste beslissing ooit? Je maakt natuurlijk altijd een hoop fouten, dat hoort erbij en daar leer je van. Een mooi voorbeeld is Euro 2000. Ik was daar verantwoordelijk voor alles wat niet direct voetbalgerelateerd was: kaartverkoop, automatisering, accreditering, accommodatie, financiën enzovoort. Transport hoorde daar ook bij. We kregen via sponsor Hyundai 220 auto’s, dus ik had 220 chauffeurs geregeld. Toen het toernooi twee dagen onderweg was, bleek dat een enorme blunder. Auto’s kunnen 24 uur per dag rijden, maar chauffeurs hebben na een uur of tien echt een keer rust nodig. Het transportsysteem liep helemaal in de soep en toen hebben we behoorlijk moeten improviseren.”

3. Je hebt niet alleen evenementen georganiseerd, je bent ook betrokken geweest bij bidprocedures zoals het HollandBelgiumbid en je was adviseur voor Olympisch Vuur. Wat is er nodig voor een goed bid en moeten we - nu het Olympisch Plan is afgeschoten - in Nederland nog grote sportevenementen blijven organiseren?
“Het belangrijkste, voordat je aan een bidprocedure begint, is een haalbaarheidsonderzoek. Dat werd in het verleden niet altijd gedaan, dan staken we gewoon onze vinger op. Zo is dat met Euro 2000 ook min of meer gegaan. Maar de afgelopen jaren is het wel gebruikelijk. Je moet van tevoren weten of je überhaupt wel aan de eisen van de internationale federatie kan voldoen en die moet je vertalen naar de lokale situatie. Hoe groot moeten bijvoorbeeld de stadions zijn? Je moet ook een globale kostencalculatie maken, dat kan vrij eenvoudig en op basis van gezond verstand. Als je een beeld hebt van de kosten moet je ook weten hoe je die gaat dekken, kaartverkoop, overheidssubsidies, sponsoring. Aan de inkomstenkant moet je altijd een defensieve inschatting maken, niet te hoog gaan zitten. En je moet van tevoren al met partijen gaan praten, overheden en bedrijfsleven. Tot slot moet je rekening houden met de mogelijke prestaties van de Nederlandse sporters. Daar hangt toch ook vanaf hoeveel toeschouwers je kan trekken. Een EK kunstrijden – ik heb overigens niets tegen die sport – moet je niet in Nederland willen organiseren. Dat de KNSB de organisatie van de World Cup schaatsen heeft teruggegeven, vind ik jammer, maar het lijkt mij verstandig. Ik ken geen details, maar kennelijk maken ze nu de inschatting dat het financieel niet haalbaar is en dan moet je er niet aan beginnen.”

“Als je eenmaal een bid gaat uitbrengen komt het aan op veel details, je moet lobbyen en je moet goed weten wat de internationale federatie wil. Bij het HollandBelgiumbid had de FIFA ons laten weten dat ze duurzaamheid enorm belangrijk vonden. Wij hebben daar in het bidbook veel aandacht aan besteed. We hebben zelf deskundigen ingehuurd ons daarbij te helpen. Als je dan achteraf ziet dat het naar Qatar en Rusland gaat, voel je je wel in de maling genomen. Dat blijft heel onbevredigend.”

“Het is in Nederland de komende jaren niet mogelijk om echt grote sportevenementen te organiseren. We kunnen het tot budgetten van 10 tot 15 miljoen euro, dat is de grens die we in Nederland met publiek en privaat geld gefinancierd krijgen. Een WK zwemmen zit rond de 80 miljoen euro, dat kan alleen als de overheid zich er met meer geld aan committeert. De Olympische Spelen zijn iets anders, dat is een evenement van de buitencategorie. Dat kunnen we in Nederland wel organiseren, maar dat kan alleen als de overheid hiervoor de regie in handen neemt, uiteraard in nauwe samenwerking met NOC*NSF en de kandidaatspeelstad.”

“Het organiseren van Olympische Spelen eist zoveel van een land, dat is te groot voor een organisatie als NOC*NSF. Waarom het Olympisch Plan uiteindelijk is afgeschoten door het kabinet? Ik denk dat minister Schippers - of mogelijk Rutte of Samsom - onder druk van de crisis heeft gezegd dat het nu niet opportuun is om er geld voor vrij te maken. Maar het kabinet onderschrijft wel de rest van het Olympisch Plan. Nederland blijft een evenementenland en wie weet ziet de wereld er over vijf jaar heel anders uit. Ik ben dan ook blij, dat NOC*NSF het evenementenbeleid als kerntaak ziet. Samen met VWS en de grote steden is het voeren van regie noodzakelijk om de juiste keuzes te maken op dit gebied.”
 
4. Je hebt net de Europa League-finale in de Amsterdam Arena achter de rug. Hoe is dat verlopen?
“Het ging geweldig. We hebben van alle kanten alleen maar complimenten gekregen. In maart 2011 kwam de KNVB met het idee dat het weer tijd was om een Europese finale te organiseren. De Amsterdam Arena was toen net bezig met plannen voor het verbouwen van het hoofdgebouw, dus dat sloot goed op elkaar aan. Met Michael van Praag in het Executive Committee van de UEFA gaat het dan snel. Binnen een paar weken wisten we dat we het evenement binnen hadden en dan ga je meteen met alle partijen om de tafel. Je gaat scenario’s bedenken. Wat je moet doen hangt sterk af van de finalisten die je krijgt. Waar komen de clubs vandaan en hoe komen de supporters naar Amsterdam? Vliegtuig, bus, auto? Nemen allebei de clubs hun maximale 10.000 kaarten op? Als je alle scenario’s hebt, ga je aan de slag met promotie, ticketing, hotels, transport noem maar op. In de lange aanloop vallen er steeds meer scenario’s af en rond de kwartfinales heb je voor het eerst contact met de mogelijke finalisten. Toen Chelsea en Benfica de finale haalden, wisten wij heel goed wat die clubs wilden.”

“Een van de grootste uitdagingen was het transport van de supporters van de luchthaven naar het stadion en terug. We hadden in eerste instantie gerekend op tien tot vijftien chartervluchten, maar dat werden er uiteindelijk 38. We hadden goede afspraken met Schiphol. De supporters stapten bij aankomst bijvoorbeeld direct uit het vliegveld in de bus naar het stadion. Bij het stadion pakten ze natuurlijk allemaal de metro naar de stad, maar dat ging logistiek heel goed. Op de terugweg ging de bus weer van het stadion naar Schiphol. Om twee uur ´s nachts was iedereen ingecheckt en om vier uur ging de laatste supporters de lucht in. We hebben als Nederland laten zien dat we dit soort evenementen heel goed kunnen organiseren, maar een Champions League-finale krijgen we voorlopig niet. Daarvoor zou de ArenA moeten verbouwen tot een capaciteit van 65.000 of er zou een nieuw stadion moeten komen in Rotterdam met die capaciteit.”

5. Hoe staat EYOF er twee maanden voor aanvang voor? We hoorden onlangs berichten over een dreigend tekort van vijf ton?
“Er is na vragen in de gemeenteraad van Utrecht in de media een onjuiste conclusie getrokken dat er een tekort zou zijn van vijf ton. De kosten van de huisvesting komen hoger uit dan in eerste instantie begroot, maar dat was in 2009 al bekend. Door efficiënt in te kopen en/of het sluiten van barterdeals proberen we op dit moment nog om die kosten zoveel mogelijk naar beneden te brengen. Huisvesting is een enorme kostenpost dus als we erin slagen de kosten met tien procent te drukken zijn we een heel eind. Voor de mogelijk hoger uitvallende huisvestingskosten en tegenvallende sponsorinkomsten, is door de gemeente en de provincie een garantie afgegeven.”

“We liggen met EYOF op schema. We hebben bijna 1.600 vrijwilligers uit Nederland, maar ook uit het buiteland. Festivalmakers noemen we ze. Die mensen hebben er enorm veel voor over om het mee te maken. Ze weten vaak al hoe mooi het is. Er komen in Utrecht bijvoorbeeld ook mensen die tijdens het European Winter Youth Olympic Festival in Brasov hebben gewerkt. En toen ik na de Europa League-finale wegging uit de ArenA waren er vrijwilligers die tegen me riepen dat ze er over twee maanden ook weer bij zouden zijn. Dat is prachtig.”

“We werken heel veel samen met het onderwijs in Utrecht en omgeving. We hebben met 10 miljoen euro natuurlijk een beperkt budget dus we kunnen niet overal met volledige professionals werken. Maar er zijn veel dingen waar je toch specialisten voor nodig hebt, dat lossen we deels op met stagiaires en vrijwilligers. Zo hebben we onlangs een samenwerkingsovereenkomst gesloten met het ROC voor de opleiding veiligheid. Voor die studenten is het een prachtige manier om werkervaring op te doen en wij halen mensen met relevante kennis en expertise in huis.”

“Wanneer is EYOF Utrecht 2013 geslaagd? Jeu Sprengers (oud-voorzitter van de KNVB, red.) zei altijd dat een evenement geslaagd was als het aan drie voorwaarden had voldaan. Ten eerste volle stadions. Wij rekenen op 25.000 toeschouwers en dat gaan we ook halen. Ten tweede: mooi weer. Dat heb je niet in de hand, maar ik dwing het af. Kijk maar naar de Europa League-finale: de hele week plensweer, maar op woensdag stralende zon. En als derde moet er een Koninginnedaggevoel ontstaan in de stad. Dat gaan we doen met een EYOF-huis op het Neude en allerlei andere zaken waarmee we de stad gaan aankleden. Financieel komen we binnen het budget uit, wel is er een risico dat we misschien deels gebruik moeten maken van gemeentelijke en provinciale garanties. Ik ben nu ook druk met de promotie, samen met mijn toernooidirecteur Pieter van den Hoogenband, zodat mensen niet achteraf tegen me zeggen: Henny waarom heb je ons niet verteld hoe mooi EYOF Utrecht 2013 zou worden?”