Meer vrijwilligersparticipatie na een innovatiechallenge

door: Bas Kammenga | 11 april 2024

Multi-sportcampus Traiectum is sinds eind 2021 een samenwerkingsvorm tussen de Utrechtse topsportclubs FC Utrecht, SV Kampong, Hellas Utrecht, UZSC en VV Utrecht. Net als de meeste sportverenigingen in Nederland vinden ook deze Utrechtse verenigingen met lastig om voldoende vrijwilligers te werven. Om die reden nam Traiectum het initiatief tot een challenge voor innovatieve ondernemers die de vrijwilligersparticipatie een positieve impuls kunnen geven. Na een eerste schifting bleven acht initiatieven over. De winnende challenge - ingezonden door gedragsbureau Novi Mores onder de naam 'It takes a village to keep the club' - ontvangt een pilotbudget van 10.000 euro.

De innovatiechallenge vloeit voort uit het zogeheten U-Forward platform, een innovatieplatform voor de regio Utrecht. Het is opgericht door de gemeente Utrecht in samenwerking met de provincie en de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij om innovatieve oplossingen te vinden voor maatschappelijke vraagstukken. De challenge om een oplossing te vinden voor het tekort aan vrijwilligers in de sport is gezamenlijk opgezet door Sportcampus Traiectum, SportUtrecht en de gemeente Utrecht.

Eva Oosters is een kleine twee jaar wethouder binnen de gemeente Utrecht namens haar partij Student & Starter en met 27 jaar het jongste collegelid. Naast cultuur, evenementen, participatie, milieu en emissieloos vervoer en de wijken Binnenstad en Oost heeft Oosters sport in haar portefeuille. Over het belang van vrijwilligersparticipatie en de rol van de gemeente daarbij geeft zij aan: "We willen ervoor zorgen dat sporters gezond en actief blijven en kunnen blijven sporten bij de vele Utrechtse sportaanbieders. Vrijwilligers zijn erg belangrijk voor de sportgemeenschap in Utrecht. Ze zorgen ervoor dat veel mensen kunnen genieten van sport. In het Utrechts Sportakkoord II is hier ook aandacht voor. We willen ervoor zorgen dat de basis goed blijft of verbeterd wordt. Dit betekent dat we werken aan betere voorwaarden om te kunnen sporten en plezier te hebben. Hierbij is de rol van vrijwilligers net zo belangrijk als organisaties, cultuur en faciliteiten. Genoeg goede vrijwilligers zijn essentieel voor een gezonde sportgemeenschap."

Verenigingsmanager
Michel Hofstede is verenigingsmanager bij atletiekvereniging Hellas, die inclusief de triatlonafdeling een kleine 1.600 leden telt. Hofstede was nauw betrokken bij het proces rond deze challenge. “Het uitgangspunt bij het bevorderen van vrijwilligersparticipatie is: 'wat je aandacht geeft, gaat groeien'. Daarna is het de kunst om aan de juiste knoppen te gaan en/of te blijven draaien om positieve resultaten te krijgen. Het ‘gouden idee’ als oplossing voor het gehele vrijwilligersvraagstuk zal er misschien niet tussen zitten, maar als we progressie boeken dan is dat sowieso meegenomen.”

Er zijn overigens nog best wat verschillen tussen de functies van vrijwilligers bij een hockey- of voetbalclub en een atletiekvereniging zoals Hellas. “In het voetbal zijn er veel teamtaken, terwijl je bij atletiek meer individuele taken hebt. Toch zijn er ook wel overeenkomsten zoals een bardienst of taken op het gebied van communicatie en activiteitenorganisatie. De trainers bij atletiek zijn veelal specialistischer en bovendien heb je veel kundige juryleden nodig bij atletiek.”

Bijdrage
Hellas heeft vooral een ‘grote uitdaging’ bij het vinden van vrijwilligers voor de wat omvangrijkere – structurele functies. “Dan gaat het om commissieleden en ook bestuurders. Er is een behoorlijke diversiteit in de vrijwilligerstaken. We doen vooral een beroep op de leden met het motto dat we samen de vereniging moet laten draaien. Bij Hellas verwachten we dat iemand zijn of haar tijd bijdrage aan de club levert. Van jong tot oud kan iedereen een bijdrage leveren. Ook de jeugdige leden kunnen bijvoorbeeld een rol als trainer vervullen.”

Voor het beoordelen van de inzendingen en de pitches werd een zevenkoppige jury samengesteld met naast Hofstede ook twee leden van Kampong, één vanuit de gemeente Utrecht, één vanuit SportUtrecht, één vanuit Traiectum en een afvaardiging vanuit De Vrijwilligerscentrale, een organisatie die potentiële vrijwilligers aan clubs en verenigingen koppelt.

“Voor de juryleden was het belangrijk om te weten welke functies en profielen er bij sportverenigingen zijn. Soms kan het afschrikken als je er in zo’n profiel meteen een forse tijdsbesteding opplakt. Persoonlijk ben ik bijvoorbeeld voorstander van een dubbele bezetting van bestuursfuncties om diverse taken te verdelen. Ook het afwisselen van vergaderingen met fysieke aanwezigheid en online sessies maakt de tijdsinzet efficiënter, wat hopelijk bij kan dragen in het vinden van nieuwe bestuurders.”

Pitches
Voor de innovatiechallenge kwamen 22 inzendingen binnen bij de jury. Hofstede: “Na een eerste schifting bleven er acht inzendingen over die de gelegenheid kregen om een pitch van een kwartier te doen. Zo hebben we meer informatie over de innovaties gekregen en ook de toegevoegde waarde beter duidelijk kunnen krijgen.”

Aansluitend hebben alle juryleden een top 3 gemaakt en de winnaar - gedragsbureau Novi Mores - kwam redelijk eensgezind naar voren. “Deze stond het vaakst in ieder zijn of haar top 3. Novi Mores krijgt een budget van 10.000 euro om het plan in werking te zetten. De pitches en inzendingen waren behoorlijk divers. Er waren er een aantal die vooral gericht zijn op de techniek om door middel van bijvoorbeeld een app alles beter cq. makkelijker te organiseren. Maar er zaten ook pitches tussen die zich richtten op vooral de menselijke kant en gedragsbeïnvloeding. Ook de wervingskant kwam aan bod. Een bijzondere inzending was ‘een systeem’ dat werving en communicatie grotendeels laat aansturen door artificial intelligence.”

Terugkijkend op het proces van de challenge heeft Hofstede een goed gevoel bij de dingen die zijn losgemaakt door alle inzendingen. “De diversiteit was best groot. Voor Traiectum ligt straks de uitdaging in de vraag wat Novi Mores in de praktijk gaat doen voor de diverse sportclubs. Wij hebben de behoefte dat het ons echt werk uit handen gaat nemen. Het zou dus fijn zijn om die rolverdeling vanaf het begin goed duidelijk te krijgen. Novi Mores heeft daar een prima gedachte bij en kan daarmee een goede start maken. We hopen op redelijk korte termijn ook wel de effecten te zien. En natuurlijk dat ‘het idee’ niet alleen bij de clubs van Traiectum blijft, maar breder inzetbaar wordt.”

Is tot slot voorstelbaar dat de uitkomst van de challenge in het Utrechtse gemeentebeleid gaat worden verwerkt? Wethouder Eva Oosters daarover: "We hopen dat de resultaten van de challenge nuttig zullen zijn voor veel sportaanbieders. Als het helpend is, zullen we ze opnemen in ons uitvoeringsprogramma. Het is alleen nog te vroeg om  vooruit te lopen op de uitkomsten. Het belangrijkste is dat de resultaten praktisch bruikbaar zijn voor sportaanbieders, zodat er geen nieuw beleid hoeft te worden gemaakt."

Voor meer informatie: www.novimores.nl. Zie ook de challenge-oproep