Samen sterk 3 - De aanpak van fusies

Er zijn grote verschillen tussen verenigingen en de omstandigheden waaronder wordt gefuseerd lopen sterk uiteen. Elk fusieproces heeft zijn eigen dynamiek en is in zekere zin uniek. Er is dan ook eigenlijk niet één specifieke aanpak om tot een succesvolle fusie te komen. Het is maatwerk. Toch worden in het handboek allerlei aanbevelingen gedaan en wordt een aanpak geschetst die zou moeten leiden tot een succesvolle fusie. Die aanpak is enerzijds gebaseerd op wettelijke voorschriften en anderzijds op inzichten uit de literatuur, maar bovenal is deze gestoeld op de praktijkervaringen die werden opgetekend uit de monden van tientallen verenigingsbestuurders die met meer of minder succes fusieprocessen hebben doorlopen. Bij de samenstelling van het handboek is bewust gekozen voor de verwerking van uitgebreide citaten, om ook de context van de betreffende fusieprocessen te schetsen. In deze artikelenserie is daar helaas geen ruimte voor. Er wordt daarom volstaan met een schets in grote lijnen.

Wanneer het over fusies gaat, wordt vaak vooral gedacht aan de juridische aspecten van het fusieproces: de besluitvorming door de betrokken verenigingen en de formalisering daarvan door de notaris. Dat is echter een nogal simpele voorstelling van zaken. Natuurlijk, die besluitvorming is belangrijk, maar er komt zoveel meer kijken bij een fusieproces. Joep de Groot, voormalig voorzitter van fusieclub HC Oranje-Rood verwoordde dat mooi: “Een fusie is net als een huwelijk. Dat is meer dan alleen de trouwerij.”

De doorlooptijd van fusietrajecten varieert enorm. Sommige clubs zijn er vele jaren zoet mee, andere lukt het binnen een jaar. Het komt ook regelmatig voor dat fusieprocessen vastlopen en na verloop van tijd weer opnieuw worden opgepakt. Een gemiddelde laat zich mede daardoor moeilijk berekenen, maar wel kan worden vastgesteld dat de meeste fusieprocessen minstens twee jaar in beslag nemen.

Globaal zijn in elke fusieproces drie belangrijke fasen te onderscheiden en met daarbinnen weer een groot aantal stappen of tussenstappen.

1. Voorbereiding

• Bespreken en verkennen
• Onderzoeken en voorbereiden
• Overeenstemming bereiken
• Uitwerken fusievoorstel
• Communiceren en draagvlak creëren

2. Besluitvorming

• Beslissen over fusie
• Formaliseren besluit

3. Uitvoering

• Inrichten en integreren organisatie
• Monitoren en aanpassen

Voor elke fase en tussenstap van het fusieproces kunnen aanbevelingen worden gedaan en do’s en don’ts worden geformuleerd. In dit artikel worden de belangrijkste hiervan kort behandeld.

Bespreken in beslotenheid
Hoewel extern druk kan worden uitgeoefend om te fuseren, of het idee om te fuseren vanuit de eigen gelederen of een andere vereniging kan worden geopperd, begint voor elke vereniging het fusieproces pas echt wanneer die mogelijkheid binnen het bestuur wordt besproken. Om een valse start te voorkomen, is het belangrijk dat die bespreking in eerste instantie in besloten kring wordt gevoerd en dat wordt afgesproken er voorlopig ook niet met anderen over te praten. Het idee van een fusie zal hoe dan ook sentimenten losmaken bij een deel van de vrijwilligers en leden. Voorkomen moet worden dat het idee om te fuseren gaat rondzingen en dat onbedoeld weerstand tegen de fusie wordt gevoed, terwijl de implicaties ervan nog niet goed zijn overdacht en besproken en het nog helemaal niet zeker is dat een fusie ook zal worden nagestreefd.

Fusiedoelen formuleren
Het is belangrijk om al in een vroeg stadium te expliciteren en concretiseren wat met een fusie wordt beoogd. Om tot een goede strategie te komen voor het fusieproces, is het noodzakelijk dat de fusiedoelen goed worden geformuleerd. De beoogde meerwaarde van de fusie moet in het verdere fusietraject te allen tijde leidend zijn.

Randvoorwaarden expliciteren
Wanneer de beoogde fusiepartners de mogelijkheid van een fusie gaan verkennen, is het raadzaam dat de clubbesturen niet alleen overeenstemming gaan bereiken over de fusiedoelen, maar ook dat zij naar elkaar uitspreken of zij bepaalde, in hun ogen noodzakelijke, voorwaarden willen stellen aan een fusie. De clubs moeten van elkaar weten wat mogelijke breekpunten zijn.

Intentieverklaring
Als de verkenningsfase positief is verlopen, is het verstandig om een aantal basale afspraken te maken en deze vast te leggen in een intentieverklaring of convenant. Dat markeert het einde van de vrijblijvende gesprekken. Naast de fusiedoelen en randvoorwaarden zouden in die intentieverklaring ook afspraken moeten worden vastgelegd over de aanpak van het vervolgtraject, bijvoorbeeld over de wijze waarop de (kader)leden van de verenigingen worden betrokken en hoe met hen gecommuniceerd gaat worden.

Samenstelling fusiecommissie
Een fusie moet goed worden onderzocht en voorbereid. Dat brengt veel werk met zich mee. Daar zouden de zittende bestuursleden zich eigenlijk niet mee bezig moeten houden. Dat gebeurt in de praktijk wel vaak, maar beter is het om daar een fusiecommissie voor in te stellen waar de betrokken verenigingen gelijkwaardig in worden vertegenwoordigd. Bij voorkeur worden hiervoor leden aangezocht die in beginsel positief staan tegenover een fusie, krijgt deze commissie een onafhankelijke voorzitter en wordt (af en toe) ook een deskundige procesbegeleider of adviseur bij de fusie betrokken.

Werkgroepen
Om discussies na de fusie te voorkomen en het bestuur van de nieuwe fusievereniging niet op te zadelen met heel veel werk is het raadzaam om te fuseren op basis van een fusievoorstel waarin de inrichting van de organisatie en de uitgangspunten voor het beleid van de nieuwe club zijn uitgewerkt. De fusiecommissie zou werkgroepen kunnen instellen om bouwstenen aan te leveren voor het fusievoorstel. Voor die werkgroepen zouden uit de betreffende verenigingen actieve kaderleden moeten worden geworven die de praktijken van de clubs op onderdelen kunnen vergelijken en samen kunnen nadenken over de wijze waarop de nieuwe organisatie zou moeten worden ingericht en zou moeten functioneren.

Formaliteiten
Fusie is een bijzondere rechtshandeling waarbij allerlei formele vereisten gelden. Het is verstandig om al in een vroeg stadium een notaris in te schakelen, zodat deze kan helpen om alle formele hobbels soepel te nemen.

Communicatie
Goede afspraken over de communicatie met de leden en met de buitenwereld zijn heel belangrijk. Zowel de timing als de inhoud dient goed met elkaar te worden afgestemd. Bij voorkeur worden de leden van de betrokken verenigingen regelmatig, tegelijkertijd en op dezelfde wijze geïnformeerd over de voortgang van het fusieproces. Duidelijke afspraken zijn ook geboden voor de omgang met de media. 

Draagvlak
Fusies liggen gevoelig. Het is daarom zaak om vrijwilligers en leden niet alleen goed te informeren, maar ook actief te betrekken bij de uitwerking van, en besluitvorming over, de fusieplannen. Schenk persoonlijke aandacht aan sleutelfiguren in de club en criticasters van de fusie. Organiseer voor de leden informatieavonden, inspraakbijeenkomsten, spreekuren en dergelijke. Schrijf verschillende ledenvergaderingen uit over de fusie. Vraag eerst instemming om een mogelijke fusie te onderzoeken, vervolgens om het fusievoorstel uit te werken, en tenslotte om het fusievoorstel te accorderen. Nodig de leden uit om mee te denken, bijvoorbeeld over de naam en clubkleuren van de nieuwe club.

Onderling vertrouwen
Het draagvlak voor de fusie is groter naarmate er meer vertrouwen bestaat tussen de leden en het kader van de fuserende verenigingen. Dat onderlinge vertrouwen is niet vanzelfsprekend en kan niet worden afgedwongen. Ook daaraan moet dus worden gewerkt, zeker wanneer de clubs sterk van elkaar verschillen of als er van oudsher sprake is van een behoorlijke sportieve rivaliteit tussen de clubs. Soms bestaan over en weer beelden van elkaar die niet stroken met de werkelijkheid. Om te voorkomen dat deze beelden verworden tot karikaturen en de verschillen worden benadrukt, is het goed om het accent te leggen op de overeenkomsten en door kennismakingsactiviteiten de mogelijke vooroordelen over elkaar te ontkrachten. Denk bijvoorbeeld aan de organisatie van een gezamenlijk evenement of toernooi, onderlinge wedstrijden, gezamenlijke cursusactiviteiten voor trainers, een gezamenlijk uitstapje van vrijwilligers naar een sportbeurs of -evenement.

Clubgevoel
Intensieve samenwerking in het fusieproces zorgt er voor dat de aandacht verschuift van de bestaande verschillen tussen de clubs naar de vormgeving van de gezamenlijke toekomst. Wanneer daarbij tegelijkertijd het verleden van de betrokken clubs wordt gerespecteerd en elementen uit de fusieverenigingen in de nieuwe organisatie terugkomen, kan worden voorkomen dat bij diegenen die erg hechten aan de identiteit van hun club het idee postvat dat alles uit het verleden heeft afgedaan. Het kan de overgang naar de nieuwe fusieclub soepeler maken. Wanneer een fusieproces goed wordt aangepakt, kan het resulteren in een breed gedeeld positief gevoel en zorgen voor een nieuw elan. Toch zal af en toe ook wel met enige weemoed worden teruggedacht aan de oude club. Het ontwikkelen van een nieuw clubgevoel vereist aandacht en heeft tijd nodig. Pas de verwachtingen daarop aan. Zoals Fred Meeuwsse, voormalig voorzitter van SV Twello, het zo mooi uitdrukte: “Het heeft wel even tijd nodig voor jij en ik wij worden.”