MAKKS Procesmanagement ondersteunt gemeenten bij het vormgeven van succesvolle aanbestedingsprocedures

Vanuit ‘Europa’ zijn vele regels en richtlijnen tot ons gekomen. Zelden heeft regelgeving zozeer tot uiteenlopende interpretatie en jurisprudentie geleid als de regels die gelden inzake het aanbesteden van overheidsopdrachten. De lage drempel voor ‘verliezende’ bedrijven, om met een kort geding te trachten alsnog gelijk te halen, leidt onder opdrachtgevers tot toenemende voorzichtigheid (in sommige gevallen angst), waar het de vormgeving van aanbestedingsprocedures betreft. De betrokkenheid van professionele inkopers - vaak juristen - vertaalt zich vervolgens in procedures die op het eerste gezicht waterdicht zijn, maar zodanig zijn verzwaard dat het uiteindelijke doel van de aanbesteding niet meer wordt gerealiseerd.

De Aanpak
Het doel van een aanbestedingsprocedure is het op een transparante en verantwoorde wijze bij elkaar brengen van een overheidsvraag aan de ene kant en particulier aanbod (voor de bouw van sport¬accommodaties deskundige aannemers en installateurs) aan de andere kant. Het is daarbij heel goed mogelijk een lichte, duidelijke procedure te formuleren, die de totstandkoming van een goede zakelijke ‘deal’ faciliteert. Een dergelijke deal, zo is algemeen bekend, is voor beide zijden interessant. De aanbestedingsprocedure dient daarmee in overeenstemming te zijn.

Bij een aanbestedingsprocedure horen onvermijdelijk formele voorwaarden, regels en richtlijnen. Behalve kennis daarvan is specifieke ervaring met de ontwikkeling van sportaccommodaties eveneens van belang. Het vormgeven van een aanbestedingsprocedure vereist kennis met zowel de opdrachtgeverszijde (in het geval van sportaccommodaties veelal gemeenten) als de aanbodzijde, te weten de aannemerij. Het betreft immers nadrukkelijk wat anders dan de inkoop van bijv. kantoormiddelen.

Procedures moeten ‘licht’ blijven, met zo min mogelijk ruimte voor onduidelijkheid. Daarnaast is van belang dat minimumeisen, waar aannemers aan moeten voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor de opdracht, in verhouding staan tot diezelfde opdracht. Dit geldt ook voor de administratieve belasting verbonden aan de procedure. Het gebruik van eigen verklaringen is daar (deels) een mogelijke oplossing voor. Ook is het van belang dat er voldoende ruimte wordt geboden voor het stellen van vragen en voor het opstellen van een aanbieding (rekentijd). Van opdrachtgeverszijde is daarnaast zorgvuldigheid en consequent handelen noodzakelijk.

In algemene zin - hoe banaal ook - is het van belang dat het fatsoen dat in normaal zakelijk verkeer wordt gehanteerd, ook in de vormgeving van aanbestedingsprocedures terug te vinden is.

Het resultaat
Door het goed vormgeven van aanbestedingsprocedures krijgen overheden minder (verloren) zaken tegen zich. Opportunisme zal nooit helemaal uitgebannen raken, maar een gemeente die zich aan de markt weet te presenteren als een betrouwbare en fatsoenlijk aanbesteder, profiteert daar op de lange termijn zeker van. Dergelijke gemeenten zullen meer welwillende aanbieders tegenover zich krijgen dan een gemeente die uit te zwaar doorgezette risicoafdekking procedures volledig laat ‘verjuridiseren’.

De samenwerking met betrokken partijen
Voor goed procesmanagement is algemene kennis van de vormgeving van projecten en processen niet voldoende. De meerwaarde van een procesmanager komt pas tot zijn recht als deze over voldoende inhoudelijk voldoende ervaring en deskundigheid beschikt om het proces niet alleen te sturen op budget en planning, maar ook kwaliteit van het proces te sturen.
Dit geldt eveneens op kleinere schaal voor een aanbestedingsprocedure. Voor alle daarbij betrokken partijen (opdrachtgever, aanbestedingsbegeleider, geïnteresseerde partijen, geselecteerden en de uiteindelijke opdrachtnemer) moet een acceptabele procedure worden vormgegeven.

De Toekomst
De juridisering van de samenleving zal verder doorgaan en ook een stempel drukken op de gang van zaken rondom aanbestedingsprocedures. Overheden zullen er rekening mee moeten houden dat zij hoe dan ook meer ‘voor het hekje’ komen te staan. Dit zal zeker gelden in de huidige markt, waar het belang van het verwerven van een opdracht zeer groot is en zelfs bepalend kan zijn voor het voortbestaan van een bedrijf. Tegelijkertijd zagen we in de afgelopen periode van overvloedige vraag dat door bepaalde gemeenten of adviseurs georganiseerde aanbestedingsprocedures zelfs gemeden werden.

Juist in deze periode is het aan overheden om zich van hun beste kant te laten zien en de markt op een reële manier tegemoet te treden, bijvoorbeeld door proportionele eisen te stellen en achteraf verantwoording af te kunnen leggen.

De interpretatie van de aanbestedingsregels is volop in beweging. Bijna wekelijks ontstaat nieuwe jurisprudentie die nieuw licht werpt op de aanbestedingspraktijk. In het voorgaande is dan nog niet eens gesproken over de aanbestedingswet die vorig jaar zomer sneuvelde in de Eerste Kamer, nadat de Tweede Kamer daar unaniem(!) mee instemde. Ondanks het feit dat de huidige recessie ongetwijfeld tijdelijk leidt tot andere prioritering op het ministerie, zal een aangepaste wet ongetwijfeld opnieuw aan de orde komen. Het blijft nog even afwachten wat de inhoud daarvan zal zijn. Of deze gaat leiden tot verminderde regeldruk voor aanbestedende diensten en de deelnemers aan procedures valt te betwijfelen.

Het blijft echter van groot belang; men moet niet alleen de regels kennen. MAKKS blijft bij de kern van het aanbesteden, te weten het op transparante en verantwoordelijke wijze bijeen brengen van vraag en aanbod.

Mark Bennenbroek is adviseur bij MAKKS Procesmanagement BV. Voor meer informatie: mark@makks.nl of 030-687 5752