LiBeR adviseert hockeyvereniging Fletiomare

Begin jaren negentig ben ik bij Hockeyclub Amsterdam als trainer begonnen. Later werd ik technisch manager en vervolgens commercieel manager. Op die manier heb ik een aardig steentje bijgedragen aan de wederopstanding van de club. Met het toenmalige bestuur mocht ik de club helpen transformeren naar een toonaangevende hockeyclub met een bloeiende jeugdopleiding, tophockeysuccessen en een geheel nieuwe accommodatie. De belangstelling van buiten de club voor deze positieve ontwikkelingen was groot en menigmaal heb ik de resultaten van Amsterdam gepresenteerd op congressen en andere bijeenkomsten. Regelmatig kreeg ik uit de zaal te horen dat het niet zo moeilijk was om met een dergelijke club succes te hebben, omdat de randvoorwaarden optimaal waren. Ook al betwist ik dit laatste, toch werd ik geprikkeld door deze reacties.

Terug naar af
Rond de eeuwwisseling werd ik door de toenmalige voorzitter van mijn jeugdclub Fletiomare gevraagd om hen te ondersteunen bij het behouden van deze club voor Utrecht. De club stond er op dat moment beroerd voor: het clubhuis was ‘uitgewoond’, het kunstgrasveld was afgekeurd, financieel was de club technisch failliet en er waren nog maar tachtig leden. Hoe nu verder?
• Belangrijk was om vooral niet in de valkuil van de problemen van de dag te vallen. Er werd een werkgroep in het leven geroepen die de lijnen voor de toekomst zou gaan formuleren en zich primair daar op zou gaan richten.
• Daarnaast lag het accent de eerst jaren op het structureren van de jeugdopleiding. De jeugd vormt immers het hart van de club en wie de jeugd heeft, heeft de toekomst.
• Vanuit het jeugdplan werden voornamelijk ouders geënthousiasmeerd om als coach en trainer te gaan functioneren. Hiervoor werden interne cursussen gestart. De basis daarvan werd gevormd door twee professionele trainers die kwaliteit en continuïteit waarborgden. Op deze manier stappen vrijwilligers makkelijker in functies omdat zij terug kunnen vallen op expertise en omdat zij zich kunnen richten op kleine overzichtelijke taken.
• Het uitgangspunt was om de beste trainers te positioneren bij de jongste jeugd: je kan het beter jong goed aanleren dan later foute gewoontes moeten afleren en opnieuw moeten beginnen.
• Samen met de gemeente Utrecht werd een scholenhockeyproject gestart om hockey op het basisonderwijs te introduceren en de club te promoten.
• Door de formulering van een heldere visie kregen de leden te horen waar de club voor stond en wat de ambities voor de toekomst waren. Op deze manier konden alle neuzen dezelfde kant op gekregen worden.

De eerste jaren groeide de club door deze aanpak als kool. Per jaar meldden zich rond de 150 leden aan. Fletiomare stond hiermee jaarlijks in de top drie van de snelst groeiende hockeyclubs van Nederland.

De volgende stap
Nu de leden weer enthousiast waren voor hun eigen club en bereid waren vrijwilligerstaken op zich te nemen werd het tijd om met de gemeente om tafel te gaan voor een volgende stap: de accommodatie was hopeloos verouderd en voldeed in het geheel niet meer aan de huidige eisen. Bovendien werd door de ledengroei - Fletiomare ligt midden in de Vinex-locatie Leidsche Rijn - de accommodatie te klein. Uitbreiding was op die plek onmogelijk. Wij zagen echter goede nieuwe mogelijkheden binnen de oprukkende nieuwbouwwijken. Wij zijn toen met de gemeente gaan praten en hebben aangegeven dat wij bereid waren te verhuizen als de gemeente de vereniging daarbij wilde helpen. Uit de eerste gesprekken werd duidelijk dat de gemeente voor Fletiomare een locatie met twee velden had gepland, terwijl de club - volgens berekeningen van de KNHB - op een verwachtte ledenaantal van 1200 tot 1500 zou kunnen uitkomen. Dat staat gelijk aan vier velden, het dubbele van het geplande aantal.
Uiteindelijk heeft de dialoog met de gemeente geleid tot het aanwijzen van een nieuwe locatie met 3,5 veld. Echter de club moest dan wel een aannemelijk deel van de investeringen (ruim twee miljoen euro) voor haar rekening moeten nemen. Voor een club met op dat moment zeshonderd leden een geweldige uitdaging. Om de nieuwe noodzakelijke nieuwe accommodatie te kunnen realiseren, zijn de volgende activiteiten opgezet:
• Een tienjarenbegroting met daaraan gekoppeld de bestedingen per lid. Op deze manier kon de club niet verrast worden met te hoge uitgaven over een langere periode.Op basis van de verwachting dat binnen vijf jaar twaalfhonderd leden bereikt zouden worden is een investeringstijdsbalk ontwikkeld.
• Op basis van deze prognose werd duidelijk dat indien de club in 2007 een nieuwe accommodatie zou betrekken, de club een half miljoen euro via vreemd kapitaal moest genereren. Daarvoor is een geïntegreerd sponsorplan ontwikkeld (met ‘founderschappen’) en werd de boer op gegaan. Met dit vermogen kon de club de periode overbruggen totdat er twaalfhonderd leden bij de club aangesloten zouden zijn. Op dat moment werd de begroting dekkend.
• In samenwerking met een subsidieadviesbureau is het fondsenwervingtraject opgestart.
• Er werden contacten gelegd met commerciële organisaties voor naschoolse opvang en huiswerkbegeleiding om de accommodatie rendabel te maken.
• Trimhockey werd gepromoot onder de ouders: op deze manier bind je hen aan de club en ontstaat er een kweekvijver van vrijwilligers.

Op naar de nieuwe locatie
Na het ondertekenen van de overeenkomsten met de gemeente Utrecht en de actieve benadering van het bedrijfsleven kon de verenigingen doorstappen naar een volgende fase. De accommodatiecommissie kon aan de slag met de aangestelde architect voor de ontwikkeling van het nieuwe clubhuis dat een multifunctionele bestemming moest krijgen. De sponsorcommissie kon met tastbare voorbeelden de locale ondernemers gaan enthousiastmeren voor de plannen. In nog geen twee jaar werden de volgende resultaten geboekt:
• Er werd een geheel nieuwe huisstijl geïntroduceerd: van logo tot website, van tenue tot briefpapier. Deze verfrissing droeg bij aan een nieuwe identiteit en clubtrots.
• De leden werden betrokken in de fundraising. Elk team is met ludieke acties aan de slag gegaan onder het moto: ‘bouw mee aan een nieuwe club’. Op deze manier kon de club op een sympathieke wijze aandacht vragen voor de noodzaak en publicitair mee naar buiten treden.
• Ouders werden in de gelegenheid gesteld om teams met de nieuwe kleding te sponsoren. Op deze manier werd het nieuwe tenue snel ingevoerd zonder veel leden te verplichten nieuwe kleding aan te schaffen. Tevens werd op deze manier duidelijk welke bedrijven binnen de club actief waren die benaderd konden worden voor grote sponsorships
• Sponsorcontracten werden voor minimaal vijf jaar afgesloten waarbij de sponsors een totaalpakket kregen en met de club een partnership konden aangaan.

Kwaliteitsimpuls aan de senioren
Na zeven jaar hard werken met meer dan driehonderd vrijwilligers is de club verhuisd naar de nieuwe locatie. De prestaties van de jeugdteams groeiden aanzienlijk waardoor de club in het district weer meetelt. Nu de accommodatie klaar is en er ook een NS-station op korte afstand is geopend is, kon de club zich gaan richten op de senioren.
• De bar werd verpacht waardoor er continuïteit en kwaliteit gerealiseerd kon worden: geen halfwarme kroketten of tapverlies. Tevens verandert de maatschappij, en zijn leden steeds meer consumptief ingesteld. Nu hoeven ze geen bardiensten meer te draaien.
• In eerste instantie richtte de club zich vooral op studenten omdat alle clubs in de omgeving van Utrecht wachtlijsten hebben en Utrecht een groot potentieel aan studenten heeft. Zij hechten aan een goede verbinding met het openbaar vervoer vanuit het centrum van de stad.
• In het kader van de partnerships werd met de hoofdsponsors een promotieplan ontwikkeld om bij vooral studenten in Utrecht de club onder de aandacht te brengen.
• Er werd budgettair ruimte gemaakt voor een Technisch Manager die de technische structuur voor de hele club moest stroomlijnen zodat de doorgroeiende jeugd een plek kon krijgen bij de senioren. Bovendien moesten de eerste teams echt een visitekaartje van de club gaan worden.

Kroon op het werk
Begin dit jaar is de club genomineerd voor de titel van ‘Sportbestuur van het Jaar’. Uit 108 inzendingen werden zeven verenigingen geselecteerd. Uiteindelijk eindigde de club als tweede met de volgende lovende woorden uit het juryrapport: “wat deze prestatie laat zien is dat het instituut sportvereniging leeft en dat de verenigingstructuur nog steeds aansprekend is voor de huidige consument!”

Op naar 2010
De accommodatie is geopend, de sponsoring (150.000 euro per jaar) staat als een huis, de prestaties worden met het jaar beter. Nu is het zaak om de verenigingstructuur na jaren van ondernemen verder in te bedden in de club en te zorgen dat de inkomstenstromen evenwichtiger worden zodat de club minder conjunctuurgevoelig wordt. Het nieuwe bestuur dat is aangetreden ontwikkelt op dit moment een nieuw vijfjarenplan dat kwaliteit en continuïteit gaat garanderen. Inmiddels staan ruim tweehonderd kinderen op de wachtlijst, een lijst die met de dag groeit. Het bestuur heeft de nieuwe uitdaging om daar een invulling aan te geven.

Conclusie
Bij het bouwen van een vereniging is het van groot belang om de verschillende ontwikkelfases van de club te herkennen en vervolgens stapsgewijs aan het werk te gaan. Ik verdeel de groeifases van een club in drie perioden:
• Periode 1: zorg voor een fundament: ontwikkel een visie voor de toekomst. Enthousiastmeren van (potentiële) leden staat hierin centraal.
• Periode 2: geef aandacht aan de organisatiestructuur en benoem duidelijke en overzichtelijke taken. Probeer leden betrokken te maken zodat ze functies oppakken.
• Periode 3: benut de kwaliteiten van de leden optimaal. Weet waar de krachten liggen om verder door te groeien. Individuele aandacht aan de leden heeft hier de prioriteit.

Fletiomare kan nu op haar eigen benen staan en wordt binnen de gemeente als rolmodel gezien. En dat te bedenken dat tien jaar geleden de club geen graag geziene gast was bij de gemeente met als resultaat een bijna opgedoekte vereniging. Nu staat er een levendige club die een mooie toekomst voor zich heeft!

Lutger Brenninkmeijer was technisch manager en daarna commercieel manager van Hockeyclub Amsterdam, projectleider van het ‘Nationaal Geschenk voor het Zilveren Regeringsjubileum’ en projectmanager bij de FNV Horecabond. Hij hield zich vooral bezig met het ontwikkelen van visies en koppelen van het bedrijfsleven aan sponsorobjecten. Lutger opereert vanuit zijn eigen adviesbedrijf ‘LiBeR’ van waaruit hij kan worden ingehuurd voor advies, begeleidingstrajecten of projectontwikkeling. Hij ondersteunt niet alleen verenigingen (zoals het adviseurschap bij Fletiomare), maar verzorgt ook gastcolleges bij diverse HBO-instellingen en adviseert het bedrijfsleven over sportmarketing. Voor meer informatie: 06-5432 1284 of lutger@liberabc.nl