Kennispraktijk en Van Loon & Werken adviseren gemeenten bij communicatieproces

Waar kies je voor? De ivoren toren of de interactie? De ivoren toren staat voor een besloten beleidsontwikkeling binnen de veilige muren van het gemeentehuis. De interactie staat voor een open dialoog met de sportwereld over de totstandkoming van (onderdelen van) het sportbeleid…

De interactie is per definitie een kwetsbaardere positie dan de veilige toren. Interactieve beleidsontwikkeling is het gebruikmaken van het gezamenlijke stel hersens waarover beleidsambtenaren en de sportwereld beschikken. Daarbij gaat het om zogenoemde co-intelligentie; het benutten van de collectieve intelligentie voor het vinden van oplossingen. De open dialoog in de zin van het ‘samen denken’ is daarvoor een creatieve wijze van beleidsontwikkeling.

Onlangs hebben Kennispraktijk en Van Loon & Werken enkele gemeenten ondersteund bij het organiseren van dialogen tussen die gemeenten en sportgerelateerde organisaties. We lichten er twee gemeenten uit en willen enkele adviezen geven hoe zo’n dialoog handen en voeten kan worden gegeven.

Maastricht: op zoek naar de dialoog met sportverenigingen
Allereerst de gemeente Maastricht. De gemeenteraad van Maastricht heeft de ambitie uitgesproken de sportdeelname onder de Maastrichtse bevolking te verhogen tot het landelijk gemiddelde. Om deze ambitie waar te kunnen maken wil de gemeente bij het samenstellen van de nieuwe sportnota intensief overleg voeren met de belangrijkste belanghebbenden, waaronder sportverenigingen. Omdat, aldus de gemeente, de sportverenigingen de hoeksteen vormen waarop de georganiseerde sport rust, moeten zij zich in het sportbeleid kunnen vinden. De gemeente heeft het initiatief genomen om een zogenoemd structureel ‘Overlegorgaan Sport’ in het leven te roepen. Dit overlegorgaan moet ertoe bijdragen dat er een optimale aansluiting ontstaat tussen gemeentelijk sportbeleid en activiteiten die worden georganiseerd door sportverenigingen. De gemeente benadrukt dat het overlegorgaan in dialoog met het veld inhoud moet worden gegeven.

Oss wil een integraal accommodatiebeleid
Een tweede gemeente die onlangs ook de weg van de dialoog heeft gezocht, is Oss. Deze gemeente wil toewerken naar een integraal accommodatiebeleid. De beleidsafdeling ging er vooralsnog vanuit dat Oss gemeentebreed voldoende capaciteit heeft om in de huidige en toekomstige vraag naar sportvoorzieningen te voorzien. De sportverenigingen in Oss lijken een andere perceptie te hebben over de beschikbare capaciteit. Regelmatig bereiken de gemeenten signalen over tekorten aan ‘bespelingcapaciteit’, behoefte aan andere speeloppervlakten en specifieke accommodaties. Deze behoefte wordt regelmatig kenbaar gemaakt door interventies in de raad. Het is de gemeente Oss er veel aan gelegen dat de sportverenigingen met een collectief gedragen visie komen over groei- en krimpsituaties in relatie tot de eigen capaciteit. Tevens wil ze komen tot een meer structureel overleg tussen de beleidsbepalers en het veld (uitvoerders van beleid, organisaties die het beleid ‘ondergaan’).

Wat opvalt bij Maastricht en Oss is dat ze in de wijze waarop ze het beleid/de plannen handen en voeten willen geven uitdrukkelijk en structureel het veld wil betrekken. Maastricht heeft gekozen voor een formeel overlegorgaan en Oss zal waarschijnlijk opteren voor een aantal momenten in het jaar waarop de gemeente en het veld elkaar ontmoeten.

De aanpak
Maastricht wil toe naar een structureel overlegorgaan sport dat ertoe moet bijdragen dat de gemeente en het veld beter op elkaar zijn afgestemd. Een belangrijke randvoorwaarde voor het slagen van een dergelijk overlegorgaan is in ieder geval dat het veld wordt betrokken bij de contouren van zo’n overlegorgaan. Als procesbegeleiders hebben we er voor gekozen om door middel van verschillende interactieve werksessies met het veld deze contouren te bepalen. Hierdoor is een open samenwerking en wisselwerking tussen de verschillende betrokkenen ontstaan, die ertoe hebben geleid dat sportverenigingen in coproductie met elkaar zijn gekomen tot het formuleren van de doelstelling dat ‘Het Overlegorgaan Sport in verschillende fasen in het beleidsproces wil komen tot afstemming tussen het gemeentelijk sportbeleid en de wensen, behoeften, kansen en knelpunten die zich voordoen in het veld, om op basis daarvan te komen tot een kwalitatief hoogwaardig sport- en beweegklimaat, een laagdrempelig sport- en beweegaanbod in de gemeente Maastricht en een verhoging van de sportdeelname’.

Kernpunt van het overlegorgaan is een interactieve beleidsontwikkeling; in verschillende fasen van het beleidsproces bestaat de mogelijkheid dat het veld wordt betrokken bij het beleid. Die fasen zijn achtereenvolgens:
1. agendavorming
2. beleidsvoorbereiding
3. beleidsbepaling
4. beleidsuitvoering
5. beleidsevaluatie

Dit betekent voor Maastricht dus dat het veld niet pas wordt betrokken op het moment dat het beleid is vastgesteld, maar al tijdens de fase van planvorming is er de mogelijkheid om invloed uit te oefenen. Dit bijvoorbeeld door middel van raadpleging over voornemens, coproductie van plannen en advisering aan de gemeente.

Oss kiest voor een meer informele, niet geïnstitutionaliseerde wijze van dialoog en overleg.
Een eerste proef werd genomen bij het meedenken over de totstandkoming van het Integraal Huisvestings Plan. Daarbij werd het ‘sportdomein’ uitgenodigd om in twee rondes input te leveren voor het plan. Buitensport- en binnensportverenigingen leverden hun inhoudelijke aandeel in deze twee rondes. De gemeente koos daarbij welbewust voor een open dialoog: men wilde zich vooraf niet laten leiden door beperkingen, conditioneringen, vooringenomen stellingen en opinies. Deze aanpak leidde bij de buitensport tot enthousiasme en het uitspreken van de behoefte om in de toekomst op een vergelijkbare wijze bij belangrijke beleidsthema’s betrokken te worden. De binnensportverenigingen vertoonden een meer terughoudende reactie. Men onderkende het belang van een collectief gedragen visie, maar aan de andere kant wees men op de grote diversiteit van de verenigingen waardoor gezamenlijke standpunten moeilijk te bereiken zouden zijn.

Beide gemeenten hebben er dus voor gekozen om niet eerst een nota/plan op te stellen waarop het veld in de vorm van een inspraakronde kan reageren, maar de plannen zijn in coproductie met het veld tot stand gekomen. Met interactieve werkvormen is input verzameld voor een conceptnotitie die, voordat het College hierover beslist, nog een rondje maakt langs een vertegenwoordiging van de sportverenigingen.

Belangrijke aandachtspunten/adviezen
Uit de wijze waarop wij als begeleiders het interactieve proces hebben gevoerd willen we enkele adviezen uit de praktijk geven.

1. Maak zoveel mogelijk gebruik van interactieve werkvormen. Deze interactieve werkvormen zijn belangrijke instrumenten om de dialoog op gang te brengen. Zet deze werkvormen niet alleen in bij het vormgeven van notities en plannen, maar ook bij de wijze waarop de overleggen vorm worden gegeven. De structurele overleggen tussen gemeente en sportverenigingen moet feitelijk zo min mogelijk op traditionele vergaderingen lijken.

2. Zet een onafhankelijk procesbegeleider in. Bij het betrekken van het veld bij de plannen van de gemeente blijkt dat er vaak nog wat oud zeer ligt. Een patroon dat steeds terugkomt is dat de sportverenigingen zich te weinig betrokken voelen bij het opstellen van sportbeleid. Bij de start van een bijeenkomst zijn er dan ook altijd bestuurders die al dan niet terecht eerst terugkijken en dan mee willen denken. Een onafhankelijk procesbegeleider kan in zijn rol aangeven dat hij het proces mede vorm wil geven en zich met de inhoud niet te veel wil bemoeien.

3. Maak duidelijk dat er in dit soort processen geen winnaars of verliezers zijn. Benadruk dat het belangrijk is waarom iemand iets vindt. Een open houding en veilige omgeving zijn twee succesfactoren voor het slagen van de dialogen.

4. Hoewel kan worden gekozen voor een structureel overlegorgaan of voor het eens in de zoveel tijd organiseren van bijeenkomsten tussen de gemeente en sport, uitermate belangrijk is duidelijk te zijn over de status en het proces van deze overleggen. Gaat het om een raadpleging of consultatie? Een toetsing van beleid? Wat wordt er gedaan met de uitkomsten van de dialogen? Wanneer worden belangrijke besluiten genomen? Deze transparantie over de status en het proces is belangrijk omdat op deze wijze geen valse verwachtingen worden gewekt.

5. Als procesbegeleider neem je in principe een neutrale positie in. Om het proces goed te kunnen leiden is het belangrijk goed op de hoogte te zijn van het centrale doel van de overleggen/bijeenkomsten. Op die manier kan worden voorkomen dat het proces ongeleid wordt en te veel verschillende richtingen op gaat. Voorgestructureerde werkboekjes en werkbladen zijn een goede manier om de structuur te bewaken.

6. Doe aan nazorg. Niets is ‘dodelijker’ dan het aangaan van een dialoog zonder dat er een zichtbaar vervolg is. Laat ingenomen standpunten en ingebrachte onderdelen herkenbaar terugkomen in beleidsnotities.

Johan Steenbergen (j.steenbergen@kennispraktijk.nl) is directeur van Kennispraktijk – voor sport, onderwijs en gezondheid. Hij is als adviseur betrokken bij het interactief vormgeven en begeleiden van samenwerkingsverbanden en overleggen.

Cees van Loon (cvloon@veluwe.net) is eigenaar van Van Loon & Werken. Hij is als adviseur, interim manager en coach betrokken bij sportbeleidsontwikkeling en doet dat bij voorkeur op interactieve wijze.