Is het mogelijk een trainer meer te vergoeden dan is vrijgesteld in de vrijwilligersregeling, zonder dat de vereniging inhoudingsplichtig wordt voor de loonbelasting?

Een dienstbetrekking is aanwezig wanneer er sprake is van een gezagsverhouding, loon en het persoonlijk verrichten van arbeid.

Wanneer er geen sprake is van een ‘echte’ dienstbetrekking, kan er mogelijk sprake zijn van een ‘fictieve’ dienstbetrekking tussen de vereniging en de trainer. In de praktijk blijkt wanneer trainers in fictieve dienstbetrekking werkzaam zijn, dit doorgaans op grond van de zogenoemde ‘gelijkgesteldenregeling’ is. Er is sprake van een gelijkgestelde wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- de arbeidsverhouding/overeenkomst wordt aangegaan voor ten minste één maand; én
- de trainer werkt doorgaans op ten minste twee dagen per week, ongeacht het aantal uren per dag; én
- de vergoeding bedraagt ten minste 40% van het wettelijke brutominimumloon; én
- de trainer verricht de werkzaamheden persoonlijk.

In de praktijk is de Belastingdienst bij trainers snel van mening dat er sprake is van een dienstbetrekking. Wanneer trainers in dienstbetrekking werkzaam zijn voor de vereniging, heeft dit tot gevolg dat de vereniging inhoudingsplichtig is.

De vereniging zal zich dan moeten melden bij de Belastingdienst en maandelijks loonheffingen moeten inhouden en afdragen. Hiertoe dient de vereniging een loonadministratie aan te leggen en in beginsel maandelijks elektronisch aangifte te doen bij de Belastingdienst. Daarnaast rusten op de vereniging verplichtingen als:
- een loonstaat aanleggen;
- een ‘eerstedagsmelding’ doen;
- identiteit van de trainers vaststellen en een kopie identiteitsbewijs (geen rijbewijs!) bewaren;
- jaaropgaaf aan de trainer verstrekken.

Wanneer de normbedragen van de vrijwilligersregeling overschreden worden, en er is vastgesteld dat er sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking, betekent dit in beginsel dat het gehele honorarium loon vormt. Een uitzondering hierop vormen de kosten welke binnen de fiscaal hieraan gestelde regels onbelast vergoed mogen worden.

Verklaring Arbeidsrelatie (VAR)
De hiervoor beschreven inhoudingsplicht geldt niet wanneer de vereniging beschikt over een afschrift van een juiste en geldige verklaring arbeidsrelatie (VAR). Op het moment dat de trainer een verklaring Winst uit Onderneming of een verklaring DGA overlegt, kan inhouding van loonheffingen achterwege blijven. Een dergelijke verklaring wordt door de Belastingdienst over het algemeen alleen afgegeven aan trainers die beroepsmatig voor meerdere opdrachtgevers actief zijn.
Voorwaarde is dat de vereniging een kopie van het paspoort en een kopie van de VAR in de administratie bewaart en de werkzaamheden op de VAR overeenstemmen met de werkzaamheden die worden verricht. Verder dient de verklaring geldig te zijn ten tijde van het verrichten van de werkzaamheden.

Indien de trainer geen verklaring Winst uit Onderneming of DGA kan overleggen, en zijn werkzaamheden voor de vereniging niet verricht uit hoofde van een dienstbetrekking bij een andere werkgever, moet zoals hiervoor beschreven is beoordeeld worden of de vereniging loonheffingen moet inhouden en afdragen over de beloning.

Resumé
Wanneer de vereniging voornemens heeft meer te betalen dan de vrijgestelde bedragen van de vrijwilligersregeling, dient zij op grond van de vorenstaande regels te toetsen of er sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking. Mocht dit het geval zijn dan dient de vereniging op het loon van de trainer loonheffingen in te houden en af te dragen aan de Belastingdienst. Wanneer een trainer een VAR-DGA of een VAR-WUO kan overleggen, kan de inhouding van loonheffingen achterwege blijven.

Heeft u zelf een vraag?
Mailt u uw vraag dan aan goedbezig@nl.ey.com. NB: uitsluitend kennisvragen worden door Ernst & Young gratis behandeld. Voor complexe adviesvraagstukken geldt dat doorgaans niet.

Voor meer informatie: Matthijs Heeres, Matthijs.heeres@nl.ey.com of 06-3006 1946.
Postadres: Sportdesk Ernst & Young, Postbus 488, 3000 AL Rotterdam