Aanbesteding op basis van Total Cost of Ownership

De gemeente Vianen realiseert vervangende nieuwbouw voor de bestaande sportvoorziening Helsdingen. Naast de twee sporthallen en een multifunctionele zaal - tevens inzetbaar als dojo - wordt ook een zwembad gerealiseerd met onder meer een wedstrijdbassin dat geschikt is voor zwem- en waterpolowedstrijden. De gemeente stuurt ten behoeve van de realisatie en de aanbesteding aan op een zo efficiënt mogelijke beheer en exploitatie van de nieuwe accommodatie. Geïnteresseerden worden door de gemeente uitgedaagd om een zo duurzaam en goedkoop mogelijk exploitabele voorziening te ontwerpen, te realiseren en te onderhouden.

Een in dit soort situaties niet ongebruikelijke keuze is de aanbesteding volgens een zogenoemd DBMO-contract (of een DB-contract en apart MO-contract). Ofwel: één partij ontwerpt (Design) en realiseert (Build) de sportvoorziening, is gedurende x jaar verantwoordelijk voor al het technisch onderhoud (Maintain) en voert de gehele bedrijfsvoering (Operate) uit met een exploitatiebijdrage van de gemeente. De gemeente Vianen blijft in dit geval echter zelf verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de omschreven voorziening, in dit artikel nader geduid als ‘DBMO-light’. Belangrijk onderdeel van en daarmee risico binnen die bedrijfsvoering, zijn de kosten voor de energie- en waterlasten.

Het unieke nu van de hier gevolgde aanbesteding is dat dit onderdeel van de bedrijfsvoering wel onderdeel is van de aan te bieden diensten. Daarmee dwingt de gemeente de biedende partijen te kiezen voor een duurzaam, goed te onderhouden en goed te exploiteren ontwerp. Het risico van fluctuerende energie- en watertarieven legt de gemeente echter niet bij de aanbieder, wel dient de aanbieder de te verwachten energie- en waterverbruiken te berekenen én te garanderen. Indien het werkelijke verbruik hoger blijkt te liggen, worden de kosten van dat hogere verbruik verrekend met de aanbieder. Er wordt voor het onderhoud en het energie- en waterverbruik een contractduur van twintig jaar aangegaan. Al met al is in deze constructie sprake van een lichte versie van het DBMO-contract.

Uitdagende Vraagspecificatie
Uiteraard omvat de vraagspecificatie (Programma van Eisen) de specificaties van de prestaties waaraan het te realiseren gebouw en installaties bij oplevering dient te voldoen. Maar hoe specificeer je de technische staat (dus de kwaliteit van het onderhoud) waaraan het gebouw en de installaties tijdens gebruik dient te blijven voldoen? Alsmede de door de aanbieder te nemen maatregelen indien de ondergrens van die staat wordt onderschreden? En ook: hoe leg je de prestaties ten aanzien van het energie- en het waterverbruik vast? Alsmede de verrekening bij afwijkend presteren tijdens gebruik? Dat presteren van de voorziening in de gebruiksfase is daartoe onderverdeeld in twee hoofdaspecten:
1. het kwalitatief in stand houden van het gebouw (beheer en onderhoud gebouw en installaties);
2. het met het gebruik van het gebouw gepaarde gaande energie- en watergebruik (gas, elektra en water).

Het niveau van presteren en de kosten daarvoor moeten door de aanbieder worden gegarandeerd. De vraagspecificatie is daartoe in drie hoofdcompartimenten opgebouwd:
a. de functionele, ruimtelijke en technische prestatie-eisen voor ontwerp en de realisatie;
b. prestatie-eisen met betrekking tot de in stand te houden technische kwaliteit (beheer en onderhoud);
c. prestatie-eisen ten aanzien van het energiegebruik.

Alle eisen zijn steeds geformuleerd als te leveren prestaties. De aanbiedende marktpartijen dienen deze te garanderen, maar hebben alle ruimte om met eigen oplossingen te komen.

Total Cost of Ownership
Voor de gemeente zijn niet de investeringskosten bepalend voor het financiële presteren van de voorziening, maar de levensduurkosten (ofwel de totale kosten over de levensduur van het gebouw, ook wel Total Cost of Owership (TCO) genoemd). De TCO komt eenvoudig gesteld neer op de optelsom van de investeringskosten en de exploitatiekosten over een periode van een x-aantal jaar. De gemeente Vianen kiest voor een periode van twintig jaar.

De opdrachtnemer wordt dus verantwoordelijk voor ontwerp, realisatie, onderhoud en energiegebruik. De gemeente gunt niet op basis van de laagste investering, maar op basis van de laagste TCO. Via de aanbesteding worden potentiële voordelen maximaal naar boven gehaald en contractueel gegarandeerd. De gemeente profiteert direct in de vorm van duurzaamheid en duurzame exploitatie, vertaald in lagere financiële jaarlasten (TCO).

Beheer en onderhoud
Voor de in stand te houden technische kwaliteit van het complex moet worden voldaan aan de NEN 2767 ‘Conditiemeting van bouw- en installatiedelen’. Voor deze aanbesteding zijn drie scores relevant:

• Conditiescore 1:  Conditie uitstekend, nieuwbouwkwaliteit.
• Conditiescore 2: Conditie goed, invloeden van gebruik manifesteren zich in geringe mate, primaire functievervulling is gewaarborgd.
• Conditiescore 3: Conditie redelijk, plaatselijk zichtbare veroudering zonder dat de functie van het bouwdeel in gevaar komt.

Bij nieuwbouw dient de aanvangskwaliteit te voldoen aan ‘conditiescore 1’. De technische kwaliteit tijdens het gebruik mag vervolgens wisselen tussen ‘conditiescore 2 en 3’, waarbij het onderhoudsniveau bij een dreigend lagere conditiebepaling dan ‘conditiescore 3’ weer op tenminste ‘conditiescore 2’ moet worden gebracht.

Energiemanagement
De opdrachtnemer geeft voor zijn ontwerp op basis van gegeven bezoekersaantallen, openingstijden en referentietemperaturen, de volumes aan voor het gebruik van gas, elektra en water (het referentie-energieverbruik). Deze contractueel vastgelegde energievolumes betaalt de gemeente (zij kan zelf het goedkoopst energie inkopen). Vervolgens verrekent de gemeente overschrijdingen van de contractueel vastgelegde volumes met de aanbieder, mits deze door een afwijkende kwaliteit van het gebouw en de installaties worden veroorzaakt. Het extra energieverbruik dat wordt veroorzaakt door een afwijking in het aantal bezoekers, in openingstijden of in aantal graaduren, wordt gewoon betaald door de gemeente.

Afsluitend
De gemeente heeft met een ‘DBMO-light’-contract gekozen voor een toekomstgerichte aanbesteding met oog voor de exploitatie (het beheersen van de kosten van de exploitatie). Een dergelijke aanbesteding is niet eerder vorm gegeven. Het vergde ten eerste het opstellen van een op de D, B, M en de O-light prestaties gerichte vraagspecificatie. Ten tweede moest de nieuwe aanbestedingsstrategie en de bijpassende Model Bouw Overeenkomst ontwikkeld worden. Uit de selectiefase zijn vier geschikte partijen (de vijfde haakte later af) naar voren gekomen. Deze hebben eind augustus hun vier stuk voor stuk uitstekende maar vooral ook (positief) verrassende ontwerpen en aanbiedingen ingediend. Begin oktober vindt de definitieve gunning plaats waarvan nu al zeker is dat de gemeente met haar aanbesteding volledig in haar doel zal zijn geslaagd: een mooie en vooral ook zorgeloos te exploiteren sportvoorziening.