door: Frans-Joseph Simons & Lucas Meijs

Besturen en bestuursleden spelen een belangrijke rol in het mogelijk maken van sportactiviteiten. Zij geven vorm aan de organisatie, moeten de missie en visie bewaken, zorgen dat iedereen binnen de club doet wat ‘ie moet doen en verantwoorden of de contributies goed worden besteed. Gelukkig functioneren sportbesturen meestal goed genoeg. Maar soms zijn het ook net 'Boards From Fell'. Dit is de aansprekende titel van een boekje van Susan Scribner uit 1991. 

We zullen hieronder enkele voorbeelden beschrijven van Susan Scribners niet-functionerende besturen, en daarbij kort ingaan op mogelijke oplossingen. Wie weet herkent u één of meer omschrijvingen, hoewel de meeste voorbeelden hopelijk ver weg liggen van uw eigen sportclub.

Het spookbestuur
Een eerste variant van slechte besturen zijn de spookbesturen. Dit zijn besturen die eigenlijk maar weinig vergaderen en waarbij er iedere keer andere gezichten zijn: de introducties van nieuwe leden duren bij elkaar vaak langer dan de vergadering zelf. De bestuursleden zijn over het algemeen slecht geïnformeerd. Ze ontvangen stapels papier, maar lezen die niet, waardoor discussies vaak lang duren en niets opleveren. Naast zo’n spookbestuur is er vaak een dagelijks bestuur, waardoor de vereniging toch vooruit komt. Dit bestuur bevat de echte leiders binnen de sportclub. 

Om de problemen met een spookbestuur op te lossen kan je denken aan het verduidelijken van de bestuursfuncties en functieomschrijvingen. Ook de manier waarop bestuursleden geworven en geselecteerd worden is misschien aan vernieuwing toe. Maar wellicht is de beste oplossing om de spookbestuurders in een adviesraad te zetten: waarschijnlijk voelen velen van hen zich toch al meer adviseur van het dagelijks bestuur dan echt verantwoordelijk en zo krijgt het dagelijks bestuur de ruimte die het verdient.

Het microscoopbestuur
Een tweede vorm zijn de zogenaamde microscoopbesturen. Waar de spookbesturen vooral fysiek en inhoudelijk afwezig zijn, zijn de microscoopbesturen juist erg aanwezig. Maar helaas zijn zij weinig daadkrachtig. Er wordt veel gepraat over de problemen van de club, maar weinig over oplossingen. En de weinige oplossingen die besproken worden beginnen vaak met: 'als we nu X hadden dan was het probleem zo opgelost, maar omdat…'

Scribner noemt dit analysis paralysis, ofwel zover door-analyseren dat er geen ruimte is voor het bedenken van oplossingen. De club komt tot stilstand; raakt als het ware verlamd. Oplossen is ingewikkeld, maar niet onmogelijk. Microscoopbesturen zijn vooral op zoek naar leiderschap. Training gaat daar niet bij helpen, vers bloed wel.

Het cheerleaderbestuur
De volgende variant zijn de cheerleaderbesturen. De naam zegt het al: deze besturen bejubelen voortdurend de voorzitter van de vereniging. Vaak is dat dan een dominante persoon; gedreven en met een goede visie, dat wel. Maar wellicht met slechte managementcapaciteiten en weinig gevoel voor tegenspraak. 

Vaak heeft deze voorzitter meerdere rollen, hoewel dit vanuit het perspectief van ‘good governance’ en transparant besturen uiteraard niet handig is. Zo zal hij, naast zijn voorzittersrol, in verschillende commissies binnen de club zitten, waar hij ook de touwtjes in handen houdt. En als hij dat niet zelf doet, dan vaak familie of een goede bekende (een supercheerleader). 

Follow the leader
Het bestuur van de club is in dit geval gewoon meer gecommitteerd aan de organisatieleider dan aan de organisatiedoelen. En dat leidt dan vaak tot symbolische commissies die de beleidsbeslissingen binnen de club overlaten aan de voorzitter. Weinig controle, veel applaus.

Oplossen? Maak de analyse, constateer de zwakheid van het bestuur en benoem een paar stevige lieden die tegengas durven te geven. Zorg ook hier weer voor duidelijke bestuursfuncties met functieomschrijvingen. En: zoek een andere leider. Misschien geeft dat ruzie, maar dan geeft het de vereniging wel weer een kans op zeggenschap over het bestuur van de eigen vereniging.

Het ‘Tennessee Fainting Goat’-bestuur
Een ander mooi voorbeeld zijn de ‘Tennessee Fainting Goat’-besturen. Deze besturen doen hetzelfde als de Tennessee Fainting Goat wanneer ze schrikken: ze vallen flauw! Bestuursleden vinden het hartstikke leuk om bestuurslid te zijn, maar vraag ze niet om een vergadering voor te zitten, om de club ergens te vertegenwoordigen of te presenteren, om te snappen hoe het jaarverslag werkt of wat dan ook. Ze beginnen dan onrustig naar het plafond te staren en als je wat doorduwt dan vallen ze inderdaad bijna flauw. 

Om dit op te kunnen lossen moet er eerst worden gesleuteld aan de cultuur van de club. Bestuursleden moeten elkaar durven aanspreken op ontwijkend gedrag. Daarnaast is het ook hier natuurlijk weer verstandig om te gaan werken met goede functieomschrijvingen.

Het verveelde bestuur
Of wat te denken van verveelde besturen? In dit soort futloze besturen heeft het gemiddelde bestuurslid echt geen enkel idee hoe de club presteert en welke richting het op gaat. Bestuursleden zijn eigenlijk niet betrokken bij de club, bij speciale projecten, commissies of taken. De bestuursleden hebben gewoon geen idee wat er van hun verwacht wordt. 

Daarnaast zijn ze dermate weinig bij de vereniging betrokken dat leden en bestuur elkaar niet kennen en elkaar op straat zo voorbij zouden lopen. De oplossing is hier eigenlijk vrij simpel: schenk meer aandacht aan de bestuursleden. Geef eens een feestje! En een welgemeend bedankje op zijn tijd kan ook geen kwaad.

Boardettes en boardello’s
Naast verschillende bestuurstypen geeft Scribner ook een paar mooie voorbeelden van individuele bestuursleden. Zo zijn er de boardettes, bestuursleden die elkaar vooral heel erg goed kennen. Ze nemen elkaars taken over en zijn gewoon gezellig, maar wel nutteloos. 

Boardello’s daarentegen zijn bijna verslaafd aan besturen. Zij kunnen gewoon geen nee zeggen wanneer een bestuur iets van hen vraagt. Boardello’s zijn op het eerste gezicht geweldig. Maar ze komen niet vaak, belangenverstrengeling ligt om de hoek, ze weten vaak niet precies waar de vereniging voor staat en wanneer hun zittingstermijn voorbij is, zijn ze weg zonder dat je het gemerkt hebt. 

Mutant Ninja Turtles
Echt vervelend zijn de bestuursleden die zich gedragen als Mutant Ninja Turtles. Dat zijn heel activistische bestuursleden die bij de werving heel leuk lijken en een bepaalde achterban vertegenwoordigen. Maar na een tijdje lijkt het wel alsof ze de club, de andere bestuursleden, de sporters en hun ouders en eigenlijk ook de ochtendzon haten. Deze bestuursleden verstoren de vergaderingen met hun zelfuitgeroepen rol als 'advocaat van de duivel'. Het lijkt alsof ‘nee’ hun favoriete woord is. 

Het ergste is nog dat ze zo hinderlijk en vervelend zijn dat er zelfs over hen wordt gesproken als ze niet aanwezig zijn. ‘Wat zal Henk hier de volgende keer van zeggen… berg je maar.’ De verschillende oplossingen voor deze bestuurlijke vechtmachines liggen misschien niet voor de hand. Wat te denken van: ‘Omhels hen, en laat ze dan alleen.’ Ook kun je de vergadering naar een tijdstip verplaatsen waarop ze niet beschikbaar zijn, of een spookbestuur creëren en hen alle verantwoordelijkheden geven.

Diepe zakken en klinkende namen
Natuurlijk zijn er ook minder dramatische voorbeelden. Deep-Pocketbestuursleden zijn vooral geworven omdat ze geld willen doneren, maar niet om ze mee te laten praten. Een deep-pocketbestuur is misschien niet handig, maar een vermogend bestuurslid is zeker welkom bij de sportclub.

Dartboards ‘gooien’ de schuld voor alles bij iedereen, maar natuurlijk nooit bij zichzelf. Billboardbestuursleden zijn goed voor prachtige jaarrapporten met indrukwekkende namen en foto’s van het bestuur. Ze gaan voor maximale erkenning en status voor zo weinig mogelijk werk. Surfboards vergaderen vooral op prachtige locaties, maar daadwerkelijk besturen is een beetje te veel gevraagd. 

Van sleutelbestuur tot Boogieboard
En wat te denken van Sleutelbesturen die vooral bedoeld zijn om de ereleden van de club nog een rol te geven. Of Sjouwbesturen die vooral gericht zijn op geld binnenhalen en dingen doen, maar die je niet kunnen vertellen wat dat hele harde werken de club nou eigenlijk oplevert. Bijzetbesturen zijn erg goed in het opstarten van ad-hoc-groepjes om hun eigen verantwoordelijkheden uit de weg te gaan. 

Ook mooi zijn de Ouijabesturen met de grote visionairs, die echter niet kunnen vertellen hoe de vereniging deze toekomstvisie moet bereiken. En om heel eerlijk te zijn, wie wil er niet lid zijn van een Boogieboard: superfeesten en heel veel plezier. Hoezo bestuurswerk?

Karikaturen
Het zal duidelijk zijn. Neem de voorbeelden niet te serieus, maar spiegel uzelf met een glimlach. Loop ze in uw sportclub of vereniging eens door met uw bestuursleden. Wie weet is het toch herkenbaar. En denk erom, de meeste problemen zijn op te lossen met duidelijke functie- en taakomschrijvingen, een duidelijk profiel en het goed afstemmen van de verwachtingen. De tijd van bestuursleden is te kostbaar om te worden verspild. Maar de doelstellingen van de club waaraan ze leiding moeten geven zijn meestal nog veel belangrijker.

Verder lezen
Scribner, S. M. (1991). Boards from Hell. Scribner & Associates is met een beetje geluk hier te bestellen.

Frans-Joseph Simons is bedrijfskundige en historicus en werkt als onderzoeker aan de Rotterdam School of Management, Erasmus Universiteit. 

Prof. dr Lucas Meijs is als hoogleraar ‘Strategische Filantropie en Vrijwilligerswerk’ verbonden aan de vakgroep Business-Society Management van de Rotterdam School of Management, Erasmus Universiteit.