Tips en tricks voor het houden van een digitale ALV

door: Mats Meijerhof & Antoine Schijf & Marianne Verkade

Ruim een jaar geleden stond bij de meeste sportverenigingen een Algemene Ledenvergadering (ALV) op de agenda. Toen nog in het clubhuis, de kantine of een vergaderzaal, met de mogelijkheid om na te praten. ALV’s werden echter door de coronamaatregelen noodgedwongen uitgesteld, maar ook gedurende het jaar zag het er niet naar uit dat er een normale ALV kon worden georganiseerd. Door de komst van de tijdelijke wet Covid-19 (de spoedwet) in april 2020 werd het mogelijk om een volledig digitale ALV te houden. Een jaar later maken we de balans op. Is de digitale ALV toekomstmuziek of komen leden hiervoor weer bij elkaar zodra dat kan?

Een digitale ALV bestaat uit twee aspecten: het houden van de vergadering inclusief de presentatie en discussie en het stemmen over besluitpunten. Door de spoedwet werd het ook mogelijk om bijvoorbeeld via Microsoft Teams of Zoom een digitale ledenvergadering te houden. Stemmen kon onder andere door de ‘raise hands’-functie. Dat werd dan ook massaal gedaan. Daarnaast zijn er verschillende stemtools beschikbaar die stemmen registreren. 

Maar hoe werd het houden van een digitale variant van de ledenvergadering ervaren? Uit een enquête onder Utrechtse sportverenigingen blijkt dat de digitale ALV door iedereen als positief is ervaren. Wel geeft 85% van de verenigingen aan dat ze in de toekomst het liefst weer fysiek vergaderen. De overige 15% denkt aan een combinatie tussen fysiek en digitaal, oftewel een hybride ALV. Gemiddeld waren er 22% meer leden bij een digitale ALV dan bij een fysieke ALV vóór de coronacrisis. Verenigingen hebben aangegeven ervoor te willen zorgen dat leden in de toekomst de ALV digitaal kunnen bijwonen. Vooral ouders van jeugdleden zijn bij een digitale ALV vaker aanwezig dan bij een fysieke ALV. Een ander bijkomend voordeel is – zo blijkt uit het onderzoek – dat een digitale ALV gemiddeld 18 minuten korter duurt dan een reguliere ALV.

In de toekomst ook een digitale ALV: wat moet je regelen? 
Als verenigingen ook in de toekomst een digitale ALV of een hybride variant willen organiseren, dan is het zaak om dat juridisch mogelijk te maken. Wanneer de spoedwet komt te vervallen en een sportvereniging in de toekomst een digitale ALV wil organiseren, moeten die mogelijkheid worden opgenomen in de statuten.
Het advies aan sportverenigingen is om bij grote beslissingen (bijvoorbeeld verhuizingen, fusies of uitzonderlijke contributiewijzigingen) nu al een stemtool te gebruiken. Hierin kunnen verenigingen de uitgebrachte stemmen vastleggen en kan de identificatie van de stemgerechtigden worden geverifieerd. NOC*NSF geeft op haar website diverse tips voor stemtools.

Zo maak je een digitale ALV leuker en makkelijker
Nu het tweede jaar van deze coronacrisis is ingegaan, betekent dat ook dat veel verenigingen wederom voor de uitdaging van een ALV staan. Na een jaar ervaring opdoen, zijn er wel verschillende tips en tricks: 

• Zo is gebleken dat het fijn is voor zowel bestuurders als leden wanneer er duidelijke regels en etiquette worden gehanteerd bij het online vergaderen met betrekking tot vragen stellen of het gebruik van de vergadertool.

• Helaas laat de techniek ons nog wel eens in de steek. Oefen daarom de digitale ALV met het bestuur. Door die generale repetitie voorkom je digitale problemen bij de daadwerkelijke ALV. Veel leden werken in deze thuiswerktijd al veel met videobel applicaties. Andere leden juist helemaal niet. De kans bestaat dat deze, digitaal minder vaardige, leden afhaken voor de ALV. Dat kunnen verenigingen voorkomen door een buddysysteem. Zo helpen leden elkaar met de technische uitdagingen en kunnen er toch zoveel mogelijk leden bij de digitale ALV aanwezig zijn. 
   
• Hoewel blijkt dat de opkomst bij digitale ALV’s gemiddeld iets hoger is, hopen bestuurders natuurlijk op nog meer aanwezige leden. Een leuke en aantrekkelijke manier om meer leden naar de ALV te ‘lokken’ is door een sociaal element toe te voegen aan de digitale ALV. Vraag bijvoorbeeld de feestcommissie om een online pubquiz te organiseren na afloop van de ALV of een andere online activiteit. Bestuurders werken hierdoor ook aan de ledenbetrokkenheid in deze tijden van afstand. Win-win dus. 

Mats Meijerhof is bezig met de master Sportbeleid en Sportmanagement aan de Universiteit Utrecht, en tevens werkzaam bij SportUtrecht, als projectmedewerker binnen het team Sportclubadvies. Daarnaast is hij actief binnen voetbalvereniging SV Helios te Deventer, als spelend lid, trainer en vrijwilliger.

Antoine Schijf werkt bij Rotterdam Sportsupport als verenigingsconsulent Toekomstbestendige Verenigingen. Binnen het thema Organisatie ondersteunt hij Rotterdamse sportverenigingen en scoutinggroepen bij o.a. de juridische zaken. Hiervoor heeft hij jaren als advocaat en jurist gewerkt.

Marianne Verkade is werkzaam bij de gemeente Amsterdam als coördinator Sportstimulering. Daarbij ondersteunt en adviseert zij sportaanbieders uit Amsterdam Zuidoost en Weesp over allerlei thema’s. Bij haar eigen volleybalvereniging is ze actief als trainster en scheidsrechter.