In zes stappen meer halen uit je sportevenement

door: Marieke Postma-de Groot

Hoe geef je als evenementenorganisatie concreet invulling aan een thema als participatie en cohesie? Wie kan of moet je daarbij betrekken? Hoe zorg je dat alle positieve aandacht, energie en betrokkenheid die optreedt tijdens een evenement uiteindelijk duurzaam wordt en bijdraagt aan maatschappelijke doelstellingen? Maar ook: wat zijn realistische verwachtingen en aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan?

De antwoorden op deze en andere vragen rondom het maximaliseren van de maatschappelijke spin-off van een sportevenement zijn voor iedereen anders en niet zo eenvoudig te beantwoorden. Maar met het stellen van de juiste vragen en bruikbare tips en informatie(bronnen) binnen handbereik kun je een heel eind komen. Door goed en bij voorkeur al in een vroeg stadium stil te staan bij de mogelijkheden voor maatschappelijke spin-off, kan de waarde van het sportevenement sterk worden vergroot.

Een praktisch instrument: checklist en handboek maatschappelijke spin-off
Met medewerking van NOC*NSF, NISB en Kenniscentrum Events ontwikkelde DSP-groep - in opdracht van VWS - een checklist en een handboek. De checklist – een stappenplan – vormt de basis: door de vragen te beantwoorden ontstaat een gedegen plan van aanpak voor het genereren van maatschappelijke spin-off. Het handboek biedt achtergrondinformatie bij alle stappen uit de checklist. Het instrument is het resultaat van praktijk- en literatuuronderzoek op het terrein van (maatschappelijke spin-off van) evenementen en projectmatig werken. Met deze checklist wordt de organisator van evenementen geholpen om antwoord te geven op de vraag hoe je met een evenement daadwerkelijk invulling geeft aan participatie, imago en beleving. De organisator kan onder andere richting subsidieverlener aangeven hoe hij dat van  plan is te realiseren. Tijdens de ontwikkeling is de checklist meerdere malen voor toetsing voorgelegd aan diverse partijen in de praktijk. Samen bundelen het handboek en de checklist de belangrijkste kennis en ervaringen van dit moment en beiden zullen regelmatig worden geactualiseerd.

Voor wie?
Beide documenten zijn geschreven voor partijen die zich coördinerend (veelal evenementenorganisatoren werkzaam bij bonden, sportverenigingen of stichtingen) of beleidsmatig (veelal gemeentelijk) bezig houden met het vergroten van het maatschappelijk rendement van sportevenementen. Voor de eerste groep helpt het instrument om de belangrijkste stappen en vragen te identificeren om tot een gedegen plan te komen. Voor de tweede groep kan het instrument helpen om verwachtingen vanuit het beleid richting (de organisatie van) sportevenementen duidelijk te maken en/of kan het ingezet worden als inspiratie/leidraad voor een op te stellen subsidiekader voor dit thema.

Gebruiksmogelijkheden
De checklist en het handboek zijn te gebruiken voor zowel grote, internationale (top)sportevenementen als voor kleinere, lokale evenementen. Betrokkenen van beide type evenementen staan voor dezelfde vragen, alleen de diepgang en invulling verschilt. Er zijn grofweg drie gebruiksmogelijkheden:

1. Stappenplan – hulp bij het maken van plannen. In dit geval ligt het voor de hand om alle stappen te doorlopen.
2. Gespreksleidraad – biedt een kader voor gesprekken, zowel intern als met (potentiële) samenwerkingspartners.
3. Evaluatie-instrument – doorlichten van bestaande activiteiten. Doen we het goede en doen we het goede goed?

De zes stappen
Elke stap van de checklist bestaat uit vragen, tips en aandachtspunten die een denkkader bieden. Vaak wordt er bij de start van een evenement gestart met de vraag: wat gaan we doen? In deze checklist is dat heel bewust pas de vierde stap, zoals hieronder te zien is:


Diverse praktijkvoorbeelden maken duidelijk dat het goed is dat eerst wordt gekeken naar de omgeving en betrokken organisaties om relevante maatschappelijke thema's te identificeren. Daarna is een cruciale stap om concrete doelen voor een duidelijke afgebakende doelgroep te definiëren. Dat maakt een gerichte keuze van spin-off activiteiten mogelijk, brengt relevante samenwerkingspartners in beeld en maakt evalueren makkelijker. Er is ook nadrukkelijk aandacht voor evalueren om duidelijk te maken dat het creëren van maatschappelijke spin-off meer is dan een vage ambitie. Een goede evaluatie die inzicht geeft op 'harde' resultaten als ook 'het verhaal achter de cijfers' (kritische succesfactoren) is niet alleen belangrijk in het kader van de verantwoording maar biedt ook aanknopingspunten voor verbetering.

Theorie versus de weerbarstige praktijk
Uiteraard is de praktijk weerbarstiger dan een simpel stappenplan. Elk sportevenement heeft te maken met tijdsdruk, onverwachte gebeurtenissen, bestuurlijke en politieke belangen en (een gebrek aan) randvoorwaarden, die allemaal een belangrijke en soms doorslaggevende rol hebben in het al dan niet slagen in het doel om (meer) maatschappelijke spin-off te creëren. Dat laat echter onverlet dat de kans van slagen een stuk groter wordt wanneer er een gedegen en gedragen plan wordt gemaakt waar vanaf de start aandacht, tijd en middelen voor worden vrijgemaakt. Op die manier kan meer worden gehaald uit de vele mooie sportevenementen die plaatsvinden.

Voor subsidieaanvragen bij VWS in het kader van het evenementenbeleid vormen de checklist en het handboek de basis van de aanvraag. De aanvraag voor het 'side events'-programma moet zich richten op het duurzaam versterken van maatschappelijke spin-off en wordt in samenspraak met de (maatschappelijke) partners opgesteld. Een andere verplichte voorwaarde voor het verkrijgen van subsidie is het uitvoeren van een gedegen monitoring en evaluatie. De uitkomsten daarvan worden gedeeld op de website Modelaanpak evenementen, zodat anderen hier weer hun voordeel mee kunnen doen. Zo ontstaat steeds meer inzicht in wat werkt en waarom dat zo is.



Marieke Postma-de Groot is werkzaam als onderzoeker bij DSP Groep. Voor meer informatie: Marieke Postma-de Groot, mpostma-degroot@dsp-groep.nl of 020-625 7537.