Een goede organisatie en een goede controle kunnen fraude in sportverenigingen helpen voorkomen

door: Maarten den Ouden

Fraude in uw eigen sportvereniging!? U moet er natuurlijk niet aan denken. De praktijk leert dat veel sportbestuurders er inderdaad niet aan denken. Totdat er zich daadwerkelijk een fraude voordoet in de eigen vereniging. In de meeste gevallen is dat een regelrechte ramp. Veel geld weg én de penningmeester (want meestal is het de penningmeester die de fraude pleegt) ook weg. Hoe voorkomt u dat fraude ook in uw vereniging plaatsvinden? In dit artikel volgen enkele tips voor bestuurders van verenigingen.

Ook de afgelopen maanden zijn er weer diverse fraudes in de sportwereld aan het licht gekomen:
- bij de Biljartbond Nijmegen is er een schade van ‘zeker enkele duizenden euro’s’. Hoe groot de schade precies is, is onzeker want de penningmeester is spoorloos. Zie hier.
- binnen de supportersvereniging van voetbalclub Go Ahead Eagles in Deventer is gesjoemeld met de opbrengsten. Ook hier is de hoogte van de schade nog onduidelijk. Zie hier.
- eveneens in Deventer heeft de penningmeester van de hockeyvereniging in een periode van drie jaar zo’n € 100.000 verduisterd. Zie hier. De consequenties daarvan leidden onder meer tot het vertrek van de hoofdtrainer. Zie hier.
- verduistering door de penningmeester van Bucephalus in Barsingerhorn bezorgt deze paardensportvereniging een schadepost van € 44.000. Zie hier.
- bij SV Lelystad ’67 ging de penningmeester er met € 120.000 vandoor. In verband daarmee heeft het bestuur van de business club ook haar functie neergelegd. Zie hier.

Dit lijstje kan moeiteloos worden aangevuld met recente grotere en kleinere fraudezaken bij organisaties die in grote lijnen net zo’n slecht beveiligde financiële organisatie hebben als veel sportverenigingen: drie kerken (Gereformeerde Kerk in Zeewolde € 360.000),
parochie Lichtenvoorde, (‘een aanzienlijk geldbedrag’), een pastoor in Kerkrade € 75.000, een politieke partij € 20.000, een bewonersvereniging in Schiedam € 34.000. En zelfs de Occupy-beweging lijkt niet aan financiële fraude te ontkomen (in Arnhem en in Dordrecht).

Drie vragen
Is er een goede kans dat uw vereniging binnenkort kennis maakt met het fenomeen ‘fraude’? Om die vraag te beantwoorden moet u drie vragen stellen. Dat is niet de vraag ‘is onze penningmeester te vertrouwen?’. Elke vereniging zal die vraag natuurlijk positief beantwoorden, immers anders was de penningmeester nooit in zijn functie benoemd. De vragen die u wel moet stellen, zijn:

1. Stel uw penningmeester haalt vandaag de helft van het contante geld uit de clubkas en steekt het in zijn eigen zak. Weet u zeker dat dit binnen een maand ontdekt wordt?

2. Stel uw penningmeester boekt vandaag de helft van het banksaldo over naar zijn eigen rekening. Weet u zeker dat dit binnen een maand ontdekt wordt?

3. (Deze vraag stelt u aan de penningmeester.) Hoeveel van de jaarlijkse ‘kascontroles’ door de kascommissie zijn de afgelopen jaren nou echt degelijk uitgevoerd?

Mijn ervaring is dat 95% van de bestuursleden van verenigingen de eerste twee vragen met ‘nee’ beantwoordt. Zelfs als we de periode van een maand vervangen door een half jaar blijft meer dan 90% deze vragen met ‘nee’ beantwoorden. En het antwoord van de meeste penningmeesters op vraag drie is ‘ik heb nog nooit een echt goede kascontrole meegemaakt’.

Kent u het gezegde ‘de gelegenheid maakt de dief?’ Om fraude te voorkomen zult u dus moeten zorgen dat er geen gelegenheid is. Dat is geen blijk van wantrouwen jegens de penningmeester. Het is een kwestie van zuinig zijn op uw eigen penningmeester door hem bescherming te bieden. En het is ook een kwestie van het als gezamenlijk (!) bestuur de verantwoordelijkheid nemen voor het geld dat de leden bijeen hebben gebracht.

Drie maatregelen
1. Kasgeld
Om te voorkomen dat de penningmeester een greep in de (contante) kas doet is er een simpele oplossing: schaf de kas af! Streef ernaar om alle ontvangsten en betalingen via de bankrekening van de vereniging te doen. Een voordeel daarvan is ook dat automatisch geregistreerd wordt hoeveel van wie is ontvangen en hoeveel aan wie is betaald. Weet u trouwens dat het afgelopen jaar twee penningmeesters van een voetbalvereniging thuis zijn overvallen? De overvallers wisten dat er geld van de vereniging te halen was. Door de kas af te schaffen is dit probleem ook meteen uit de wereld. Als het niet mogelijk blijkt om de contante kas helemaal af te schaffen kan het bestuur afspreken dat bij een kassaldo groter dan (bijvoorbeeld) € 100 de penningmeester het meerdere direct bij de bank moet afstorten.

2. Betaalrekening
Een eenvoudige maatregel om tijdig te signaleren dat onterecht geld van de bankrekening van de vereniging wordt weg geboekt is de volgende. Bij elke bestuursvergadering neemt de penningmeester de dagafschriften van de bankrekening mee en een ander bestuurslid (liefst een vast persoon) bladert deze dagafschriften even door. Zoiets kan binnen vijf minuten gebeuren.

Een alternatieve en meer eigentijdse maatregel is om één van de bestuursleden de mogelijkheid te geven om de financiële mutaties op de bankrekening via internet te volgen. Wie bijvoorbeeld bankiert bij ING kan iemand anders ook toegang verlenen tot het internetbankieren. De penningmeester is de enige die de ‘TAN-codes’ heeft die nodig zijn om daadwerkelijk geld te kunnen overboeken, maar een tweede bestuurslid kan dus alle mutaties volgen.

Deze maatregelen signaleren misbruik in een vroeg stadium, maar werken natuurlijk ook preventief!

3. Een goede kascommissie
Het is wat minder eenvoudig maar zeker niet onmogelijk om te bewerkstelligen dat de jaarlijkse kascontroles voortaan gewoon goed en degelijk worden uitgevoerd. Het is trouwens juister om in plaats van over ‘kascontroles’ te spreken over ‘controles van het financieel verslag’, want deze controles houden veel méér in dan alleen het tellen van kasgeld!

Een goede kascommissie zal fraude van enige omvang in de verenigingsadministratie altijd ontdekken. Het is dan onbestaanbaar dat een grote fraude meer dan een jaar voortduurt. Kascommissies hebben dus een grote verantwoordelijkheid. De algemene ledenvergadering moet erop kunnen vertrouwen dat de kascommissie zijn belangrijke werk goed uitvoert.

De Kascommissiegids
Tot voor kort was in ‘Nederland verenigingsland’ geen enkel boekwerkje en ook geen informatie op internet beschikbaar met praktische tips voor de kascontrole. Maar in die leemte is sinds 2008 voorzien door De Kascommissiegids (www.kascommissiegids.nl). Stap voor stap wordt in deze gids voor elke post van het financieel verslag uitgelegd hoe de controle kan worden gedaan en wat de bijbehorende aandachtspunten zijn.

Ook bevat De Kascommissiegids praktische checklists voor de controle. Bezitters van het boek kunnen via de website deze checklists downloaden en precies op maat maken voor de situatie van hun eigen vereniging.

Zelfs iedere ervaren registeraccountant zal bij zijn controles altijd gebruik maken van checklists. Controle van het financieel verslag van een vereniging is gewoon te veelomvattend om zonder checklist goed te kunnen doen. Een bestuur dat zijn verantwoordelijkheid voor de verenigingsfinanciën serieus wil invullen, zal daarom van de kascommissie verlangen dat checklists gebruikt worden. Frauduleuze en financiële uitglijders kunnen het voortbestaan van een vereniging op het spel zetten en zetten altijd een forse domper op de goede sfeer binnen een vereniging. Het is daarom in ieders belang dat de kascommissie zijn werk goed verricht.

In De Kascommissiegids vindt u behalve checklists voor uw kascommissie óók nog andere concrete tips om het geldverkeer en de administratie te beveiligen.

Het motto is: vertrouwen is goed, de controle moet ook goed zijn en de organisatie ook.

Drs. Maarten den Ouden is verenigingsman, bedrijfseconoom en registeraccountant. Hij is auteur van De Kascommissiegids. Zie www.kascommissiegids.nl. Bezitters van het boek kunnen via deze site ook de handige checklists downloaden en vragen stellen aan de auteur.