De sportorganisatie wordt zijn eigen uitgever...

door: Gert Meydam

Websites zorgen voor snelheid en interactiviteit van informatieoverdracht en dragen - wanneer goed ontwikkeld - bij aan een professionele uitstraling van de organisatie. Een volgende ontwikkeling is het digitaal beheren en toegankelijk maken van de grote hoeveelheid informatie die de afgelopen jaren binnen de organisatie is opgebouwd. Vaak betreft dit een verscheidenheid aan informatie, gerelateerd aan andere interne- en externe informatiebronnen. Bij een goede inrichting van dit proces verbeter je de kwaliteit en efficiency van het onderhoud en de toegankelijkheid van de informatie. Als organisatie ben je beter voorbereid op het adequaat anticiperen op de digitale ontwikkelingen die altijd blijven volgen. Het proces vraagt om meer samenwerking, zowel binnen als buiten de organisatie.

De website heeft zich in de afgelopen jaren bij menige organisatie ontwikkeld tot een platform waarbij de website als portal dient voor veel onderdelen die de organisatie uitdraagt. Bleven de eerste websites nog beperkt tot de actualiteit, een smoelenboek of informatie over de organisatie, tegenwoordig zijn ze voorzien van een uitgebreid scala aan functies. Niet alleen hebben ze interactieve functies, koppelingen met social media, blogfuncties, webshops en livestreaming van wedstrijden, ze functioneren ook als portal met een koppeling naar achterliggende programma’s. Deze functies worden geïntegreerd in de achterliggende processen binnen de organisatie. Zo raken de handelingen in de webshop het voorraadbeheer en de debiteurenadministratie, en heeft de interactieve invulling impact op het relatiebeheersysteem. Wanneer deze oplossingen goed zijn geïmplementeerd, dragen ze bij aan de efficiency- en kwaliteitsverbetering binnen de organisatie. Het is een prachtige ontwikkeling die niet meer is weg te denken en met de komst van andere devices een verdere ontwikkeling zal doormaken.

De sportorganisatie wordt zijn eigen uitgever...
Wanneer de integratie van deze ontwikkelingen binnen de bestaande processen heeft plaatsgevonden, de efficiencyverhoging en kwaliteitsverbetering zich hebben bewezen, is bij veel organisaties het moment aangebroken om zich te buigen over de inrichting van hun informatiestromen en het informatiebeheer. Veel organisaties hebben door de jaren heen een grote hoeveelheid aan te beheren en onderhouden informatie opgebouwd die op onderdelen via diverse mediakanalen wordt gedistribueerd. Het gaat vaak om lang bestaande informatieprocessen die bij diverse disciplines binnen de organisatie op hun eigen manier worden onderhouden en beheerd. Denk aan Word- en PowerPoint-bestanden, spreadsheets, pdf's en (digitale) kaartenbakjes. Bij dergelijke processen is de kans op redundantie (dubbele informatie) groot. Vaak ook is het proces ingericht naar de vorm waarin de informatie gedistribueerd wordt, veelal nog een papieren.

Deze processen hebben jarenlang voor hun doel uitstekend gefunctioneerd, maar zijn dikwijls erg persoonsgebonden ingericht en hierdoor kwetsbaar voor een organisatie. Bovendien is deze informatie vaak niet geschikt om digitaal op een goede wijze te ontsluiten. Het vraagt extra inspanning om deze informatie hiervoor geschikt te maken. Wil je dit soort informatie efficiënt kunnen beheren en ze via diverse media willen publiceren, dan zal het proces bij de bron moeten worden aangepast. Doe je dat niet, dan blijft het ‘dweilen met de kraan open’ en daardoor een arbeidsintensief proces. Bovendien blijft dit een drempel om op een adequate wijze te anticiperen op de digitale ontwikkelingen die zich aandienen.

Voor elke organisatie zal het moment verschillen waarop de vernieuwing van de informatiestromen en het informatiebeheer dienen te worden aangepakt. Maar dat zich een moment zal aandienen, is zeker. De behoefte aan digitale publicatie wordt groter, er worden hogere eisen gesteld aan de snelheid van informatieoverdracht, kwetsbaarheid maakt plaats voor continuïteit, efficiencyverbetering en kostenreductie, en nieuwe medewerkers vragen om eigentijdse processen. Met de inrichting van deze processen wordt de sportorganisatie zijn eigen uitgever...

Aanpak en samenwerking
Terwijl - zoals hiervoor beschreven - de bestaande processen van de informatiestromen en het informatiebeheer nog op zichzelf staan, zal de inrichting van de nieuwe processen veel meer afstemming vergen, zowel binnen als buiten de organisatie. Bij veel organisaties wordt de noodzaak onderkend om hier invulling aan te geven. Echter, het gebrek aan specifieke kennis en vaardigheden en de investering die dit vraagt, zijn er debet aan dat dit proces dikwijls in de wachtkamer wordt gezet. Een begrijpelijke prioritering - zeker in deze tijd - maar niettemin erg jammer, want er vallen veel efficiency- en kwaliteitsverbeteringen te behalen.
 
Onze ervaring bij grote en vooraanstaande informatieverwerkende organisaties - waaronder de overheid, uitgevers en kennisintensieve organisaties - leert ons dat de processen meer overeenkomsten vertonen dan wordt gedacht. Waarom zou dit bij veel van de sportorganisaties niet het geval zijn?

Wij pleiten voor een samenwerking in de vorm van een gedeelde infrastructuur die voor het onderhoud, beheer en toegankelijk maken van informatie wordt ingezet. Vanzelfsprekend met behoud van de identiteit van elke organisatie die hiervan gebruikmaakt. Het is een ontwikkeling waaraan inmiddels op diverse plaatsen invulling wordt gegeven. Deze infrastructuur dient te worden gezien als een eenduidig platform met tools en kennisbanken die - afhankelijk van de behoefte - voor iedere sportorganisatie kan worden ingericht. De benodigde kennis en vaardigheden voor de implementatie zijn vanzelfsprekend onderdeel van de infrastructuur. Hiermee wordt de drempel om invulling aan deze processen te geven lager. Niet iedere organisatie hoeft het wiel opnieuw uit te vinden. De investering wordt gedeeld, er wordt van elkaar geleerd, de efficiency neemt toe en kwetsbaarheid maakt plaats voor continuïteit.

Zoals hiervoor aangekaart is het verstandig te werken binnen een gezamenlijke infrastructuur. Daarnaast vraagt het digitale tijdperk ook meer samenwerking bij het toegankelijk maken van informatie, althans wanneer je je als geaccrediteerde sportorganisatie wilt onderscheiden van veel andere informatiebronnen die zich op het web aanbieden. Vindbaarheid en betrouwbaarheid zijn daarbij belangrijke factoren. Het impliceert dat gelieerde sportorganisaties naar elkaars informatie kunnen verwijzen of naar informatie die voor algemeen gebruik beschikbaar is. Op basis van een eenduidige identificatie en gezamenlijk vastgestelde meta-data is de toegankelijkheid van de informatie te verbeteren. Het vraagt om standaarden die je met elkaar vaststelt, een proces dat in de digitale wereld op ons allen afkomt. Dit is noodzakelijk om de overload aan informatie het hoofd te kunnen bieden en de gebruiker van de juiste informatie te voorzien.

Samenvattend
De digitale ontwikkelingen stellen andere eisen aan de snelheid, de vorm en toegankelijkheid van de informatieoverdracht. Deze ontwikkelingen stoppen niet en zullen ongetwijfeld in de nabije toekomst nog veel meer functionaliteiten bieden. Het is natuurlijk dan wel zaak dat de sportwereld hierop kan anticiperen. De informatie en de onderliggende processen dienen hierop voorbereid te zijn. Een gezamenlijke infrastructuur kan hieraan uitstekend invulling geven.

De nieuwe manier van samenwerken is hiermee de opmaat voor het gezamenlijk ontwikkelen van standaarden met als doel de kwaliteit van de toegankelijkheid van de informatie te verhogen en hiermee efficiënt kennis te delen. Een vergelijkbaar succesvol initiatief - onder de naam Juriconnect - is binnen het juridische domein opgepakt in een publiek/private samenwerking met een sterke inbreng van enkele overheidsorganisaties en vooraanstaande kennisintensieve organisaties.

Het zou voor de sportwereld fantastisch zijn wanneer deze ontwikkeling - op een pragmatische wijze - met elkaar wordt opgepakt. Een initiatief dat breed dient te worden gedragen met organisaties als VWS en NOC*NSF die het belang van deze samenwerking onderkennen, uitdragen en stimuleren.

In samenwerking is er meer te winnen dan te verliezen... Wie neemt het initiatief?

Gert Meydam is manager bij Stipp (www.stipp.nl) en uitgever van Sport en Kennis (www.sportenkennis.nl) en Sporten Samen Regelen (www.sportensamenregelen.nl). Voor meer informatie: gmeydam@stipp.nl.