Zó haal je de meeste impact uit je sportevenement

door: Emilie Maclaine Pont | 24 augustus 2023

Etappes van de Vuelta, het WK zeilen, de European Para Championships, de Formule 1 in Zandvoort, de Badminton Dutch Open… Jaar in, jaar uit vinden in Nederland sportevenementen plaats. Hoe zorg je ervoor dat zo’n evenement niet alleen goed georganiseerd is, maar ook zoveel mogelijk impact heeft? Daarover schreef Mark Debets het boek ‘46 praktische modellen voor evenementen met impact’. “Het is geen rocket science, maar biedt wel handvatten om nog meer uit je evenement te halen dan je vooraf misschien had bedacht. “Waar voorheen het evenement centraal stond en positieve side effects een bijvangst, is het omgekeerde nu steeds meer het geval. Een sportevenement wordt daarmee een middel om een bepaald doel te bereiken.”

Mark Debets is eventmanager bij Sportbedrijf Arnhem Events en kwam vanuit die rol op het idee om dit boek te schrijven. “Ik heb geen achtergrond in de sportwereld, maar merkte in mijn marketing- en communicatierol bij het sportbedrijf dat ik het organiseren van evenementen wel heel leuk vind. Het is divers en je moet een heleboel ballen tegelijkertijd in de lucht houden. Na de verzelfstandiging van ons sportbedrijf hielden we ons steeds actiever bezig met het organiseren van sportevenementen in de gemeente Arnhem. Denk aan het WK volleybal, het WK inlineskaten, het WK BMX en het WK zitvolleybal.”

Beperkingen in het huidige studieaanbod
Tijdens het begeleiden van stagiaires - veelal studenten sportkunde en marketing & communicatie - bemerkte Debets dat hij hen op bepaalde vlakken graag meer zou meegeven dan ze in de studiebanken leren. “Er staan boeken vol met hoe je een sportevenement van A tot Z organiseert. Daarin vind je vaak ook modellen die je helpen om structuur aan te brengen. Maar in de praktijk heb ik fouten gemaakt die je in die studieboeken niet terugvindt. Zo wilden we bij de organisatie van een Giro d’Italia-etappe een informatiepunt neerzetten in de stad. Buurtbewoners konden daar terecht met vragen en zorgen. Op zich een goed idee, maar in het betreffende gebouw bleek geen stroom, wc en verwarming te zijn. We ontdekten het ene manco na het andere, waardoor het qua kosten en tijdsinspanningen uit de klauwen liep. Als we eerder op hoofdlijnen hadden nagedacht wat we wilden bereiken en hoe, dan hadden we waarschijnlijk voor een ander middel gekozen – en daarmee veel tijd en geld bespaard.”

Ook ervaarde Debets de studiematerie als te beperkt. “Natuurlijk hoop je niet dat het gebeurt, maar er kunnen bij de organisatie van een evenement conflicten ontstaan. Of dat nu binnen de crew is, met andere betrokken partijen zoals een sportbond of gemeente, of met bewoners uit de omgeving. Er zijn modellen gericht op conflict en besluitvorming, maar die staan niet in de boeken over het organiseren van evenementen. Om alle aspecten waar je vroeg of laat mee te maken kan krijgen te bundelen, schreef ik dit boek.”

Impact is het uitgangspunt
Zoals de titel al zegt, bevat het boek 46 modellen die mogelijk relevant zijn bij evenementen in de breedste zin des woords. Het doel is niet om de lezer te overweldigen met allerlei theorieën. Daarom bevat het voorbeelden uit de praktijk en is het mede bedoeld als naslagwerk in plaats van een handleiding. Het maken van impact met een evenement is volgens Debets een van de sleutelbegrippen.

“Waar voorheen het evenement centraal stond en positieve side effects een bijvangst, is het omgekeerde nu steeds meer het geval. Een sportevenement wordt daarmee een middel om een bepaald doel te bereiken. In mijn boek vind je allerlei toepasbare modellen terug die helpen om de impact zo groot mogelijk te maken. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat inwoners van je gemeente ook na afloop van een evenement profiteren? Dit vraagt mogelijk om een andere budgetverdeling; iets waar je uiteraard al vooraf moet nadenken voordat het geld is uitgegeven.”

De modellen gaan ook over de fase voorafgaand aan de organisatie, persoonlijke effectiviteit in de omgang met stakeholders en het waarborgen van kwaliteit. Debets: “Neem de Mom Test. Dat helpt je bij het beantwoorden van de vraag of het überhaupt wel een goed idee is om een evenement op poten te zetten. En zo ja, hoe dat eruit moet zien om er het meeste uit te halen. Je eigen netwerk reageert meestal positief als je enthousiast met een plan komt, maar niet altijd krijg je dan eerlijke antwoorden. De vraagstelling anders formuleren, zoals hoe zou het ideale hardloopevenement eruit te zien in plaats van leuk plan toch, zo’n hardloopevenement?, en juist mensen vragen die in eerste instantie hun bedenkingen hebben, levert je waarschijnlijk meer op.”

Het meeste uit een evenement halen
In de praktijk past Debets de, vooral door docenten en studenten van hogescholen aangereikte en gevalideerde, modellen regelmatig toe. “Een voorbeeld betrof het WK BMX op Papendal in 2021. Een deel van de kinderen in Arnhem blijkt niet te kunnen fietsen, simpelweg omdat ze dat vanuit huis niet hebben meegekregen. Aan de hand van het vliegwiel maatschappelijke waarde en de PDCA-cyclus keken we als Sportbedrijf met andere bij het WK betrokken partijen hoe we hen toch op de fiets konden krijgen. Uitkomst was niet alleen dat ze fietslessen kregen, maar ook dat we voorzagen van fietsen. Daar bleken ze thuis namelijk vaak geen geld voor te hebben. Een mooie uitkomst natuurlijk, die we misschien niet voor elkaar hadden gekregen zonder aan de hand van deze modellen met elkaar stil te staan bij de beoogde impact van het WK BMX.”

Het boek is bestemd voor studenten op het gebied van onder andere sportkunde, marketing & communicatie en evenementmanagement, maar ook voor ieder ander die van plan is een evenement te organiseren. “Het is allemaal geen rocket science, maar maakt je als organisator wel bewust van alles wat mogelijk op je pad komt.”

Voor meer informatie: www.evenementenmetimpact.nl