"Ze noemen zich ‘CFO op afstand’ en zijn dat ook met recht"

door: Bas Kammenga | 19 januari 2023

Samenwerken is voor elke op de toekomst gerichte organisatie onontbeerlijk, niet in de laatste plaats geldt dat voor sportorganisaties. Daarom schenkt Sport Knowhow XL graag aandacht aan bijzondere, inspiratievolle vormen van samenwerking. Zo hebben verschillende kleine en middelgrote sportbonden maar ook andere organisaties hun financiële en administratieve processen uitbesteed aan BONDcenter, een zogenoemd shared service center dat op die manier voor die bonden operationele taken uitvoert en daarover adviseert. Welke overwegingen speelden voor die sportbonden en andere organisaties een rol, welke voordelen genieten ze van deze samenwerking? In een reeks artikelen belicht Sport Knowhow XL daarbij steeds een andere sportorganisatie, waarbij meteen ook andere interessante organisatorische, bestuurlijke en/of sportieve zaken aan de orde komen.

Zowel Stichting Life Goals als Topsport Metropool maken gebruik van BONDcenter.
Arne de Groote heeft de rol van directeur in beide organisaties. “Stichting Life Goal is een stichting die sociale sportinitiatieven voor kwetsbare mensen mogelijk maakt. Tien jaar geleden was ik zelf de oprichter. Er werken nu acht mensen en het is gewoon een hele leuke club. We worden steeds meer een fonds, doen aan fondsenwerving en verdelen gelden.”

Raakvlakken
Topsport Metropool is opgericht door NOC*NSF en drie participerende gemeenten. Het is een stichting die de topsportinfrastructuur faciliteert in de regio Zuid-Holland in de driehoek tussen Rotterdam, Den Haag en Dordrecht. Beide partijen betalen elk de helft. “We rapporteren aan NOC*NSF en aan de drie gemeentelijke overheden. Er zijn in die zin vier opdrachtgevers met elk hun eigen hun specificaties. Topsport Metropool is binnen Nederland één van de vijf Team NL-centra waarvan Papendal de bekendste. Wij zorgen dat de topsportprogramma’s die in onze regio gehuisvest zijn - zoals beachvolleybal, zeilen, turnen en shorttrack - optimaal gefaciliteerd worden.”

Het werk in de beide stichtingen lijkt op elkaar, maar er zijn geen formele raakvlakken tussen de organisaties die beiden door De Groote worden aangestuurd. “Life Goals heeft een maatschappelijk profiel en binnen Metropool gaat het echt over topsport. Maar beiden zijn sterk subsidie-gedreven en hebben te maken met rapportageverplichting richting de subsidieverstrekkers. Het zijn allebei kleine clubs. Dus er is behoefte aan sterke externe uitvoerende partners. Daarin zit wel de gelijkenis.”

Grip op financiën
Bij Life Goals werkt De Groote al een jaar of zes samen met BONDcenter. “Er lopen heel veel subsidiestromen en het lukte niet meer die in een simpele spreadsheet bij te houden. Toen zijn we met Maarten van Koolwijk in contact gekomen. Zijn propositie was dat hij het zou kunnen regelen buiten ons gezichtsveld, maar er ook grip zou ontstaan op de financiën. Daar was bij Topsport Metropool vervolgens ook grote behoefte aan. Bij subsidies wil je proactief kunnen handelen. Vier keer per jaar moet er bovendien een rapportage uitrollen, die je aan alle stakeholders en betrokkenen kunt voorleggen.”

“Dat klinkt op het eerste gezicht heel eenvoudig, maar het is bij veel organisaties nog best complex. De directeur is er dan alsnog heel veel tijd aan kwijt is, meer dan zou moeten om het allemaal weer recht te breien. Het zou eigenlijk een bijzaak voor het takenpakket van de eindverantwoordelijke, maar als je het niet goed hebt georganiseerd dan struikel je erover. Dan levert het juist veel gedoe op. Als je het wél geregeld is, heb je er eigenlijk helemaal geen meer omkijken naar.”

CFO op afstand
Veel organisaties in de sport zijn te klein om deze expertise zelf in eigen huis te hebben. “Je hebt een redelijk ervaren controller nodig. Bij Metropool ben ik de voorman en is er een raad van toezicht en voor de rest zijn een dertigtal experts die hun diensten verlenen. BONDcenter doet het hele pakket van verloning tot monitoring. Het gaat dan om de hele factuurstroom en het inboeken op de juiste posten, zodat er elk kwartaal een overzicht uitrolt van de stand van zaken. Ook de jaarrekening wordt verzorgd en daarmee kunnen we weer naar de financiers.”

Er zijn op de markt boekhoudpakketten beschikbaar, zoals AFAS. “De grote bonden kunnen hiermee hun financiën zelf regelen, maar de kleinere bonden zijn te klein en lopen tegen dezelfde problemen aan om de geldstromen goed en duidelijk te verantwoorden. BONDcenter kent NOC*NSF, de sportbonden en alle subsidiestromen heel goed. Dat is een kracht voor Topsport Metropool en ze nemen ons in die zin alles uit handen. Ze kennen de begrotingsregels heel goed en dat is een vak apart, vooral als je daar nieuw of onbekend bent in dit vakgebied.”

Proactief
De Groote licht zijn voornaamste reden toe om met BONDcenter te blijven samenwerken: “Met name het proactieve vind ik superbelangrijk. Destijds was ik op zoek naar een partij die mij bij de les houdt. Die signaleert dat bepaalde gelden op zijn. En dat is BONDcenter ten voeten uit. Zij hebben maximale grip op inkomsten en uitgaven. Dat maakt dat je vooruit kunt kijken in plaats van achteraf dingen moet rechtzetten. Ze noemen zich ‘CFO op afstand’ en zijn dat ook met recht. Je kunt de verantwoordelijkheid bij hen neerleggen en die pakken ze ook ten volle!”

Voor meer informatie: StichtingLifegoals.nl, CTOmetropool.nl en www.bondcenter.nl