WK Roeien: een mooi toernooi hoeft niet duur te zijn

door: Leo Aquina | 8 mei 2014

“Wij willen vooral laten zien dat het mogelijk is om een prachtig WK neer te zetten zonder geld over de balk te smijten”, zegt Henk-Jan Zwolle. Van 24 tot en met 31 augustus is de Bosbaan het decor van het WK roeien. Dik duizend roeiers, uit ongeveer zeventig landen strijden om de medailles in Amsterdam en de organisatie mikt op ongeveer 40.000 toeschouwers. Voormalig toproeier Zwolle is toernooidirecteur. “De organisatie staat er goed voor”, vertelt hij een kleine drie maanden voor aanvang.

De Koninklijke Nederlandsche Roeibond (KNRB) timmert internationaal gezien stevig aan de weg. Twee jaar na het WK in Amsterdam staat er ook een WK op het programma op de Willem-Alexander Baan in Rotterdam. De roeibond heeft die toernooien ondergebracht in zelfstandige stichtingen met een eigen begroting. De WK-organisatie in Amsterdam werkt met een begroting van ongeveer vijf miljoen euro.

“Ongeveer een derde komt van de deelnemende landen”, aldus Zwolle. “Die betalen hun eigen kosten en wij faciliteren. Ongeveer een derde van de begroting komt uit subsidies van VWS en de Gemeente Amsterdam en de rest komt uit sponsoring.”

Broadcast-fonds
Binnen de begroting vallen ook de kosten voor de zogenaamde ‘host-broadcasting’. De NOS brengt alles in beeld. Zwolle: “Het grootste gedeelte van die kosten komen uit het broadcast-fonds van NOC*NSF en de NOS levert ook een bijdrage omdat ook zij het belangrijk vinden dat er grote sporttoernooien in Nederland worden georganiseerd.”

De WK-organisatie verwacht ongeveer quitte te draaien. “De kans dat we in de rode cijfers komen is niet heel erg groot, of er zouden calamiteiten moeten plaatsvinden. Maar daar kun je je tegen verzekeren”, zegt Zwolle. “Winst gaan we ook niet maken, maar dat is ook geen doelstelling. We willen een mooi toernooi neerzetten waar iedereen plezier aan beleeft.”

Modelaanpak
Om een mooi toernooi neer te zetten heeft de organisatie een aantal verschillende afdelingen opgezet. Zwolle: “We hebben de afdeling sponsoring en marketing. Die moet ervoor zorgen dat er geld binnenkomt. Dan hebben we een afdeling inkoop. Die geeft vooral geld uit. We hebben natuurlijk ook een financiële afdeling die de inkomsten en de uitgaven in de gaten houdt. Tot slot hebben we een afdeling vrijwilligers en een afdeling voor alles wat niet onder de andere afdelingen valt, zoals bijvoorbeeld wedstrijduitvoering.”

Bij het neerzetten van de organisatie heeft de stichting gebruik gemaakt van de modelaanpak evenementen, zoals NOC*NSF die in het kader van het Olympisch Plan 2028 heeft ontwikkeld. Die aanpak was nuttig, maar niet zaligmakend, zo concludeert Zwolle:

“Die modelaanpak was natuurlijk in ontwikkeling toen wij ook al aan de slag gingen, maar we hebben er wel degelijk naar gekeken. Je merkt echter wel dat er veel is ontwikkeld voor sporten die op een veld plaatsvinden. Een sport op het water is echter iets anders en dat valt niet altijd binnen hetzelfde model.”

Vrijwilligers
Een toernooi als de WK roeien drijft voor het grootste deel op vrijwilligers. Niet voor niets heeft de stichting daarvoor een aparte afdeling in het leven geroepen. “We hebben er ongeveer driehonderd per dag nodig en in totaal zo’n zeven- à achthonderd", vertelt Zwolle. “We hebben besloten dat allemaal in eigen beheer te organiseren. Er zijn wel gesprekken met Randstad geweest. Zij hebben op dit gebied een uitgebreide database, maar de gesprekken verliepen moeizaam. Bovendien hebben wij zelf een uitgebreide database op basis van de WK voor junioren in 2006. We hadden de hele infrastructuur om mensen in te plannen al voorhanden.”

De WK-organisatie ronselt vrijwilligers via roeiverenigingen en via de websites van NOC*NSF en de roeibond. “We hebben profielen van functies op de website gezet voor de zwaardere rollen die ook in de aanloop van het toernooi al moeten worden ingevuld en daarnaast hebben we ook nog veel mensen nodig die tijdens het toernooi zelf hand- en spandiensten kunnen vervullen.”

Wat heeft de organisatie de vrijwilligers te bieden? Zwolle: “We verzorgen ze goed. Ze krijgen kleding en eten en ze maken deel uit van een historisch evenement dat al sinds 1977 niet meer in Nederland is geweest.”

Sport verkopen
Doelstelling van de roeibond met het binnenhalen van het WK was niet in de laatste plaats promotie van de roeisport. Juist die promotie van de sport heeft de organisatie maar deels zelf in de hand. Zwolle: “Voor ons is het geslaagd als de deelnemers tijdens het toernooi niet zijn belemmerd door organisatorische problemen, als de internationale roeibond FISA tevreden is – en zij kijken toch vooral naar de deelnemers – en natuurlijk als het publiek waar voor zijn geld heeft gehad.”

Om het publiek een onvergetelijke ervaring te bieden, heeft het organisatiecomité het bureau TIG Sports in de arm genomen. Zwolle: “Zij doen waar wij vanuit de sport zelf van oudsher niet zo goed in zijn. Wij kunnen de sport organiseren, zij kunnen de sport verkopen, bijvoorbeeld door de inrichting van het publieksterrein en allerlei activiteiten eromheen. We zijn op dit moment al bezig met side-events. Er rijdt een truck door Nederland in het kader van de ‘Celebrate Rowing Tour” en in juni organiseren we de City Sprint, met roeiwedstrijden op de Keizersgracht.”

Een van de manieren om de sport te verkopen en om anderszins via de sport ook een goed doel te verkopen is het partnership van de WK met het wereldnatuurfonds. “Het past goed bij elkaar. Roeien op schoon water. We proberen via het roeien ook het hart van de wereld, het Amazonegebied, te steunen.”

Thuissucces
Wat de organisatie zelf ook niet in de hand heeft, is succes van de thuisroeiers en dat geeft het toernooi wel extra glans. “We kunnen wel zorgen dat het thuispubliek op allerlei plekken kan komen, waarvan buitenlanders niet weten dat je er kan komen, bijvoorbeeld bij de start. Dat geeft de roeiers wel een enorme boost. Maar we kunnen de thuisroeiers natuurlijk niet bevoordelen.”

Zwolle gelooft echter dat de oranjeroeiers goede kansen hebben. “Vorig jaar waren we in Sevilla al erg succesvol en de ploeg is alleen maar groter en kwalitatief sterker geworden. Ik denk dat we uit kunnen komen op vier à vijf Nederlandse medailles.”

Voor meer informatie: www.amsterdamrowing.com