‘Penningmeester is vaak übervrijwilliger in sportvereniging’

door: Leo Aquina | 24 januari 2013

“Wij zetten de penningmeester in het zonnetje, omdat geen vereniging zonder goede penningmeester kan”, zegt Rianne Schenk van 2Basics. Het sport- en marketingbureau organiseert met een aantal partners de 'Penningmeester van het Jaar-verkiezing'. Geen overbodige luxe. Veel sportclubs hebben moeite met het vinden van een penningmeester, bovendien wordt het voor sportverenigingen steeds moeilijker de begroting rond te krijgen. In het kader van de verkiezing organiseert 2Basics meerdere ondersteunende activiteiten voor penningmeesters van sportverenigingen. Zo maakte het Mulier Instituut een 'Penningmeester van het Jaar-monitor' met een analyse van de gegevens van alle genomineerde penningmeesters. Dat leverde waardevolle informatie op.

De eerste 'Penningmeester van het Jaar-verkiezing' dateert van 2009. “Dat gaf destijds zoveel leuke reacties dat we hebben besloten er een jaarlijks evenement van te maken”, aldus Schenk. “We hebben de samenwerking gezocht met een aantal partners en we omlijsten het met congressen, seminars, nieuwsbrieven en andere activiteiten om penningmeesters te ondersteunen.” Partners waarmee 2Basics samenwerkt zijn Davilex, Grote Clubactie, Mulier Instituut, Stichting Bevorderen Efficiënt Betalen en Arko Sports Media.

Schenk licht toe: “Davilex maakt onder meer een ledenadministratiesysteem voor penningmeesters van sportverenigingen. Zij zijn inhoudelijk betrokken omdat zij zich ten doel stellen het penningmeesters makkelijker te maken en zij het belang van een gezonde sportvereniging onderschrijven.” De combinatie van toegevoegde waarde en marketingwaarde maakt het ook voor de andere partners aantrekkelijk. De Grote Clubactie biedt sportverenigingen een extra extern inkomstenmiddel en kan zich via de 'Penningmeester van het Jaar-verkiezing' zelf ook profileren. De Stichting Bevorderen Efficiënt Betalen wil het pinnen bij sportverenigingen bevorderen en gebruikt de verkiezing mede als instrument om daar aandacht voor te genereren. Arko Sports Media is mediapartner; haar tijdschrift SPORT Bestuur & Management besteedde vorig jaar aandacht aan de verkiezing in een speciaal penningmeesterskatern.

Analyse door Mulier Instituut
Het Mulier Instituut maakte gebruik van de gelegenheid om in samenwerking met de organisatie de 'Penningmeester van het Jaar-monitor' op te stellen. De onderzoekers vergeleken de gegevens van alle genomineerde penningmeesters om tot een beter inzicht te komen van deze groep vrijwilligers. Een belangrijke conclusie was dat de penningmeester vaak niet zomaar een vrijwilliger is, maar veeleer een 'übervrijwilliger'. Vaak zijn penningmeesters met veel meer bezig dan alleen de boekhouding, maar zoeken zij ook mogelijkheden om de inkomsten van een vereniging te vergroten. Voorbeelden zijn het verhogen van de baromzet en het onderzoeken van mogelijkheden om grote sponsors aan te trekken en subsidies toegekend te krijgen. Maar liefst 78 procent van de genomineerde penningmeesters zijn (mede-)verantwoordelijk voor het vinden van extra inkomstenbronnen.

“Opvallend is verder dat 75 procent van de penningmeesters in hun dagelijkse werk ook actief zijn in de financiële dienstverlening. Een vierde van de penningmeesters is dat dus niet en dat terwijl ze vaak wel te maken hebben met begrotingen van meer dan een ton. Dat is toch een enorme verantwoordelijkheid. Gelukkig bleek de kwaliteit van het werk bij die 25 procent niet minder te zijn, dus dat is geen reden tot zorg”, vertelt Schenk. Een ander aandachtspunt voor Schenk is de leeftijd van penningmeesters: “We zien dat penningmeesters steeds jonger worden. Daar kunnen we rekening mee houden in de manier waarop we ze benaderen. Oudere bestuurders zijn veelal gewend om naar congressen te gaan, maar de jongere generatie kun je misschien beter online benaderen.”

De monitor bracht ook in kaart op welke vlakken er ondersteuningsbehoefte bestaat bij de penningmeesters. “Daardoor kan de organisatie in 2013 nog gerichtere ondersteuning kan bieden. Het blijkt dat met name verdergaande boekhoudkundige input is gewenst, alsmede tips & tricks voor het genereren van extra inkomsten.”

Zorgen over de toekomst
Misschien wel de belangrijkste conclusie van de 'Penningmeester van het Jaar-verkiezing' was dat zestig procent van de penningmeesters zich zorgen maakt over de financiële toekomst van de vereniging. Die zorg wordt nog eens onderstreept door de conclusies van de Stichting Waarborgfonds Sport, die de jaarstukken van 1.200 sportorganisaties bekeek. In vergelijking met vier jaar geleden is het hard achteruit gegaan. Destijds stond nog 63 procent van de sportclubs er financieel goed of uitstekend voor. Inmiddels is dat percentage gedaald naar 50. Wat kunnen clubs doen om de financieel lastige tijden het hoofd te bieden?

“Enerzijds moeten zij zorgen dat ze de uitgavenkant beter beheersen en controleren”, aldus Schenk. “Maar die uitgavenkant is over het algemeen vrij duidelijk. Met de inkomsten ligt dat lastiger. Vaak komen clubs er pas aan het einde van het jaar achter dat de inkomsten lager uitpakken dan verwacht. Dat vraagt om een realistischer begroting en voortgangscontrole.” Schenk noemt een aantal voorbeelden: “Neem een post op voor leden die de contributie niet meer kunnen betalen; houd rekening met sponsors die hun verplichtingen niet na kunnen komen; onderneem tijdig actie bij aflopende contracten; toets maandelijks de begrote kantineomzet.”

Bijzondere prestatie
Om 'Penningmeester van het Jaar' te worden, moet een penningmeester voldoen aan een aantal eisen. Naast de basis van boekhoudkundige kennis moet hij/zij betrouwbaar zijn, onverzettelijk, creatief en hij/zij moet een maatschappelijke verbinding kunnen leggen. “En daarbovenop moet de 'Penningmeester van het Jaar' een bijzondere prestatie hebben geleverd, bijvoorbeeld de club vanuit een financieel moeilijke situatie weer gezond hebben gemaakt”, legt Schenk uit. Vorig jaar was het moeilijk kiezen tussen de dertig overgebleven kandidaten die uit de 2.200 genomineerden het best aan deze criteria voldeden en dat zal ook dit jaar niet makkelijk zijn voor de jury, die bestaat uit Humberto Tan, (tv- en radiopresentator), Anneke van Zanen-Nieberg (penningmeester NOC*NSF), Ray van de Mortel (directeur Davilex), Peter Smit (directeur Grote Clubactie), Koen Breedveld (directeur Mulier Instituut).

Verenigingen kunnen zelf hun penningmeester nomineren door een formulier in te vullen met honderd woorden aan toelichting. Ook als de penningmeester van dienst geen bijzondere prestatie heeft verricht, maar gewoon goed werk heeft geleverd, kan een club hem of haar opgeven. Hoewel deze penningmeesters niet in aanmerking komen voor de titel 'Penningmeester van het Jaar', worden zij wel in het zonnetje gezet en krijgen zij ook de mogelijkheden voor ondersteuning in het 'Penningmeester van het Jaar'-netwerk. De verkiezing gaat in maart 2013 van start.

Voor meer informatie: www.penningmeestervanhetjaar.nl. Klik hier voor de belangrijkste resultaten van de 'Penningmeester van het Jaar-monitor' door het Mulier Instituut