Nieuwe modelaanpak biedt sportevenementen structuur

door: Leo Aquina | 6 juni 2013

Het kabinet Rutte II zette bij zijn aantreden in oktober 2012 een streep door de ambitie om de Olympische Spelen in 2028 naar Nederland te halen, maar het Olympisch Plan 2028 laat een behoorlijke erfenis na in sportland Nederland. In het regeerakkoord stond ook: ‘Topsportevenementen kunnen waardevol zijn voor de Nederlandse economie en hebben een positieve uitstraling naar de breedtesport.’ Sinds afgelopen maandag is de vernieuwde Modelaanpak Evenementen van NOC*NSF beschikbaar voor de organisatoren van (top)sportevenementen. De Modelaanpak Evenementen werd in 2009 gepresenteerd door Olympisch Vuur. De afdeling evenementen van die inmiddels opgedoekte alliantie heeft onderdak gevonden bij NOC*NSF, afdeling Topsport. “De vernieuwde Modelaanpak Evenementen is meer dan voorheen een platform waarop evenementenorganisatoren kennis en expertise kunnen delen”, aldus Yvon Roelofs van NOC*NSF.

In de Modelaanpak Evenementen is een schat aan kennis en ervaring gebundeld op het gebied van het verwerven en organiseren van grote sportevenementen. Alle informatie is terug te vinden op een besloten website waarvoor sportbonden, gemeenten en organisatoren van (top)sportevenementen een inlogcode kunnen aanvragen. De basis vormt de aanpak van Henny Smorenburg, die medeverantwoordelijk was voor de organisatie van Euro 2000, het EK voetbal dat in dat jaar in Nederland en België werd gespeeld. “Uitgangspunt van de Modelaanpak Evenementen is een projectmatige aanpak”, vertelt Roelofs. “Veel organisatoren schieten direct in de uitvoeringsfase, maar ons motto is: 'eerst denken, dan doen'.”

Nieuwe structuur
Waarom was de Modelaanpak Evenementen uit 2009 eigenlijk aan vernieuwing toe? “Het is een dynamisch instrument dat continu wordt doorontwikkeld. Van de gebruikers hoorden we dat er nog het nodige viel te verbeteren op het gebied van gebruikersgemak en daarom hebben we de structuur aangepast en de nodige aanvullingen gedaan”, aldus Roelofs. “Er waren vier fasen: oriënteren, verwerven, organiseren en evalueren. Die gedachtegang is overeind gebleven, maar we hebben de fases 'verwerven' en 'organiseren' nu als aparte projecten opgenomen. Beide projecten worden in vijf opeenvolgende fases uitgewerkt. In de fase 'organiseren' zijn dat: 1. faseren en beheersen; 2. organisatievorm en -inrichting; 3. clusters en deelprojecten; 4. het evenement en 5. evaluatie.”

Naast de nieuwe structuur, die voor meer overzicht moet zorgen, is de Modelaanpak Evenementen aangevuld met nieuwe informatie en downloads, een betere zoekfunctie, een gebruikersplatform waar evenementenorganisatoren eenvoudig met elkaar in contact kunnen komen en een contactpagina waar advies kan worden aangevraagd bij NOC*NSF of Sport en Zaken.

Gebruikersgemak
De Modelaanpak wordt door zo’n 150 organisaties en personen geraadpleegd en gebruikt. Alle gebruikers kunnen op de vernieuwde website hun eigen voorkeursinstellingen opgeven, waardoor het gebruikersgemak wordt verhoogd. Daarnaast is er een netwerkfunctie waarbij de gebruikers elkaar kunnen vinden op basis van specialismen, daardoor kunnen organisatoren eenvoudig op zoek naar collega’s met specifieke kennis binnen het evenementenwerk. NOC*NSF organiseert vier keer per jaar een bijeenkomst voor evenementenorganisatoren tijdens een groot topsportevenement; het Platform Evenementenmanagers genaamd. De kalender voor en de terugkoppeling van deze bijeenkomsten zijn te vinden op de site en leden van het Platform kunnen zich ook via de website opgeven voor bijeenkomsten.

Met onder meer het European Youth Olympic Festival 2013 in Utrecht, het WK roeien 2014 in Amsterdam, het WK hockey 2014 in Den Haag en het EK Atletiek 2016 in Amsterdam staat er de komende jaren een groot aantal prominente internationale topsportevenementen op het programma. Deze evenementen maken allen in meer of mindere mate gebruik van de kennis die in de vernieuwde Modelaanpak Evenementen te vinden is. Veel evenementen maken ook gebruik van het kennis- en adviescentrum van NOC*NSF. Roelofs en haar collega’s Flori Spoelstra en Yvonne Tamminga zijn bijvoorbeeld een aantal dagen per week gedetacheerd bij EYOF Utrecht 2013. Tamminga werkt daar als manager planning & control, Spoelstra als coördinator ticketing en accreditatie en Roelofs als Assistent Sport.

Marktmodel
Het gebruik van de Modelaanpak is voor bonden, gemeenten en organisatoren gratis, maar NOC*NSF wil de kennis niet volledig vrijgeven. “We hebben die inlogcode aan de ene kant omdat we daardoor veel beter in de gaten kunnen houden hoe de Modelaanpak wordt gebruikt en omdat de gebruikers daardoor via ons platform met elkaar in contact kunnen treden, maar aan de andere kant ook omdat we de kennis en expertise op de site willen beschermen”, aldus Roelofs. “Reden daarvoor is dat een groot aantal commerciële partijen uit het netwerk van Sport & Zaken belangeloos hun kennis ter beschikking heeft gesteld aan de sport. Dat kan niet zomaar publiek beschikbaar gemaakt worden.

Ter aanvulling op de gratis kennis in de Modelaanpak Evenementen kunnen de adviseurs van NOC*NSF sinds dit jaar ook via een marktmodel voor grotere adviestrajecten en projectmanagementopdrachten ingehuurd worden. De vernieuwde Modelaanpak Evenementen werd op vrijdag 24 mei gelanceerd onder toeziend oog van sportbonden, evenementenorganisatoren en gemeenten, en op maandag 3 juni konden de gebruikers er met hun inlogcode voor het eerst echt mee aan het werk.

Voor meer informatie: www.modelaanpakevenementen.nl