Inkoopadvies kan sportverenigingen veel geld besparen

Grote sportverenigingen met veel leden hebben ook veel materialen nodig. Met het inkopen daarvan is behoorlijk wat geld gemoeid. Om clubs, scholen en bonden te assisteren tijdens de aanschaf van producten of diensten richtte Edwin Jansen eind vorig jaar het inkoopadviesbureau Vision Sport Procurement op. Zijn begeleiding moet er toe leiden dat het geld uit de clubkas echt goed besteed wordt.

Als bestuurslid van een tennisvereniging weet Jansen dat veel penningmeesters van amateurclubs op het moment alle zeilen moeten bijzetten. Ledenaantallen lopen terug en de financiële positie verslechtert. Tegelijkertijd wordt er in een aantal gevallen te makkelijk onnodig veel geld uitgegeven. Jansen kwam zelf tot die conclusie toen er in de loop van vorig jaar op zijn vereniging een muurtje moest worden verplaatst. “Iemand kende - zoals dat vaak gaat in het verenigingsleven - nog wel een aannemer die het klusje kon klaren. Ik stelde tegen de gewoonte in voor om ook een offerte aan te vragen bij een ander bedrijf. Het verschil: 300 euro. Natuurlijk weet ik dat het niet direct om kapitalen gaat, maar voor veel clubs is alles meegenomen.” Het is tenslotte verenigingsgeld.

Geen wilde gok
Met die gedachte in het achterhoofd begon bij hem het besef te dagen dat er misschien wel een markt bestond voor een adviserende partij binnen de sportwereld. Het uitwerken van dat inzicht leidde in november vorig jaar tot lancering van adviesbureau Vision Sport Procurement. Jansen neemt daarmee geen heel wilde gok, want hij werkte jarenlang als strategisch inkoper bij een grote zorgverzekeraar waar hij verantwoordelijk was voor een budget van ruim 30 miljoen euro.

“Met deze nieuwe stap kan ik het inkoopvak combineren met mijn passie voor sport, vroeger als fanatiek voetballer, nu als tennisser.” Jansen denkt dat zijn specifieke kennis en expertise bij veel verenigingen ontbreekt en dat kan nadelige gevolgen hebben. “Het is geen onwil, maar wel een gebrek aan tijd en ervaring. Daar betaalt de club een prijs voor en dat gebeurt met geld dat is opgebracht door de leden. Om die reden moet verenigingsgeld altijd transparant en verantwoord besteed worden.”

Scherp onderhandelen
Clubs hebben vaak de keuze uit steeds meer aanbieders en de voorwaarden veranderen geregeld. De situatie wordt er al met niet overzichtelijker op. Met Vision Sport Procurement hoopt Jansen de orde enigszins te herstellen door scherp te onderhandelen, de administratie rondom het inkooptraject voor zijn rekening te nemen en de leveringen te bewaken.

Om die rol op zich te kunnen nemen, maakt Jansen in de eerste maanden dat zijn bedrijf actief is een rondje langs de velden. “Op het gebied van inkoopmanagement hoeft niemand mij iets te leren, maar sportverenigingen opereren in een heel ander netwerk met andere leveranciers. Ik wil en kan meer zijn dan de man die de producten bestelt.” Daarom laat hij zich graag bijspijkeren door onder andere producenten, om later verenigingen die hem om raad vragen ook inhoudelijk te kunnen adviseren in bijvoorbeeld materiaalkeuze.

‘No cure, no pay’
De keuze voor een specialistische aanpak betekent dat Jansen zich in eerste instantie richt op een beperkt aantal sporten: tennis, voetbal, hockey, turnen en overige zaalsporten. Op dit moment is er al een aantal klanten dat van zijn diensten gebruik maakt. Vision Sport Procurement verzorgt voor deze verenigingen op projectbasis het totale inkooptraject; van marktverkenning, via het opstellen en opvragen van offertes naar het maken van opdrachtbevestigingen en het beoordelen van de contractvoorwaarden. Klanten die een samenwerkingsverband met Vision Sport Procurement aan gaan voor lopende verplichtingen, doen dat op basis van ‘no cure, no pay’. Is er geen besparing gerealiseerd dan betaalt de vereniging niets. “Ik werk niet met een uurloon, dat zou voor de verenigingen veel te begrotelijk worden. Op dit moment is 25% van de besparing die we samen realiseren voor rekening van Vision Sport Procurement.”

De oprichter van Vision Sport Procurement gunt zichzelf de tijd om van zijn bedrijf een succes te maken. Hij is zich er terdege van bewust dat de Nederlandse verenigingen nog moeten wennen aan het fenomeen. Jansen: “In andere landen is het heel normaal dat sportclubs zich laten adviseren door inkoopadviesbureaus, hier zal het idee moeten groeien.” Hij is ervan overtuigd dat die groeimogelijkheden er zijn. “Ik ben een paar maanden bezig en profileer me nu in de eerste plaats lokaal, maar ik weet dat er in Nederland rond de 25.000 sportverenigingen zijn. De grotere zullen misschien eerder behoefte hebben aan inkoopadvies, maar voor de kleinere geldt weer dat een investering een aanzienlijk deel van hun begroting opslokt. Ik denk dat ik voor veel clubs dus van toegevoegde waarde kan zijn.