Groei aantal combinatiefuncties vraagt om betere coördinatie

Op verzoek van stichting Werkgevers Sportclubs Den Haag (SWSDH) ontwikkelde Multitask ICT in 2009 de online CombinatiePlanner. Daarmee kunnen de werkzaamheden van combinatiefunctionarissen beter ingepland, gecoördineerd, geëvalueerd en gestuurd worden. Doordat diverse administratieve taken automatisch worden uitgevoerd kan de Combinatiefunctionaris zich focussen op de hoofdtaken en worden volgens de uitgever kosten bespaard. Inmiddels hebben al vijftien gemeenten deze webapplicatie in gebruik en vele evalueren het systeem.

“Met het toenemende aantal combinatiefunctionarissen groeide ook de wens bij werkgevers om meer overzicht te krijgen in de werkplanning en urentelling”, zegt André Harder, directeur van Multitask ICT. “Daarom werden wij benaderd door SWSDH.” In Den Haag werken ongeveer veertig fulltime combinatiefunctionarissen, van wie alle activiteiten moeten worden gepland, geregistreerd en gerapporteerd. “Het ene gebeurde in Excel en het andere in Outlook, waardoor dubbele invoer nodig was en bestanden op een gegeven moment al snel niet meer met elkaar klopten. Dat was heel frustrerend. Nu is alles op elkaar aangesloten in één systeem dat altijd up-to-date is.”

“Onze CombinatiePlanner is generiek opgebouwd, voorzien van relatiebeheer, en kan door het wijzigen van de 350 instellingen volledig worden aangepast aan de wensen van de verschillende gemeenten”, vertelt Harder. “Iedereen werkt weer anders: sommigen willen dat de combinatiefunctionarissen zelf alles inplannen, anderen laten dat aan een coördinator over. Wij kijken bij onze klanten naar wat zij nodig hebben en aan welke mogelijke extra functionaliteiten zij behoefte hebben. Momenteel wordt gewerkt aan een specifieke na-school versie.”

De kosten van de Combinatieplanner zijn afhankelijk van het aantal combinatiefunctionarissen. “Bij tien combinatiefunctionarissen zou de planner ruim drieduizend euro per jaar kosten”, aldus Harder. "Bij onze eerste klanten bleek dat in enkele maanden al te zijn terugverdiend." Naast de plannen kunnen aanvullende modules zoals interne berichten, bestandsdeling, werkurenoverzicht, gemeentelijke monitoring, e-mailnotificaties en Sportmatcher worden aangeschaft.

De Sportmatcher kan de vraag naar sportactiviteiten van scholen en het aanbod van sportverenigingen bij elkaar brengen, ofwel ‘matchen’. Volgens Harder is die vooral voor sportactieve gemeenten interessant. Amsterdam, Den Haag, Zoetermeer en binnenkort Dordrecht maken gebruik van de Sportmatcher. De gemeente Den Haag heeft bijvoorbeeld de website Schoolsportcoordinator.nl bij Multitask ICT laten ontwikkelen, waarvan de module Sportmatcher de basis vormt. Op de website kan een school een sportvraag indienen. Harder: “Als ze bijvoorbeeld donderdagmiddag van drie tot vier uur ‘s middags willen voetballen, zetten ze dat verzoek in de Sportmatcher op de site. Deze zoekt dan uit welke vereniging ruimte, materiaal en gelegenheid heeft, en welke combinatiefunctionaris dat verder op zich neemt. Op basis daarvan wordt de meest efficiënte match voorgelegd aan de coördinator. Als diegene de afspraak bevestigt, krijgen alle partijen automatisch een bevestiging per e-mail. Zo eenvoudig is het.”

Harder vindt het werkurenoverzicht een van de handigste modules. “Voor de coördinatoren is het hierdoor gemakkelijk te overzien hoeveel combinatiefunctionarissen precies werken: te weinig is niet goed, en te veel mag weer niet van de CAO. In dit systeem kun je aangeven wat de CAO is en hoeveel uren je tot je beschikking hebt, zodat het systeem automatisch uitrekent hoeveel er nog gewerkt kan worden. Er zijn zelfs grafieken per medewerker verkrijgbaar.”

Onlangs heeft Multitask ICT de monitoringsmodule gemaakt. Samenwerkingspartner Kennispraktijk ontwikkelt de vragenlijsten die met de software van Multitask ICT eenvoudig aan het relatiebeheer te koppelen is.

Harder: " De CombinatiePlanner is het systeem dat speciaal ontwikkeld is voor de combinatiefuncties om afspraken op eenvoudige wijze te plannen, te evalueren en te sturen. Er zijn natuurlijk een heleboel planningssystemen in de omloop, maar die sluiten allemaal lang niet zo goed uit bij de veelzijdige bezigheden van de combinatiefunctionaris.”