Gebundelde kennis moet helpen grote evenementen te trekken

Nederland heeft de ambitie om een absolute topper te worden in het organiseren van internationale grootschalige sportevenementen. Met de komst van steeds meer evenementen in Nederland - zoals het WK Turnen en de start van zowel de Giro d’Italia als de Tour de France - groeit de ervaring op dit gebied. Om al deze opgedane kennis te bundelen en beschikbaar te stellen, is door ‘Olympisch Vuur’ - de alliantie voor uitvoering van het Olympisch Plan 2028 - de digitale kennisbank Modelaanpak Evenementen ontwikkeld.

De Modelaanpak Evenementen moet een bijdrage leveren aan de Evenementen ambitie uit het Olympisch Plan 2028. Volgens Roelie Schuring - coördinator Evenementenpilot van dat plan - is de modelaanpak hét instrument om ervoor te zorgen dat Nederland in 2016 bekend staat om zijn grote ambitie en talent voor het organiseren van sport- en culturele evenementen. “De kennis die nu al is opgedaan bij organisatoren van sportevenementen wordt in de Modelaanpak bij elkaar gebracht en wordt vervolgens gedeeld. Hierdoor groeit de kennis voor de gehele evenementensector”, verklaart Schuring.

Gebaseerd op projectaanpak EK Voetbal 2000
Nieuw is zodoende dat kennis en ervaring op een digitaal platform structureel gebundeld en beschikbaar gesteld worden voor andere evenementenorganisatoren. “Daarvoor deden sportbonden, gemeenten en organisaties uiteraard ook kennis en expertise op, maar doordat het ieder voor zich was, bleef deze kennis vaak bij de betreffende partij hangen. Om daar verandering in te brengen en van elkaars aanpak te kunnen leren, is door Olympisch Vuur eind 2009 de Modelaanpak Evenementen ontwikkeld”, licht Yvonne Tamminga, consultant Evenementenpilot van het Olympisch Plan 2028, toe. “Uiteindelijk moet dit ervoor zorgen dat er daadwerkelijk meer evenementen naar Nederland worden gehaald en dat deze perfect worden uitgevoerd. Doel is om in 2016 heel Nederland naar Olympisch niveau te krijgen, dit geldt ook voor de organisatoren van evenementen.”

Het ministerie van VWS heeft 1,5 miljoen euro subsidie beschikbaar gesteld voor sportbonden en organisatoren van evenementen, want niet alleen het binnenhalen en organiseren van evenementen is een concrete doelstelling van de Modelaanpak Evenementen. Tamminga: “Getracht wordt om een zo groot mogelijke maatschappelijke spin-off te creëren, zodat evenementen als middel kunnen worden ingezet om maatschappelijke doelen te realiseren.”

Niet opnieuw het wiel uitvinden
De Modelaanpak Evenementen wil een belangrijke rol spelen bij het verwerven, organiseren en evalueren van sportevenementen. “In de digitale kennisbank kun je bijvoorbeeld informatie verkrijgen over het opstellen van een bidboek of hoe je een haalbaarheidsonderzoek kunt starten. En als je als organisatie het evenement dan binnen hebt, wordt er stap voor stap beschreven welke fasen je moet doorlopen om een langdurig project succesvol te laten verlopen”, legt Tamminga uit.

Bovendien wordt ook een evaluatie-instrument – dat is ontwikkeld door de Werkgroep Evaluatie Sportevenementen (WESP) – beschikbaar gesteld dat nodig is voor de verdere professionalisering van het sportevenement. “Door te evalueren, wordt tevens de kennis in de Modelaanpak Evenementen steeds aangevuld en aangescherpt”, verklaart Tamminga. Coördinator Schuring vult aan: “Organisatoren voorkomen op deze manier dat ze steeds opnieuw het wiel moeten uitvinden en verspillen geen energie, geld en tijd aan een aanpak waarvan is gebleken dat deze niet of onvoldoende werkt.”