Géén verplichte urenadministratie voor vrijwilligers!

In het najaar van 2007 heeft de staatssecretaris van Financiën - Jan Cees de Jager - de Tweede Kamer toegezegd op korte termijn een nadere toelichting te verstrekken omtrent de werking van de vrijwilligersregeling in de praktijk. Dit naar aanleiding van de door de Tweede Kamer aangenomen motie inzake de afschaffing van de maximale uurvergoeding in de vrijwilligersregeling. Op 20 maart 2008 stuurde de staatssecretaris in een brief de Tweede Kamer de beloofde toelichting. In een bijlage van zes pagina’s gaat hij uitgebreid in op de praktijk van de vrijwilligersregeling. (zie: hier)

De vrijwilligersregeling is ingesteld vanwege een in de praktijk gegroeide contradictie in terminus, namelijk dat vrijwilligers een vergoeding ontvangen voor vrijwilligerswerk. Die regeling houdt in dat die vergoeding niet als inkomsten aan de belastingdienst hoeft te worden opgegeven, en dat verenigingen geen loonheffing verschuldigd zijn, mits aan voorwaarden wordt voldaan.
Om als organisatie de vrijwilligersregeling te kunnen toepassen moet aan alle drie de volgende voorwaarden worden voldaan:
· de organisatie is niet onderworpen aan de vennootschapsbelasting of het betreft een sportorganisatie;
· de vrijwilliger verricht de werkzaamheden niet bij wijze van beroep;
· de betaalde vergoeding bedraagt niet meer dan € 150 per maand en € 1500 per kalenderjaar.

Deze voorwaarden gelden al enige jaren, maar blijken in de praktijk vragen op te roepen. Zo bestaat soms nog onduidelijkheid over de voorwaarde dat de vrijwilliger de werkzaamheden niet bij wijze van beroep mag verrichten. De staatssecretaris heeft daarover – in eerdere toelichtingen én in de brief van vorige maand – geschreven dat de ontvangen vergoeding niet in verhouding mag staan tot de omvang en het tijdsbeslag van de verrichte werkzaamheden. Dit betekent dat de betaalde beloning niet marktconform mag zijn en meer het karakter van een kostenvergoeding heeft.

In zijn toelichting noemt de staatssecretaris het volgende voorbeeld: een lid van een vereniging is advocaat en hij dient namens de vereniging bij de rechtbank een bezwaarschrift in tegen een bouwvergunning voor een loods naast het sportcomplex. De vereniging betaalt hem daarvoor eenmalig een bedrag van € 150. Er zijn (behoudens portokosten) geen kosten verbonden aan de indiening van het bezwaarschrift. Is de vrijwilligersregeling van toepassing?
Het antwoord is: nee! Want ten eerste zijn de werkzaamheden van dit verenigingslid van zeer beperkte duur. Ten tweede zijn dit werkzaamheden die tot het beroep van dit lid gerekend kunnen worden. Kortom, de vrijwilligersvrijstelling is niet van toepassing. De vergoeding wordt, zelfs als het om een vriendenprijsje gaat, als inkomen voor de advocaat gezien.

Marktconform?
Lastig in de formulering van de staatssecretaris is het begrip ‘marktconform’. Daarom hebben
diverse vrijwilligersorganisaties de Belastingdienst gevraagd bij welke vergoeding per uur er geen sprake is van een marktconforme beloning. De Belastingdienst heeft hierop geantwoord dat zij een beloning van maximaal € 4,50 per uur ( < 23 jaar € 2,50) nooit als marktconform zal aanmerken.

Dat is in ieder geval duidelijk. Echter, veel vrijwilligersorganisaties dachten dat zij nu verplicht waren om een urenadministratie bij te houden. In de brief van maart ontzenuwt de staatssecretaris dat. Een urenadministratie is niet nodig, mits het uurloon onder boven genoemde maxima blijft én de grenzen van 150 euro per maand én 1500 euro per jaar niet overschreden worden. Verenigingen die onder die normen blijven, hoeven dus verder niets extra te administreren.

Administratieve plicht
Wanneer moet een vereniging beslist wél administreren? Wanneer de vrijwilligers geen gebruik maken van de vrijwilligersregeling maar een vergoeding ontvangen op (declaratie)basis van de werkelijk gemaakte kosten. Dat betekent voor de vereniging dus: bonnetjes bewaren, goed administreren en op aanvraag van de Belastingdienst laten zien.

Let op: als een vereniging de vrijwilligersregeling toepast, is het nooit mogelijk om daarnaast nog eens de werkelijk gemaakte kosten te vergoeden op declaratiebasis. De vereniging dient een keuze te maken: óf zonder nadere administratieve verplichtingen binnen de gestelde kaders een bedrag van maximaal € 1500 aan de vrijwilliger uitbetalen, óf compensatie van de werkelijk gemaakte kosten met de daarbij behorende administratieve verplichtingen.

Tenslotte, wat moeten verenigingen doen als zij méér dan de genoemde maxima betalen? Dan zullen zij zich in de eerste plaats moeten realiseren dat zij het risico van een naheffing lopen. Afgelopen jaar werd een aantal voetbalverenigingen daarvan het ‘slachtoffer’. Zij kregen naheffingen die enorm in de papieren liepen. Om die financiële ellende te voorkomen, zullen verenigingen de vrijwilligersbijdrage moeten terugschroeven tot de genoemde maxima. Of moeten accepteren dat de belastingdienst hen als werkgever gaat beschouwen. Dat betekent onder meer dat een loonadministratie nodig is. Om dat goed te regelen, is een gang naar de Belastingdienst onvermijdelijk. Maar dan hebben we ook niet meer over vrijwilligers en zeker niet over een vrijwilligersvergoeding.

Dit bericht is tot stand gekomen in samenwerking met de sportdesk van Ernst & Young. Voor vragen: goed.bezig@nl.ey.com