Dit Europese programma gaat verder dan vrijwilligers werven

door: Emilie Maclaine Pont | 7 november 2024

Hoe zorg je voor een hoge kwaliteit van vrijwilligersmanagers in de sport die al jaren aan het werk zijn? Een team van negen Europese partners buigt zich hier de komende twee jaar over onder leiding van Rotterdam School of Management Erasmus University (RSM). Het zogenaamde UVMIS-programma (Upskilling Volunteer Managers In Sport) draait in de eerste plaats om het ontwikkelen van cursussen, drie praktische gidsen en een ethische code voor sportvrijwilligers. De doelgroep bestaat nadrukkelijk uit vrijwilligersmanagers die al meerdere jaren ervaring hebben. “Werven gebeurt aan de lopende band, maar wel met de achterdeur open.”

Eerder gaf RSM al leiding aan European Volunteer Impact – Developing European Management Standards (EVI-DEMS). Dat was gericht op vrijwilligers in verschillende sectoren en deelgebieden: van cultuur tot voedselbanken en van taalmaatjes tot sport. “We maakten een generiek eenjarig curriculum voor pre-experiencestudenten op masterniveau. Iets dat nog niet eerder is gedaan”, licht Lucas Meijs, professor Strategic Philanthropy and Volunteering aan RSM, toe. “Hierbij zijn de vrijwilligersmanagers dus nog niet aan het werk, maar leren zij daarvóór hoe ze hun werk het beste kunnen uitvoeren.”

Op één hoop
UVMIS, volledig gefinancierd door de EU, bouwt voort op de uitkomsten van EVI-DEMS. “Maar dan creëren we een post-ervaringsprogramma”, vertelt Meijs. “De vrijwilligersmanagers hebben al pakweg vijf jaar ervaring en hebben dus geen simpele uitleg nodig over vrijwilligersvergoedingen of hoe je vrijwilligers werft. Hen de onderliggende stromingen over motivatie, legitimiteit, antecedenten en dergelijke uitleggen, gebeurt nog niet. Zo is weinig tot niets bekend over hoe ze vrijwilligers behouden, bijvoorbeeld als hun? kinderen van een vereniging afgaan. Een gemis, want werven gebeurt aan de lopende band, maar wel met de achterdeur open. Dat kan veel beter.”

Bij UVMIS zijn naast RSM, een Litouwse universiteit, het Centre for European Volunteering (CEV) en de European Non-Governmental Sports Organisation ook onder meer de Nederlandse hockeybond KNHB en een paar consultancybureaus betrokken. “Ieder van hen heeft eigen ervaringen met vrijwilligersmanagers”, geeft Ivo Geers - projectleider en onderzoeker aan RSM - aan. “Dit is waardevol, omdat we ons richten op sportvrijwilligers in brede zin. Niet alleen die bij verenigingen actief zijn, maar ook die bij kleine en grote evenementen als de Olympische Spelen de marathon van Rotterdam en de vrijwilligers die bij sportbonden werken. Nu worden al die vrijwilligers bij opleidingen op één grote hoop gegooid, terwijl zij in een verschillende context waarschijnlijk meer gebaat zijn bij een gevalspecifieke ondersteuning. Vrijwilligers managen bij een dorpsclub is immers iets totaal anders dan die rol bij de Formule 1 in Zandvoort vervullen, alleen al door de duur van beide situaties.”

Uniform?
De sessies in UVMIS moeten uiteindelijk dus leiden tot een gericht cursusaanbod dat kosteloos beschikbaar wordt. Een state-of-the-art-rapport maakt zichtbaar wat er al aan onderwijsmateriaal ligt, om dubbelwerk te voorkomen. De ethische code wordt gebaseerd op de code die al binnen EVI-DEMS is ontwikkeld, maar dan expliciet voor sportvrijwilligers. Geers: “Ook komen er drie praktische gidsen over burn-outpreventie, inclusie en de koppeling tussen sportvrijwilligerswerk en Europese waarden. Iedere partner zal een onderdeel voor zijn rekening nemen. Als projectleider zorgen wij voor het algemene projectmanagement en het post-ervaringsprogramma. Het CEV organiseert daarnaast aan het einde een congres met beleid als thema. Een EU Programme Committee geeft input over wat er volgens hen in het programma terecht moet komen. Daarnaast is elke partner onder andere verantwoordelijk voor het regelen van pilottrainingen in het eigen land. Die starten volgens de planning begin 2026.”

Meijs: “Het is uiteindelijk aan de sportkoepels, evenementorganisaties, bonden en verenigingen zelf om het materiaal dat wij ontwikkelen op te pakken en te implementeren, al dan niet aangepast naar de gang van zaken binnen het betreffende land. Met 9 partners uit onder meer Italië, Estland en Frankrijk en 27 EU-landen zijn uniform toepasbare cursussen en gidsen ongetwijfeld een utopie. Toch denken we dat we voldoende handvatten kunnen aanreiken om ieder land straks verder op weg te helpen in het begeleiden van vrijwilligersmanagers en het delen van hun ervaringen hiermee.”

“Met een community of practice hopen we daarnaast de vrijwilligersmanagers die gebruik maken en willen maken van onze middelen met elkaar te verbinden”, vult Geers aan. “Officieel beginnen we in 2025 met UVMIS en loopt het in 2027 af, maar natuurlijk is het ons doel om dit thema blijvend onderwerp van lering en gesprek te laten zijn.”

Voor meer informatie: Enhancing Volunteer Impact - Developing European Management Standards