Atletiekunie lanceert online tool voor verenigingsbestuurders

Op het Atletiekcongres van 23 maart lanceerde de Atletiekunie ClubWijzer: een online tool bedoeld om verenigingsbestuurders meer inzicht moet te bieden in hun eigen organisatie. Daarnaast hoopt de atletiekbond met het hulpmiddel een gedetailleerd overzicht te krijgen van haar verenigingsbestand.

Het principe van ClubWijzer is simpel: op een eigen pagina kunnen verenigingen hun kengetallen invullen - bestaande uit tabbladen met onder meer gegevens over het ledenbestand, de financiën en marketing - waarna een totaalbeeld van de club ontstaat. Deze data zijn toegankelijk voor zowel de vereniging als de Atletiekunie. Aan de hand daarvan kan de club ondersteuning vragen of kan de bond hulp bieden.

Op maat gemaakte verenigingsondersteuning
Het idee voor ClubWijzer is het resultaat van een reeks voornemens bij de Atletiekunie om de verenigingsondersteuning aan te passen, legt Paul Peters - informatiemanager bij de bond - uit. “Onze verenigingsondersteuning was voornamelijk een ‘onze size fits all’-principe. Dat werkte niet goed en werd bevestigd in vergaderingen met andere bonden. Alle sportverenigingen verschillen van elkaar, met name op het gebied van ondersteuningswensen.”

Volgens Peters kampen atletiekverenigingen vaak met dezelfde problematiek. “Een voorbeeld is het ledenverloop. Als een vereniging steeds minder leden heeft, is het interessant om deze te vergelijken met eentje die een stijgend ledenaantal heeft, om zo een soort benchmark neer te zetten.” De Atletiekunie ging op zoek naar een systeem om verenigingen vanuit die vergelijkingsgedachte meer op maat te kunnen bedienen. Eerst probeerde de bond verenigingen in te passen in een classificatiemodel. “Dat bleek een lastig verhaal”, zegt Peters. “Toen kwamen we uit bij een systeem waarin verenigingsdata met elkaar vergeleken konden worden.”

Dat werd ClubWijzer. Om de kengetallen die in het systeem zijn opgenomen te bepalen, inventariseerde de Atletiekunie intern bij de bond en bij verenigingen. Peters: “Dat leverde een flinke stapel A4-tjes op. Vervolgens bepaalden we na overleg welke gegevens wel of niet mee moesten.”

Bestaande software
De software voor de online tool is gebaseerd op een bestaande module op de site van de Atletiekunie. Softwareontwikkelaar Renflex ontwierp twee jaar geleden de inlogpagina ‘Mijn Atletiek’, waarmee de bij de atletiekbond bekende verenigingsgegevens inzichtbaar werden voor verenigingsbestuurders. Die module is met ClubWijzer door Renflex uitgebouwd, verklaart Peters.

“Er zitten elf tabjes in, waarvan de meeste al zijn ingevuld door ons op basis van data uit ons systeem. Zoals ledenaantallen, juryleden, licentiehouders. De verenigingen vullen de gegevens in die wij niet hebben, zoals jaarrekeningen. Het kost weinig tijd. Zo hoeven ze slechts vinkjes zetten bij marketingmiddelen, of om ondersteuning aan te vragen.” Meedoen aan ClubWijzer is niet verplicht voor de bij de Atletiekunie aangesloten verenigingen. Wel benadrukt Peters dat het belangrijk is voor de bond dat veel clubs het programma gaan gebruiken. “Anders heeft het weinig zin om dingen te vergelijken”, zegt hij onomwonden.

Helikopterview
Om de vroege invullers te belonen geeft de bond tien keer het boek Besturen met een visie weg. Daarnaast wordt er onder de clubs die vóór 30 juni data aanleveren een ballonvaart voor zes personen verloot. “Die prijs is symbolisch voor het initiatief”, zegt Peters over de loterij. “Met ClubWijzer krijgt de vereniging een helikopterview over zichzelf en als ze de cijfers structureel bijhouden zien ze ontwikkelingen in hun organisatie.”

Peters bevestigt dat de bond met het systeem vervolgens een helikopterview over haar verenigingsbestand krijgt: “Dan kun je verenigingen met elkaar vergelijken, trends ontdekken en eventueel bijspringen als clubs met vraagstukken zitten, die ergens anders al eerder zijn opgelost.”

Benadrukken
De Atletiekunie implementeert ClubWijzer in nauw overleg met andere sportbonden en NOC*NSF. Zo is zwembond KNZB van plan een soortgelijk systeem te lanceren. “Daarnaast zullen we dit systeem regelmatig onder de aandacht brengen bij onze atletiekverenigingen”, zegt Peters. En dat benadrukken is hard nodig volgens de informatiemanager. Hij refereert aan projecten van de Atletiekunie uit het verleden, waarbij succes afhankelijk is van verenigingsinitiatief.

Een voorbeeld is het Exit-systeem: een enquêtetool om te achterhalen waarom leden de vereniging verlaten. “Het in gebruik nemen van dit systeem kwam langzaam op gang. Momenteel begint dit goed te lopen en zijn al behoorlijk wat enquêtes ingevuld, maar uiteraard zouden we graag willen dat nog veel meer verenigingen met dit systeem gaan werken”, zegt Peters.

Wel heeft hij er vertrouwen in dat veel verenigingen ClubWijzer gaan gebruiken. “Er zijn al veel data door ons ingevuld en het is toegankelijk. We hebben bewust gewacht met het introduceren van het systeem tot het dashboard voor de verenigingen klaar was. Dat is een bondig overzicht van twee A4-tjes, waarmee een vereniging kan zien hoe hun club er voor staat.”