AI als vrijwilliger die nooit moe wordt

SponsorVisie en Clubhelper introduceerden deze maand 'Sam', een digitale assistent die sponsorcommissies moet ondersteunen bij het zoeken, benaderen en behouden van sponsors. Volgens Peter van Baak, mede-eigenaar van SponsorVisie, kan kunstmatige intelligentie verenigingen helpen om een tekort aan vrijwilligers op te vangen. Sinds de oprichting van SponsorVisie in 2010 heeft Van Baak naar eigen zeggen meer dan duizend sportverenigingen geholpen met sponsorbeleid, crowdfundingacties en obligatie-uitgiftes. "Wij zien al jaren zien dat veel clubs kansen laten liggen, niet omdat vrijwilligers niet willen, maar omdat de tijd ontbreekt en ze niet goed weten hoe ze de juiste sponsors moeten vinden en benaderen."

Desondanks zijn er volgens hem rondom vrijwel iedere vereniging potentiële sponsors aanwezig. "Veel sponsoring ontstaat nog vanuit gunnen, een ouder met een eigen bedrijf die iets wil terugdoen voor de club bijvoorbeeld. Wij proberen verenigingen echter breder te laten kijken. Sponsoring werkt veel beter als beide partijen er iets uithalen. Een bedrijf wil niet alleen een bord langs het veld, maar graag zien wat er met de bijdrage gebeurt. Dat kan heel praktisch zijn, bijvoorbeeld een huiswerkinstituut dat met een actie jeugdleden aantrekt of een bedrijf dat bijdraagt aan beter trainingsmateriaal. Zo ontstaat een duurzamere relatie dan wanneer je alleen een factuur stuurt."

Het idee voor Sam ontstond vanuit een samenwerking met Clubhelper, dat AI-vrijwilligers voor sportverenigingen ontwikkelt en inmiddels bij meer dan veertig clubs actief is. "Clubhelper was al bezig met digitale ondersteuning voor bijvoorbeeld wedstrijdsecretariaten en vrijwilligerscoördinatie", vertelt Van Baak. "Maar voor sponsoring bestond nog niets. Daarom hebben wij contact gezocht."

Volgens hem is Sam nadrukkelijk bedoeld om werk uit handen te nemen. "De regie blijft altijd bij de club. Wat wij automatiseren, zijn de voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden die veel tijd kosten. Denk aan het zoeken van geschikte bedrijven, het verzamelen van contactgegevens, het voorbereiden van mails of het plannen van opvolgacties. In feite is Sam een vrijwilliger die nooit moe wordt en altijd tijd heeft voor de klusjes die anders blijven liggen."

De vergelijking met ChatGPT en vergelijkbare tools ligt voor de hand, maar Van Baak geeft aan dat er wel degelijk verschillen zijn. "Natuurlijk kun je een algemene AI-tool vragen welke bedrijven interessant kunnen zijn voor sponsoring, maar dan krijg je een algemeen antwoord. Wij hebben Sam gevoed met zestien jaar kennis en praktijkervaring uit de sport. In de loop der jaren hebben wij talloze wervingsacties uitgevoerd, evaluatiegesprekken gevoerd en sponsorcampagnes opgezet. Daardoor weten we welke invalshoeken werken en welke minder effectief zijn."

Van Baak geeft een voorbeeld. "Wanneer energieprijzen stijgen, kan het logisch zijn om bedrijven te benaderen die actief zijn op het gebied van verduurzaming, warmtepompen of energiebesparing. Zulke praktische inzichten hebben wij in Sam verwerkt. Stel dat een vereniging op zoek is naar bedrijven die thuisaccu's leveren, dan zoekt Sam eerst welke partijen lokaal actief zijn. Vervolgens kijkt hij bijvoorbeeld of een bedrijf daadwerkelijk aan consumenten levert, of er contactpersonen beschikbaar zijn en of het bedrijf voldoende betrouwbaar oogt, bijvoorbeeld op basis van oudere referenties."

Ook bij bestaande sponsors moet de assistent meerwaarde bieden. "Een vereniging kan Sam bijvoorbeeld vragen om een sponsor te interviewen. Vervolgens maakt hij daar een bruikbaar artikel van voor de website, nieuwsbrief of sociale media. Daarmee geef je sponsors aandacht zonder dat een vrijwilliger daar uren mee bezig is."

Opvallend is dat Sam niet zelfstandig sponsors contracteert of afspraken maakt. De regie blijft volgens Van Baak volledig bij de vereniging. "Dat vinden wij een belangrijk uitgangspunt. Sam doet voorstellen, de club neemt beslissingen. Verenigingen kunnen ook zelf criteria toevoegen die zij extra belangrijk vinden.”

De technologie draait inmiddels bij ruim twintig verenigingen die hebben meegeholpen aan de ontwikkeling. Daarbij gaat het volgens Van Baak om uiteenlopende clubs uit voetbal, hockey en atletiek. Of AI daadwerkelijk tot extra sponsorinkomsten leidt, is nog lastig te kwantificeren. Wel noemt hij vanuit eigen ervaring een voorbeeld. "Bij hockeyclub Hurley hebben we een beperkte wervingsactie opgezet richting twee door Sam geselecteerde lokale leveranciers van thuisaccu’s. Eén daarvan deed vervolgens een aanbod om voor 1.500 euro een jaar sponsor te worden en een afdracht te doen per geleverde installatie. Daarmee is Sam voor drie jaar terugverdiend en dit laat zien wat het potentieel is."