Achter de schermen bij de Grand Prix en het EK voetbal

door: Emilie Maclaine Pont | 5 september 2024

Grote sportevenementen als het EK voetbal. Of de Formule 1-Grand Prix in Zandvoort. Menigeen probeert uit alle macht kaartjes daarvoor te bemachtigen. Voor Eelco Groen is dat niet nodig. Tijdens dergelijke events is hij in verschillende hoedanigheden aan het werk. Daarnaast werkt Groen als docent aan de Johan Cruyff Academy. “In feite is het werk geen rocket science. Maar je moet wel dondersgoed weten aan welke touwtjes je moet trekken.”

Als sportmarketeer en spelersmakelaar had Eelco Groen (48) al jarenlange ervaring in de sportevenementenwereld. Een wereld waarin lange en uitputtende dagen op piekmomenten eerder regel dan uitzondering zijn. Toen zijn vrouw en hij kinderen kregen, ging Groen daarom als docent sportmarketing aan de Hogeschool van Amsterdam aan de slag. Bij een freelance klus tijdens het damesvoetbal EK in Nederland in 2017 begon het toch weer te kriebelen.

“Evenementen werken vaak met freelancers en dus zijn zichtbaarheid en connecties van belang om nieuwe opdrachten te krijgen. Door mijn achtergrond kreeg ik vrij snel na dat EK de vraag of ik mee wilde schrijven aan een mobiliteitsplan voor de eerste beoogde Dutch Grand Prix (‘DGP’) in Zandvoort. Destijds was het de ambitie om 30.000 bezoekers per fiets te laten komen (in 2024 was dat aantal opgehoogd naar 45.000, red.). Dat moest gefaciliteerd en in goede banen geleid worden. Dat gold ook voor het parkeren in brede zin.”

110.000 bezoekers managen
Met het team 'mobiliteit' werkte Groen het plan uit, maar covid gooide roet in het eten van de editie van 2020. Een jaar later was het alsnog raak. Tijdens en de maanden voorafgaand aan de DGP fungeerde Groen als event manager en was aldus verantwoordelijk voor alles wat met bezoekersdiensten te maken heeft, in de eerste plaats de ticketing. Zijn betrokkenheid bij de DGP bleef de jaren erna. In 2024 had Groen de rol van Spectator Services Venue Manager.

“In feite was ik bezig met het managen van de crowd en het ondersteunen van andere teams, zoals de security. Op zaterdag en zondag kwamen er 110.000 bezoekers. Hun plezier zit niet alleen in het kijken van de race zelf, maar start al bij het treinstation of de parkeerplaats. Samen met tientallen vrijwilligers verwelkomden en informeerden we hen, zowel voor als na de race. Maar ook moesten we signaleren en communiceren als er ongewenste indringers waren die over hekken probeerden te klimmen.”

De juiste touwtjes
Het werk op zich is geen rocket science, meent Groen. “Veel mensen kunnen een team aansturen. Maar je moet wel dondersgoed weten aan welke touwtjes je moet trekken. Alleen als de vrijwilligers goed getraind worden, bijvoorbeeld in het aanwijzen van de snelste route aan de bezoekers, loopt zo’n evenement op rolletjes. Daar komt ook een stuk motiveren bij kijken. Daarom neem ik aan het begin en aan het einde van de dag vaak een filmpje op waarin ik wat grap en grol, om ook hen enthousiast te houden. Zo’n vijf procent van de vrijwilligers komen na het ophalen van hun kledingpakket überhaupt niet meer opdagen. Dat wil je voor het overige natuurlijk voorkomen. Sterker nog, je wil dat zij de bezoekers met een lach tegemoet treden.”

Het was een drukke sportzomer voor Groen, want naast de DGP werkte hij tijdens het EK voetbal in Düsseldorf, waarin hij een soortgelijke functie had, maar dan op een hoger niveau. Als geen ander kan hij dan ook de verschillen tussen een internationaal voetbaltoernooi en een evenement als de DGP aangeven.

“Een voetbalwedstrijd duurt twee uur. Een racedag is langer. Daardoor komen fans bij het voetbal veel meer tegelijk binnen en vertrekken ze ook meer als één grote menigte. Daarbij komt een klein deel van de voetbalsupporters vaak meer beschonken binnen dan racefans, zeker als het een avondwedstrijd betreft. Daar richt ik de indeling van vrouwelijke vrijwilligers op in. Het is helaas nu eenmaal zo dat vooral een aantal mannelijke voetbalsupporters in dronken toestand snel handtastelijk wordt. Ook vinden er bij het voetbal vaker opstootjes of gevechten plaats. Wat betreft het aansturen van de vrijwilligers is er ook een verschil. Tussen voetbalwedstrijden in een bepaald stadion zitten meestal meerdere dagen. Dan is er ook meer tijd om bij te sturen dan in een weekend waarin je nauwelijks rust hebt.”

Terug naar school
Ondanks de uitdagende weersomstandigheden op vrijdag 24 en zaterdag 25 augustus jongstleden, met een fikse storm die zelfs het doorgaan van de vrije training op de vrijdag voorafgaand aan DGP in gevaar bracht, kijkt Groen tevreden terug op het weekend. Zijn vizier richt hij zich nu langzaam weer op zijn werk als docent, dat hij nog altijd voor twintig uur per week doet.

“Het is een mooie combinatie. Bij de Johan Cruyff Academy krijg ik de zekerheid van een vast inkomen en kan ik mijn kennis delen met studenten die net als ik een passie hebben voor sport. En bij de evenementen ben ik volledig in mijn element. Het liefst zou ik vaker bij grote evenementen werkzaam zijn. Met een team keihard werken en het tot een succes maken, geeft iedere keer weer een kick. Mijn ultieme droom is een functie bij het WK voetbal in Amerika in 2026. Maar met een werkende vrouw en kinderen in de leeftijd van 10, 11 en 14 jaar is mijn agenda niet leidend. Wellicht moet ik die droom dus nog even uitstellen.”