VDZ vaart wel bij verplichte vrijwilligersregeling

Verplicht wil zeggen dat alle leden – of ouders van jeugdleden t/m 14 jaar – verplicht zijn om vrijwilligerswerk te doen voor de club. Je kunt alleen lid worden van VDZ als je meedoet aan deze regeling. Deze verplichte vrijwilligersregeling draait inmiddels twintig jaar en in 2026 heeft  VDZ ruim 1.600 leden met circa 300 kaderleden, 20 commissies en 650 horecavrijwilligers die samen 2.300 bar- en keukendiensten uitvoeren per seizoen. 

De verplichte vrijwilligersregeling komt er in het kort op neer dat ieder lid voor aanvang van een nieuw seizoen aangeeft welke soort verenigingswerk hij/zij dat seizoen gaat uitvoeren, voor minimaal twaalf uur per seizoen. Meer mag natuurlijk altijd. Het afkopen van vrijwilligerswerk is in principe niet mogelijk, alleen bij hoge uitzondering. 

Leden en ouders/verzorgers van jeugdleden kunnen kiezen uit één van de volgende drie categorieën van verenigingswerk: 

1. Kaderfunctie (zoals trainer, leider, clubscheidsrechter, commissielid of bestuurslid)
2. Horecadiensten (minimaal 4 bar- of keukendiensten van elk 3 uur)
3. Jeugdtaken (helpen bij jeugdactiviteiten of jeugdtoernooien)

VDZ heeft in 2005 de verplichte vrijwilligersregeling ingevoerd. Het doel was drieledig en deze doelstellingen gelden nog steeds.

1. Meer vrijwilligers. VDZ groeide vanaf begin deze eeuw langzaam door en telde in 2005 zo’n 700 leden. Het aantal vrijwilligers groeide echter niet mee. Er was over de volle breedte een groot tekort aan vrijwilligers.
2. Meer kantinevrijwilligers. Er waren structureel te weinig kantinevrijwilligers om clubhuis en kantine op alle wedstrijd- en trainingsdagen open te houden. Een groeiend aantal leden en teams betekende ook uitbreiding van het aantal trainingsdagen met ruimere openingstijden. Daarvoor waren meer vrijwilligers nodig.
3. Meer betrokkenheid en clubbinding. De betrokkenheid van leden en ouders van jeugdleden brokkelde af en de clubbinding onder (oud-)leden was tanende. VDZ wilde de betrokkenheid en clubbinding met (oud-)leden en ouders van jeugdleden versterken. De verplichte vrijwilligersregeling werd daarvoor in 2005 als ‘breekijzer’ ingezet: leden moeten meedoen, met daarnaast tal van nieuwe activiteiten. 

Verplicht vrijwillig. inderdaad een contradictio in terminis. VDZ koos bewust voor de term ‘verplichte vrijwilligersregeling’ om aan te geven dat het bittere ernst was. Eerder had de club al een soortgelijke regeling geprobeerd, maar dan met teamverplichtingen. Die regeling werd halfbakken ingevoerd en mislukte dan ook snel. Zo moest het dus niet. Een inventarisatie van vrijwilligersregelingen in den lande bracht VDZ op het spoor van een tennisvereniging, waar zo’n verplichte vrijwilligersregeling – op basis van individuele verantwoordelijkheid – al een paar jaar succesvol draaide. Kortom, VDZ is er alleen voor mensen die meedoen.

Over de invoering van zo’n verplichte vrijwilligersregeling valt veel te vertellen. Dat gaat voor nu te ver. Dit is een checklist met aandachtspunten in hoofdlijnen. Terugkijkend op twintig jaar ‘verplicht vrijwillig’, gebaseerd op de ervaringen van VDZ in Arnhem. 

1. Definieer het vrijwilligersprobleem. Op welke gebieden binnen de vereniging doet dit probleem zich voor, wanneer precies en in welke mate? Welke consequenties heeft dat en welke oplossingen zijn al eens geprobeerd? Soms vragen problemen een (iets) andere oplossing dan een verplichte vrijwilligersregeling voor de hele club.
2. Bekijk verschillende praktijkvoorbeelden bij andere sportverenigingen. Hoe doen anderen het? Wat zijn hun ervaringen, tips en trucs? Ga bij verenigingen binnen en buiten je eigen sport te rade. VDZ heeft bijvoorbeeld zijn vrijwilligersregeling bijna één op één overgenomen van een tennisvereniging die daar al langer ervaring mee had.
3. Bespreek de wens en noodzaak van ‘verplicht' vrijwilligerswerk met (oud-)leden, ouders van jeugdleden, vrijwilligers en sponsors. Wat zijn hun ervaringen? Hoe kijken ze tegen een verplichting en mogelijke sancties bij no-show aan? Welke oplossingen zien ze zelf? Welke rode draad kun je trekken uit al die gesprekken? Deze gesprekken moeten ook zorgen voor voldoende draagvlak voor de invoering van zo’n regeling.
4. Neem de vrijwilligersregeling op in het meerjarenbeleid van de vereniging. Het moet deel uitmaken van de toekomstvisie, ambities en strategie van de club en aansluiten op de missie en kernwaarden van de vereniging. Als je er eenmaal mee begint kun je niet meer terug. Dus zorg voor een goed begin, dat is het halve werk.
5. Maak de vrijwilligersregeling onderdeel van een breder vrijwilligersbeleid. Stel bij voorkeur een vrijwilligerscoördinator aan die verantwoordelijk wordt voor het opstellen en (laten) uitvoeren van het vrijwilligersbeleid, waaronder de vrijwilligersregeling en het gericht, persoonlijk benaderen van vrijwilligers voor specifieke functies/taken.
6. Bepaal of het vrijwilligerswerk een individuele verantwoordelijkheid of een teamverantwoordelijkheid is. Die keuze is sterk bepalend voor de vrijwilligersregeling die je kiest en de wijze waarop je dat gaat organiseren en uitvoeren.
7. Kijk welk soort vrijwilligersregeling het beste past bij jouw club en pas deze regeling op maat aan zodat het voor jouw vereniging geschikt is. Houd het eenvoudig want vrijwilligers moeten deze vrijwilligersregeling tot een succes maken.
8. Definieer een beperkt aantal categorieën van vrijwilligerswerk waaruit leden kunnen kiezen. Denk aan kaderfunctie (trainer, leider, commissielid, enz.), horecawerk (bar- en keukendiensten) en jeugdtaken (activiteiten en toernooien). Te veel categorieën maakt het complex.
9. Wees alert op de mogelijke nadelen van het afkopen van de verplichting, want dat kan de solidariteit onder leden ondermijnen, het vermindert het aantal vrijwilligers en het vergroot de tweedeling tussen de mensen die het afkopen wel/niet kunnen of willen betalen.
10. Toets de gekozen vrijwilligersregeling bij een aantal leden en vrijwilligers of deze voldoende bij de vereniging past en welke aandachtspunten en eventuele knelpunten er zijn bij de verdere invoering. Denk aan alle ledengroepen die moeten gaan deelnemen: jeugdleden en ouders, seniorenleden, bestaande en nieuwe vrijwilligers, enzovoort.
11. Benoem in het bestuur een verantwoordelijk bestuurslid voor de vrijwilligersregeling. Maak de vrijwilligersregeling minimaal het eerste seizoen een vast punt op de bestuursagenda. Hoe loopt het? Waar en hoe moeten we bijsturen? Dit bestuurslid moet daadkrachtig zijn en snel kunnen besluiten.  
12. Benoem voor de invoering van de vrijwilligersregeling een projectleider met voldoende tijd, daadkracht en mandaat van het bestuur. Laat de projectleider een plan van aanpak maken. Zorg voor korte lijnen tussen het bestuurslid en projectleider.
13. Stel voor de invoering een (tijdelijke) projectgroep samen met leden die aanzien en draagvlak hebben binnen de club; dat zijn de ambassadeurs van de vrijwilligersregeling.  Na de eerste periode van invoering (minstens één seizoen) wordt de vrijwilligersregeling overgedragen aan reguliere coördinatoren en commissies.
14. Pas de lidmaatschapsvoorwaarden aan (ook op online-aanmeldformulieren) en vermeld daarin dat eventuele geldelijke sancties (zoals boetes) of afkoop-bedragen (indien van toepassing), net als de contributie, automatisch geïncasseerd kunnen worden.
15. Zorg voor eenduidige communicatie naar leden en vrijwilligers. Zowel vanuit het bestuur als vanuit de projectgroep. Het is belangrijk om met één mond te praten en gezamenlijk enthousiasme en positivisme uit te stralen: we doen het samen.
16. Selecteer een ICT-systeem waarmee de vrijwilligersregeling kan worden ondersteund. Bepaal vooraf aan welke eisen zo’n systeem moet kunnen voldoen (op korte en langere termijn) en zorg dat de ICT-ondersteuning vanaf de start goed wordt geregeld, bijvoorbeeld via de leverancier of een eigen ICT-commissie.
17. Bepaal hoe de naleving van vrijwilligerswerk wordt bewaakt en welk soort maatregelen de vereniging neemt, enerzijds maatregelen om het aantal no-shows tot een minimum te beperken (zoals zelf inplannen, automatische reminders, marktplaats voor het ruilen van horecadiensten) en anderzijds sanctiemaatregelen (zoals boetes, strafpunten, schorsing of royement) voor leden die hun vrijwilligerswerk niet nakomen. Wie gaat dat doen, wanneer en hoe?
18. Zorg voor sterke commissies om de grote groep vrijwilligers op een goede manier aan het werk te zetten. Denk aan sterke voetbalcommissies (voor technisch kader-vrijwilligers), horecacommissie (voor bar- en keukenvrijwilligers) en jeugdcommissie (voor jeugdtaakvrijwilligers). De ervaring leert: je hebt veel vrijwilligers nodig om een vrijwilligersregeling goed uit te kunnen voeren.
19. Stel een aparte vrijwilligersplanner aan voor circa 8 tot 12 uur per week. De vrijwilligersplanner houdt zich bezig met het opstellen van het horecajaarrooster met horecadiensten, het automatisch (via het ICT-systeem) of handmatig inplannen van vrijwilligers en het afhandelen van planningsproblemen en speciale verzoeken.
20. Zorg voor waardering van het vrijwilligerswerk. Bijvoorbeeld door het organiseren van een jaarlijks vrijwilligersfeest met de bekendmaking van de Vrijwilliger van het Jaar. Maak hier een leuke traditie van. Kijk of er nog meer manieren zijn om vrijwilligers te waarderen voor hun inzet. Dat kan al met het regelmatig uitdelen van een bedankje of mailtje, appje of gesprekje op zijn tijd. Het zijn de kleine dingen die het vaak doen.

De vrijwilligersregeling heeft bij VDZ (mede) gezorgd voor:

1. Meer/voldoende vrijwilligers om clubhuis/kantine op de gewenste tijden open te houden
2. Meer/voldoende trainers/leiders bij de jeugd (als ik toch iets moet doen, ga ik liever...)   
3. Meer/voldoende vrijwilligers voor commissies en bestuur
4. Meer/voldoende betrokkenheid en clubbinding van (oud-)leden en ouders van jeugdleden

Volgens het ledenonderzoek uit 2024 voelt 84 procent van de leden zich thuis bij VDZ en is 73 procent er trots op om bij VDZ te horen. 87 procent van de leden geeft aan dat vrijwilligerswerk erbij hoort en het merendeel van de leden geeft aan dat de huidige vrijwilligersregeling voldoet.

Toch zijn er ook bij VDZ altijd vacatures, voor commissieleden, trainer/coaches, coördinatoren en wat al niet meer. Zou het ooit anders worden? Vandaar het advies om zo'n vrijwilligersregeling onderdeel te laten zijn van een breder vrijwilligersbeleid onder regie van een (professionele) vrijwilligerscoördinator.

De invoering van een vrijwilligersregeling is nooit ‘af’. Het gaat altijd door. Met gaande en komende bestuursleden, commissieleden, coördinatoren, leden en vrijwilligers. Met jaarlijks een groot aantal wedstrijden, trainingen, toernooien, activiteiten, enzovoort. Het is dus belangrijk om de vrijwilligersregeling planmatig op te pakken en te werken met duidelijke regels en procedures.

De invoering van een vrijwilligersregeling binnen een bestaande sportvereniging is een kwestie van lange adem: Volharding Doet Zegevieren. Het vraagt om zichtbaar commitment van het gehele bestuur. Als het bestuur het al niet belangrijk vindt, waarom zouden de leden het dan belangrijk vinden? Zeker, de eerste seizoenen vraagt de invoering van zo’n regeling veel tijd, aandacht, inzet en volharding.