Van vrijwilligerstekort naar toekomstgericht vrijwilligersbeleid

Het is vrijdag. De kantinedienst voor zaterdag staat nog steeds open. Moeten we de kantine sluiten of niet? De wedstrijdsecretaris belt rond, een jeugdtoernooi dreigt zonder scheidsrechters te beginnen. De voorzitter vraagt zich af wie de nieuwe penningmeester wil worden? Herkenbaar? Dan is misschien niet het vrijwilligerstekort het probleem, maar de manier waarop we de vrijwilligersinzet organiseren. Zou een andere aanpak van het vrijwilligersbeleid het verschil kunnen maken?

Sportverenigingen vormen het hart van de Nederlandse sport en samenleving. Wekelijks zorgen duizenden sportverenigingen ervoor dat miljoenen kinderen, jongeren en volwassenen kunnen sporten, elkaar ontmoeten, zich ontwikkelen en plezier maken. Vrijwilligers zijn daarbij onmisbaar. Ze fluiten wedstrijden, schenken koffie, trainen jeugdteams, onderhouden accommodaties, organiseren toernooien, voeren de administratie en besturen de vereniging. 

Zonder vrijwilligers kan een sportvereniging niet bestaan, zo eenvoudig is het. Toch staat dit fundament steeds meer onder druk. Vrijwilligers zijn moeilijker te vinden, bestuursfuncties blijven langer vacant en steeds minder mensen willen zich jarenlang aan dezelfde taak verbinden. Daar staat tegenover dat veel mensen wel bereid zijn om iets voor hun vereniging te doen, mits het werk overzichtelijk is, aansluit bij hun interesses en past binnen hun beschikbare tijd.

Deze ontwikkeling vraagt om een andere manier van organiseren. Een toekomstbestendige sportvereniging neemt het vrijwilligersbeleid net zo serieus als het financieel beleid, sporttechnisch beleid of accommodatiebeleid. Dat betekent een structurele aanpak in plaats van ad-hoc op zoek naar vrijwilligers als de nood hoog is, of afwachten tot iemand zich spontaan aanmeldt en dan maar hopen dat er vanuit de vereniging adequaat wordt gereageerd.

Volgens onderzoek van de RVVB onder 305 clubbestuurders vormen het vinden van vrijwilligers en het aantrekken van nieuwe bestuursleden de grootste uitdaging voor sportverenigingen, naast het meer betrekken van ouders en het genereren van voldoende inkomsten. Vreemd genoeg staat het onderwerp ‘vrijwilligers’ maar bij weinig clubs hoog op de bestuursagenda. 

De sportvereniging van de toekomst draait nog steeds op vrijwilligers, maar organiseert hun inzet beter en professioneler, met ondersteuning van professionals waar nodig, zoals een verenigingsmanager, hoofd jeugdopleiding of clubhuisbeheerder. Het bestuur is hierbij aan zet. Vrijwilligers zijn namelijk geen uitvoeringsvraagstuk, maar een strategische bron voor succes. Dat begint met het ontwikkelen en uitvoeren van een toekomstgericht vrijwilligersbeleid.

Toekomstgericht vrijwilligersbeleid bestaat uit 7 pijlers die samen een praktisch raamwerk vormen. Het is gebaseerd op praktijkervaringen, voorbeelden en inzichten van sportverenigingen, sportbonden en onderzoeksinstellingen. De 7 pijlers zijn: 

1. Bestuurslid Vrijwilligerszaken – Vrijwilligers zijn topprioriteit
2. Vrijwilligersbeleid – Heldere ambities
3. Vrijwilligerscommissie – Teamwork
4. Vrijwilligersregeling – Iedereen doet mee
5. Vrijwilligerssysteem – Handig hulpmiddel
6. Vrijwilligersmanagement – Gestructureerde aanpak
7. Monitoring en evaluatie – Meten is weten

1. Bestuurslid Vrijwilligerszaken – Vrijwilligers zijn topprioriteit 
Sportverenigingen draaien van oudsher op de inzet van vrijwilligers. Toch hebben vrijwilligers in veel gevallen geen plek aan de bestuurstafel. Dat moet anders. Net zoals financiën, sporttechnische zaken of accommodatie verdient ook het vrijwilligersvraagstuk structureel bestuurlijke aandacht. Dat onderstreept het strategisch belang van vrijwilligers voor de continuïteit van de vereniging. Het bestuurslid vrijwilligerszaken is verantwoordelijk voor de visie, het beleid en de resultaten op het gebied van vrijwilligers. Dit is een flinke klus op zich en al snel te veel om het als bestuurslid ‘erbij’ te doen. 

2. Vrijwilligersbeleid – Heldere ambities
In het vrijwilligersbeleid leg je vast hoe de vereniging omgaat met vrijwilligers en welke keuzes daarbij worden gemaakt. Het beschrijft de visie van de vereniging op het vrijwilligersvraagstuk, de ambities en doelstellingen en hoe die gerealiseerd gaan worden, inclusief mogelijke verplichtingen voor leden en kaders voor werving, begeleiding, ontwikkeling, waardering en behoud van vrijwilligers. Het vrijwilligersbeleid zorgt ervoor dat keuzes niet afhankelijk zijn van toevallige personen, maar onderdeel worden van de gezamenlijke verenigingskoers.

3. Vrijwilligerscommissie – Teamwork
Een vrijwilligerscommissie voert het vrijwilligersbeleid uit en vormt de schakel tussen beleid en praktijk. De vrijwilligerscommissie bestaat uit vier à vijf vrijwilligers. Ze ondersteunt andere commissies en coördinatoren bij de invulling van vacatures, werft vrijwilligers, beheert vacatures, organiseert waarderingsactiviteiten en adviseert het bestuur. Hiermee voorkom je dat alle werkzaamheden op de schouders van een enkel bestuurslid terechtkomen, of niet worden opgepakt. Zorg ervoor dat de vrijwilligerscommissie, net als alle andere commissies, een zelforganiserend team wordt dat zelfstandig aan de slag kan. 

4. Vrijwilligersregeling – Iedereen doet mee
Steeds meer verenigingen kennen een vrijwilligersregeling. Daarin wordt vastgelegd dat ieder lid – of de ouders van jeugdleden – gedurende het seizoen (verplicht) een bijdrage levert aan de vereniging, bijvoorbeeld in de vorm van enkele bardiensten, een taak tijdens een evenement of een functie binnen een commissie. In de praktijk zie je veel regelingen op basis van een urenmodel (bijvoorbeeld 10 of 12 uur per seizoen), dienstenmodel (bijvoorbeeld 3 of 4 bar- of keukendiensten per seizoen), puntensysteem (elke taak levert punten op tot je een totaal aantal punten hebt behaald) of teamtaken (elk team levert tijdens het seizoen een aantal vrijwilligers voor kantine, toernooien of onderhoud). Zo’n vrijwilligersregeling vormt het fundament onder je vrijwilligersbeleid. Het zorgt ervoor dat iedereen meedoet en dat het verenigingswerk niet weer terecht komt bij datzelfde kleine groepje actieve vrijwilligers.

5. Vrijwilligerssysteem – Handig hulpmiddel
Een ‘vrijwilligerssysteem’ is onmisbaar om het beleid en een vrijwilligersregeling goed te kunnen uitvoeren. Denk aan een ICT-systeem, webapplicatie of een app op je telefoon waarin je functies, vacatures, taken en vrijwilligers kunt registreren. Daarmee kan ook het barrooster worden gemaakt, zodat leden zichzelf online kunnen inplannen voor bardiensten of ander vrijwilligerswerk. Het vrijwilligerswerk kun je hiermee eenvoudiger organiseren. Het maakt het ook gemakkelijker voor leden en het biedt managementinformatie voor de vrijwilligerscommissie en het bestuur. 

6. Vrijwilligersmanagement – Gestructureerde aanpak
Beleid alleen is niet voldoende. Uiteindelijk gaat het om de dagelijkse uitvoering. Dat vraagt om een gestructureerde aanpak. Dat bestaat grofweg uit zes stappen.

1. Organiseer het werk overzichtelijk 
Vrijwilligers haken sneller aan wanneer werkzaamheden duidelijk en overzichtelijk zijn. Naast structurele functies voor bestuur, commissies en coördinatoren is het verstandig om kleine, afgebakende taken te definiëren. Hoe kleiner en concreter de taak, hoe groter de kans dat iemand ja zegt. 

2. Maak bewuste keuzes tussen vrijwilligers en professionals
Niet iedere functie of taak kan door vrijwilligers uitgevoerd worden. Bijvoorbeeld omdat het te veel tijd kost, te veel expertise vraagt of omdat de continuïteit onvoldoende is gewaarborgd. Daarom werken steeds meer verenigingen met professionele verenigingsondersteuners. Vrijwilligers en professionals versterken elkaar. Vrijwilligers brengen betrokkenheid, kennis en verenigingsgevoel. Professionals zorgen voor kwaliteit, beschikbaarheid en continuïteit.

3. Persoonlijke benadering: match de juiste persoon met de juiste taak
Vrijwilligers zijn het meest gemotiveerd wanneer je ze enthousiast benadert en hun taak aansluit bij hun talenten en interesses. Vraag daarom al bij de aanmelding van nieuwe leden of ouders naar kennis, ervaring, hobby’s en beschikbare tijd. Een accountant hoeft niet achter de bar te staan als hij de financiële commissie kan versterken. Persoonlijk benaderen werkt veel beter dan een algemene oproep in het clubblad of op de website. Online-applicaties als Taakie kunnen je helpen om verenigingswerk te matchen met de voorkeuren van leden. 

4. Waardeer en beloon vrijwilligers (en professionals)
Waardering begint met aandacht. Vrijwilligers zetten zich vrijwillig in, maar niet vrijblijvend. Een oprecht bedankje, compliment, persoonlijke aandacht, een vrijwilligersavond of een kleine attentie maken vaak meer indruk dan gedacht. Daarnaast kun je voor belangrijke tijdsintensieve functies denken aan een vrijwilligers-/onkostenvergoeding. Neem dit soort kostenposten mee in het salaris- en vergoedingenbeleid van de vereniging zodat er geen wildgroei en onduidelijkheden ontstaan.  

5. Investeer in werving, behoud en ontwikkeling
Werk een plan uit voor het werven, behouden en ontwikkelen van vrijwilligers. Sportbonden hebben hiervoor diverse handvatten ontwikkeld. Veel vrijwilligers willen zich ook graag ontwikkelen. Bied daarom opleidingen aan voor trainers, scheidsrechters, commissieleden en bestuurders. Geef mensen de kans om door te groeien naar andere functies en nieuwe rollen. Zo krijg je meer tevreden vrijwilligers, behoud je ze langer en bouw je als vereniging aan je eigen toekomstige kader.

6. Werk samen met onderwijs en maatschappelijke partners
Scholen, mbo-, hbo- en wo-opleidingen bieden volop kansen voor het werven van vrijwilligers. Via stages, afstudeeropdrachten, maatschappelijke diensttijd en praktijkprojecten kun je jonge mensen op allerlei gebied inschakelen, van trainen en organiseren tot communicatiewerk en sponsorwerving. Daarnaast bieden sociale ondernemingen zoals leerwerkbedrijven kansen voor samenwerking. Dat levert niet alleen extra capaciteit op, maar ook nieuwe kennis, energie en innovatie. Onderzoek of je hiervoor kunt samenwerken met onderwijsinstellingen en sociaal ondernemers.

7. Monitoring en evaluatie – Meten is weten
Vrijwilligersbeleid is nooit af. Evalueer daarom regelmatig of het beleid voldoet. Of er voldoende vrijwilligers beschikbaar zijn, hoe tevreden zij zijn en waar verbetering mogelijk is. Door continu te monitoren en bij te sturen blijft het beleid aansluiten bij de veranderende behoeften van de vereniging, de leden en vrijwilligers. Voer regelmatig een leden- en vrijwilligersonderzoek uit want ‘meten is weten’ en ‘gissen is missen’. 

Samen zorgen deze zeven pijlers ervoor dat vrijwilligersbeleid niet langer bestaat uit geklaag over te weinig vrijwilligers en losse wervingsacties, maar uit een samenhangend geheel waarin visie, organisatie en uitvoering elkaar versterken. Hoewel steeds meer verenigingen stappen zetten, blijkt uit onderzoeken van Mulier Instituut, NOC*NSF, VWS en sportbonden dat slechts een kleine groep sportverenigingen beschikt over een werkelijk integraal vrijwilligersbeleid.

Veel verenigingen hebben een vrijwilligerscoördinator, organiseren een vrijwilligersavond of werken met een vrijwilligersregeling of planningssysteem. Goede initiatieven, maar vaak ‘losse’ activiteiten. Slechts een kleine groep sportverenigingen heeft een integrale aanpak waarin bestuur, beleid, organisatie en uitvoering samen één geheel vormen.

Juist daar ligt voor sportverenigingen de grootste uitdaging en kans. De georganiseerde sport beweegt zich steeds duidelijker richting een hybride verenigingsmodel: vrijwilligers blijven het fundament van de vereniging, maar worden daar waar nodig ondersteund door professionele verenigingsondersteuners.

De sportvereniging van de toekomst combineert drie ontwikkelingen:

1. Goed bestuur: bestuursverantwoordelijkheid en beleid
2. Professioneel vrijwilligersmanagement: werving, matching, waardering en ontwikkeling
3. Hybride organisatie: vrijwilligers én professionele verenigingsondersteuners werken samen

Dat betekent niet dat vrijwilligers minder belangrijk worden. Het betekent wel dat je als sportvereniging hier anders en actiever mee aan de slag moet, zodat vrijwilligers beter worden ondersteund, persoonlijker worden benaderd en het verenigingswerk beter aansluit bij hun wensen, talenten en beschikbare tijd. Het vrijwilligerswerk verandert daarmee van ‘verplichting’ naar een kans voor leden en vrijwilligers om zich persoonlijk te ontwikkelen en op een leuke en passende manier bij te dragen aan de vereniging én maatschappij.

De grootste uitdaging van sportverenigingen is niet het vinden van vrijwilligers. De grootste uitdaging is het enthousiasmeren van mensen en organiseren van het vrijwilligerswerk. Wie vrijwilligersbeleid ziet als een strategische bestuursverantwoordelijkheid in plaats van een praktisch probleem, bouwt aan een toekomstbestendige vereniging waar mensen zich graag voor inzetten, niet omdat het moet, maar omdat ze erbij willen horen.

Sjors van Leeuwen is initiatiefnemer van De Toekomstbestendige club. Hij houdt zich bezig met managementvraagstukken en 'ontwikkelingen in sportverenigingsland'.