Van Egdom Consultancy faciliteert zoektocht naar ambitie, visie en onderlinge kracht

Op basis het projectplan –  waarin de visie, doelen en globale uitwerking werd gepresenteerd – zijn de verenigingen in het voorjaar van 2007 door NOC*NSF aangewezen als proeftuin. Een volgende stap was het opstellen van een werkprogramma (welke resultaten worden concreet gerealiseerd en wanneer, welke activiteiten zijn hiervoor nodig), begroting (welke middelen zijn hiervoor nodig) en de definitieve overeenkomst (inclusief voorwaarden en prestatieafspraken) met NOC*NSF. Verrassend genoeg, er lag immers een duidelijke visie met op dat moment haalbaar geachte resultaten, ging dit minder snel dan verwacht. Het projectplan dat zwanger stond van ambitie (de ongebonden duursporters in de regio te binden aan de verenigingen), innovatie (GPS-activiteiten en meer evenementen organiseren) en onderlinge kracht (de overtuiging was dat alleen door samenwerking de ambitie konden worden gerealiseerd) bleek bij het maken van concrete prestatieafspraken de geformuleerde visie en doelen te weinig sturend voor concrete en breed gedragen resultaten en activiteiten. Gekoppeld aan personele wisselingen (de vertegenwoordigers vanuit de verenigingen wisselden regelmatig) en de nog broze onderlinge verhoudingen tussen vertegenwoordigers van de verenigingen leek de status van proeftuin zelfs weg te glippen, inclusief de financiële middelen (€ 1 miljoen in vier jaar door VWS beschikbaar gesteld in het kader van de VWS-nota 'tijd voor sport').

Van Egdom Consultancy trad vervolgens namens NOC*NSF op als ondersteuner van de proeftuin.

De aanpak
In september 2007 werd zowel door de verenigingen als NOC*NSF geconstateerd dat bij de uitwerking van de initiële doelen te weinig aandacht is besteed aan gezamenlijk draagvlak en haalbaarheid. Dit resulteerde in afbreuk aan ambitie, visie/innovatief vermogen (het ging steeds meer om het continueren van bestaande activiteiten) en onderlinge kracht (het werd meer een optelsom van individuele wensen) . Eigenlijk was het een soort bevrijding om duidelijk op tafel te hebben wat er aan schortte. Vervolgens is een wellicht belangrijkere stap gezet, namelijk het realiseren van een collectief gevoel van verantwoordelijkheid. De verenigingen hebben daarna naar hun eigen rol gekeken in plaats van die van de ander. Er waren ook geen verwijten meer aan anderen. Wel zijn in dezelfde periode twee verenigingen (wielervereniging Alcmaria Vitrix en wandelvereniging De Jeep) uitgestapt omdat ze geen draagvlak kregen binnen de vereniging voor een substantiële inspanning van vrijwilligers.

De analyse van september 2007 en de collectieve verantwoordelijkheid hebben de basis gelegd voor de nieuw ingeslagen weg. Hoewel NOC*NSF niet expliciet een deadline had genoemd, waren de verenigingen en de adviseur het erover eens dat de overeenkomst (inclusief prestatieafspraken en financiële middelen) met NOC*NSF nog dit jaar getekend moest worden. Er is een nieuwe planning vastgesteld die moest leiden tot een werkprogramma, begroting en overeenkomst voor kerst 2007. Vervolgens is een ‘heidag” georganiseerd om de visie en innovatieve kant vorm te geven te herformuleren en uit te werken in uitgangspunten en activiteiten. Geïnspireerd door de presentaties van twee sportbonden over hun strategische marketingplan werden vier kernwaarden vastgesteld. Deze kernwaarden vormden de inhoudelijke basis voor deze visie van de duursportproeftuin, namelijk 1) genieten (door combineren van sport met andere activiteiten), 2) persoonlijke prestatie (door continue uitdagingen te bieden voor progressie), 3) avontuur (door het gevecht aan te gaan met de omgeving) en 4) gezondheid (door laagdrempelige en stimulerende activiteiten). Na deze visie was het eenvoudig om het profiel (uitgangspunten) van de ‘duursport proeftuin’ te formuleren. Het profiel van de duursport proeftuin bestaat nu uit de volgende acht onderdelen:

• Het binden van individuele (duur)sporters
Hoewel veel duursporters geen lid zijn van een duursportvereniging is de verwachting dat dit met een vraaggericht aanbod wel gerealiseerd kan worden.
• Het verbinden van individuele (duur) sporters (via team, naast elkaar, duo)
Hoewel duursporten direct wordt geassocieerd met individualisering is de realiteit anders. Ook duursporters willen graag gezamenlijk met anderen sporten.
• Het verbinden van duursportverenigingen
De huidige duursportverenigingen functioneren vooral in afzondering. Juist door gebruik te maken van elkaars kwaliteiten kan een impuls worden gegeven aan de duursport in Alkmaar e.o.
• Het bedienen van verschillende kernwaarden / doelgroepen
Bij de keuze en inrichting van de proeftuin wordt uitgegaan van een viertal uitgangspunten die belangrijk zijn voor duursporters: genieten, persoonlijke prestatie, avontuur en gezondheid.
• Het richten op arrangementen
Het duursportaanbod gaat uit van een breed wensenpakket van de sporter. Het bestaat naast deelnemen aan het sportaanbod ook uit verzorging, voorlichting, begeleiding, etc. We praten dan over ‘arrangementen’.
• Herkenbaar en zichtbaar zowel digitaal als fysiek
Voor het bereiken van bestaande en nieuwe doelgroepen is de wens om zowel een fysieke locatie als digitale media in te zetten.
• Verantwoord, veilig en kwaliteitsvol (duur)sporten
Het duursportaanbod is gericht op verantwoord, veilig en kwaliteitsvol. Deze voorwaarden zijn belangrijk bij continue plezierbeleving aan het beoefenen van deze sport.

Vervolgens werden de concrete activiteiten/resultaten voor 2008 benoemd:
• Horizontale programmering (alle duursporten op een vast moment in de week).
• Trio aan activiteiten: sport, cultuur en culinair.
• Duursport Challenge (klassement van verschillende duursportevenementen).
• Duursportdag (mega evenement voor promotie en kennismaking met activiteiten).
• Duursport pakket (servicepakket voor de regionale duursporter).
• Instapcursussen (laagdrempelige activiteiten voor beginnende duursporters).
• Nieuwe (flexibele) abonnementen (aantrekkelijk abonnement voor verschillende doelgroepen).

Door middel van een presentatie werden alle resultaten van de heidag vastgelegd (uitgangspunten en activiteiten). Steun krijgen bij de verschillende verenigingen voor deze presentatie was de volgende stap. Hiervoor kregen de verenigingen drie weken de tijd.

Resultaat
Na deze drie weken hebben in een gezamenlijke bijeenkomst alle vier de verenigingen aangegeven collectief voor de visie en concrete activiteiten te gaan van de duursport proeftuin. Alle verenigingsvoorzitters waren persoonlijk aanwezig om dit te bevestigen. Wellicht het belangrijkste bewijs dat een grote slag geslagen was.
Op basis van de presentatie zijn het werkprogramma, de bijbehorende begroting en de overeenkomst met NOC*NSF geformuleerd. Deze worden voor kerst 2007 besproken met de verenigingen en daarna voorgelegd aan NOC*NSF. Het werkprogramma is richtinggevend en taakstellend voor de duursport proeftuin inclusief de betrokken verenigingen.

Samenwerking
Achteraf beschouwd zit het succes in bewust geplande interventies (het gevoel van onvrede benoemen in drie indicatoren: ambitie, visie/innovatief vermogen en onderlinge kracht) maar ook in de onvoorspelbare gevolgen daarvan (genereren van collectieve verantwoordelijkheid en het snelle draagvlak voor de kernwaarden). De analyse van de toen actuele situatie was doordacht. Vaak vormt zo’n analyse een belangrijke basis voor een nieuw ontwerp. Eveneens was het de bedoeling om een (laatste) kans te formuleren inclusief een ambitieus tijdpad. Het was afwachten hoe de verenigingen deze kans gingen oppakken. Dit had niet beter gekund. Na het uitspreken van de analyse hebben de verenigingen aan de bar nog diezelfde avond ‘de weg terug’ ingezet.
Het organiseren van een heidag is bewust gedaan om vele redenen. Het gezamenlijk een hele dag kunnen discussiëren over de toekomst van de proeftuin is noodzakelijk om nieuwe ideeën te genereren maar vooral ook om elkaar beter te leren kennen. Het (bewust) inbrengen van de marketingplannen van bonden heeft goed uitgepakt. De snelle brede steun voor de vier kernwaarden was verrassend. Vervolgens werden de aanwezigen op de heidag de ambassadeurs van hun eigen gedachtegoed en daarmee van de duursport proeftuin.

Hoe nu verder?
Na goedkeuring door NOC*NSF ligt er niets meer in de weg om vanaf januari 2008 voortvarend van start te gaan. Eigenlijk is de proeftuin al begonnen. Het werkprogramma heeft al genoeg ideeën opgeleverd om meer met elkaar te gaan doen en de voorbereidingen zijn gisteren al begonnen.

Hans van Egdom richtte in 2001 ‘Van Egdom Consultancy’ op. Dit bureau heeft zich gespecialiseerd in advies, proces- en projectmanagement. Het ondersteunt en faciliteert opdrachtgevers bij het oplossen van complexe beleids- en organisatievraagstukken binnen de sport en haar directe omgeving. Voor meer informatie: vanegdomconsultancy@home.nl of www.vanegdomconsultancy.nl