Meijer Human Strategy brengt Reddingsbrigade Nederland op de juiste koers

Aanleiding
Reddingsbrigade Nederland maakt de laatste tijd veel veranderingen door. De organisatie is gegroeid en er is een professionaliseringsslag gemaakt. Het bondsbureau ervoer daardoor echter een steeds grotere werkdruk. Ook was het niet duidelijk wat het bureau en het bestuur van Reddingsbrigade Nederland van elkaar konden verwachten. Daardoor ontstond de behoefte om het functioneren van zowel het bestuur als het bureau te laten onderzoeken en de verwachtingen van beide partijen te inventariseren. Echter, een dergelijk onderzoek laten doen zou de bond handenvol geld kosten. Gelukkig was daar Sport & Zaken. De stichting bracht de bond in contact met Meijer Human Strategy (MHS), een bureau dat organisaties adviseert ten behoeve van strategisch HRM, zoals performance management, selectie- en loopbaanbeleid, arbeidsvoorwaarden, coaching, partnerevaluatie en -intervisie en ondernemerschap. “Eigenlijk over bijna alles wat met mensen te maken heeft dus,” aldus Margreeth de Bruijn-Marchant, consultant bij MHS.

Aanpak
Om te achterhalen wat het landelijk bureau precies doet in haar dagelijkse werk en waar de knelpunten zitten, heeft MHS een viertal ankerfuncties geïdentificeerd en voor deze functies concept-functieprofielen opgesteld. Deze ankerfuncties zijn: de directeur, het hoofd Technische Dienst, de beleidsmedewerker en de ‘medewerker secretariaat’. Het hoofd technische dienst coördineert de activiteiten van het Service Center dat onderdeel uitmaakt van het landelijk bureau. Hier vindt de opbouw, verkoop, onderhoud en reparatie van het varend reddingsmateriaal plaats.
De betreffende functionarissen zijn aan de hand van de conceptprofielen geïnterviewd. Daarbij is gekeken welke werkzaamheden gedaan worden, hoe intensief deze uitgevoerd worden ten opzichte van andere taken, hoeveel tijd hieraan besteed wordt en welke werkzaamheden niet in het profiel genoemd zijn. Naar aanleiding van deze interviews zijn de functieprofielen aangepast.

Daarnaast heeft MHS gepraat met twee leden van het dagelijkse bestuur over haar functioneren. In dit gesprek speelden vragen als ‘Hoeveel tijd moet er besteed worden aan het bestuur?’ en ‘Moet het bestuur alleen beleid maken of ook operationeel werk verrichten?’. Jan van Gemert, adjunct-directeur van de Reddingsbrigade Nederland, zegt over de interviews: “Door de interviews word je je heel bewust van wat nou eigenlijk je dagelijks werk inhoudt en zo’n analyse is heel nuttig. Normaal neem je daar de tijd niet voor. Je weet in grote lijnen wel wat je functie is, maar stel je bijvoorbeeld je prioriteiten wel goed?”

Resultaat
Aan de hand van de gesprekken heeft MHS een helder rapport opgesteld. Voor de vier ankerfuncties zijn functieprofielen opgesteld met daarin niet alleen de taken, maar ook prestatie- en gedragsindicatoren en de benodigde competenties. Deze profielen vormen nu de basis voor het dagelijkse werk op het bureau, wat een hoop duidelijkheid schept. Daarnaast heeft MHS Reddingsbrigade Nederland een aantal aanbevelingen gedaan. Zo blijkt dat het bureau een relatief lage bezettingsgraad heeft in vergelijking met andere bonden van gelijke grootte. Het is dus niet zo gek dat de medewerkers een hoge werkdruk ervaren. Het zou wellicht raadzaam zijn voor Reddingsbrigade Nederland om extra medewerkers aan te trekken. Daarnaast moeten het bestuur en het bureau met elkaar in gesprek aan de hand van de nieuwe functieprofielen en heldere afspraken maken over de overlegstructuur en de taakverdeling. Zowel het bestuur als het bureau konden zich goed vinden in het rapport van het adviesbureau.

Samenwerking
Reddingsbrigade Nederland en Meijer Human Strategy hebben het contact als open en informeel ervaren: zeer prettig dus. Margreeth de Bruijn-Marchand geeft aan het gevoel te hebben dat alles boven gehaald is wat erin zat. Zij prijst daarbij de motivatie van het bestuur en medewerkers om mee te doen. Ook Jan van Gemert is positief. Het project verliep volgens hem snel en effectief, maar toch ontspannen. Over Meijer Human Strategy zegt hij: “Hoewel MHS zich niet direct profileert op non-profit organisaties zoals de onze, hebben ze zich heel goed en snel ingeleefd in de situatie en gestelde hulpvraag, wat naast de conclusies en aanbevelingen ook heel bruikbare functieprofielen heeft opgeleverd.”

Hoe nu verder?
Inmiddels vormen de nieuwe functieprofielen daadwerkelijk de basis voor het dagelijkse werk. Dit bevalt zelfs zo goed, dat Reddingsbrigade Nederland nu functieprofielen heeft opgesteld voor de overige functies binnen het bondsbureau op basis van de ontwikkelde profielen voor de genoemde ankerfuncties.

Het onderzoek van Meijer Human Strategy heeft de zwakke plekken blootgelegd. Het bestuur heeft de (te) hoge werkdruk erkend en daartoe een directeur aangesteld om deze plekken op te vullen en het werk op het landelijk bureau beter te structureren en te verlichten. Overigens heeft MHS ook nog meegekeken bij het zoeken van de directeur die in januari jl. is begonnen. Het uiteindelijke resultaat zal moeten blijken, maar men heeft aan de hand van de uitkomsten van dit project in ieder geval een vliegende start gemaakt.

Voor meer informatie over Reddingsbrigade Nederland en Meijer Human Strategy: zie respectievelijk www.reddingsbrigade.nl en www.meijerhumanstrategy.nl.

Dit project is tot stand gekomen via bemiddeling door de Stichting Sport & Zaken. Bij Sport & Zaken zijn ruim 75 bedrijven aangesloten die zo nu en dan hun kennis en kunde om niet ter beschikking stellen aan sportbonden en sportverenigingen. Op www.sportenzaken.nl staat een overzicht van alle aangesloten bedrijven en alle projecten waarin Sport & Zaken heeft bemiddeld.