Hoe houden sportverenigingen de controle over hun sponsorinkomsten?

De vereniging die de controle en beheersing van sponsorinkomsten in een stappenplan heeft vastgelegd, beschikt over een instrument om de continuïteit van de club beter te waarborgen en voorkomt dat sponsorgelden ‘verdwijnen’ naar onduidelijke bestemmingen. Bovendien helpen controle en inzicht het bestuur te voldoen aan de wet- en regelgeving op een voor de vereniging zo gunstig mogelijke manier. Voor wie het nog scherper wil hebben: controle biedt een handvat om meer inkomsten te genereren.

Controle op inkomsten
Bij het binnenhalen, registreren en controleren van sponsorinkomsten zijn in de ideale situatie drie partijen betrokken: sponsorcommissie (SC), penningmeester (PM) en de kascommissie (KC). Een duidelijke functiescheiding waarborgt juiste, tijdige en volledige verantwoording van de opbrengsten. Het proces vanaf het moment waarop een sponsor wordt binnengehaald tot en met de goedkeuring door de kascommissie is onder te verdelen in tien stappen (zie de tabel hieronder).

De sponsorcommissie stelt het contract op (1), de penningmeester ondertekent het namens de vereniging (2). De penningmeester legt de gegevens vervolgens vast in de administratie van de vereniging (3) en de sponsorcommissie controleert dit (4). Gedurende de looptijd van het contract factureert (5) en int (6) de SC de sponsorgelden. Een aparte sponsorbankrekening (7), beheerd door de SC, vergroot de mogelijkheid tot controle op tijdigheid en volledigheid van de betalingen. De penningmeester ondertekent eventuele aanmaningen. Periodiek stelt de SC een verantwoording op (8): gerealiseerde sponsorinkomsten tegenover de contractuele verplichtingen van sponsors, de redenen voor eventuele afwijkingen daarin, en de eigen uitgaven van de SC. De penningmeester controleert de juistheid van deze verantwoording (9). De kascommissie tenslotte controleert het totale proces (10) en verleent de penningmeester, bij goedkeuring, tijdens de algemenen ledenvergadering décharge.

Beheersing van inkomsten
Bij de beheersing van sponsorinkomsten gaat het, naast de hierboven genoemde inrichting van het proces, om twee dingen: de te verwachten sponsorinkomsten en het voldoen aan wet- en regelgeving. Om toekomstige inkomsten in kaart te kunnen brengen is deze informatie nodig:
• de verwachte inkomsten op basis van de lopende contracten (dit zijn de inkomsten waarvoor geen extra inspanning geleverd hoeft te worden);
• de op korte termijn aflopende contracten (met wie moet de SC besprekingen aangaan voor contractverlening?);
• de prognose van nieuw af te sluiten contracten (welk beleid moet de SC voeren om sponsorinkomsten veilig te stellen?);
• de mate van differentiatie van sponsorinkomsten (om enerzijds ‘open plekken’ in het sponsorbeleid zichtbaar te maken en anderzijds de risico’s van het wegvallen van één of meer sponsors helder te krijgen is inzicht in de spreiding noodzakelijk).

Inzicht in toekomstige sponsorinkomsten maakt het mogelijk te anticiperen op veranderingen. Bovendien heeft het bestuur de mogelijkheid om de afhankelijkheid van die inkomsten enigszins te beperken. Het is bijvoorbeeld raadzaam het stabiele deel van de sponsorinkomsten toe te kennen aan basisactiviteiten van de vereniging en meerinkomsten aan te wenden voor eenmalige projecten.

Bijkomend voordeel van inzicht in toekomstige sponsorgelden is dat het bestuur kan inschatten in hoeverre wordt voldaan aan wet- en regelgeving. De vrijstellingsgrens voor BTW op de inkomsten uit sponsorcontracten, entreegelden, reclameborden en overige reclame-inkomsten is 31.765 euro (na aftrek van de kosten voor activiteiten van de SC). Bij overschrijding van deze grens moet over álle sponsorinkomsten BTW worden afgedragen. Sponsors kennen dat probleem niet omdat de voorheffing kan worden teruggevorderd. Het loont zeer de moeite om maatregelen te nemen die voorkomen dat de BTW-grens overschreden wordt, bijvoorbeeld door de inkomsten uit bordreclame onder te brengen in een aparte stichting.

Maximaal rendement
Inzicht in de inkomsten uit sponsoring stelt het bestuur in staat om sturend op te treden en er het maximale rendement voor de vereniging uit te halen. Dat is des te belangrijker nu er een tendens lijkt te bestaan waarin meer sponsorgeld voor sportverenigingen beschikbaar komt als gevolg van de verschuiving van reclamegelden van media naar sponsoring. Gegeven ook het feit dat de ledenaantallen van veel sportclubs teruglopen - en de afhankelijkheid van sponsorgeld dus toeneemt - is de noodzaak des te groter. 

Heeft u zelf een vraag?
Mailt u uw vraag dan aan goedbezig@nl.ey.com. NB: uitsluitend kennisvragen worden door Ernst & Young gratis behandeld. Voor complexe adviesvraagstukken geldt dat doorgaans niet.

Voor meer informatie: Matthijs Heeres, Matthijs.heeres@nl.ey.com of 06-3006 1946.
Postadres: Sportdesk Ernst & Young, Postbus 488, 3000 AL Rotterdam