Dröge & van Drimmelen adviseert de 4Daagse met ‘herziening van de communicatieprocessen’

door: Dröge & van Drimmelen

De aanleiding
De Nijmeegse 4daagse heeft in 2006 een crisissituatie gekend, waarbij als gevolg van extreme weersomstandigheden twee wandelaars zijn overleden. De organisatie, waaronder de persdienst, bleek toen onvoldoende voorbereid op het management van een dergelijke crisissituatie, en in het bijzonder de informatievoorziening intern en naar de pers. Evaluatie door een commissie onder leiding van Loek Hermans heeft geleerd dat de communicatie van de 4daagse moest worden herzien. Daarop heeft het bestuur van de stichting  begin 2007 het initiatief genomen om via de Stichting Sport & Zaken op zoek te gaan naar assistentie. De Stichting de 4daagse is een vrijwilligersorganisatie, verantwoordelijk voor het grootste sportevenement dat jaarlijks in Nederland plaatsvindt.

De aanpak
Hoewel de 4daagse al een bepaalde opzet en beoogd resultaat voor ogen had - een gedetailleerd plan met instructies voor betrokken vrijwilligers - hebben we in overleg besloten een andere aanpak te kiezen. De eerste indruk was dat met name bestuurders en communicatiefunctionarissen eensgezind moesten zijn over ieders verantwoordelijkheid, plaats, rol en functie van communicatie en het beleid dat zou worden gevoerd. De timing, aard en ernst van een crisis is niet te voorspellen en daarom zijn houding en gedrag - de wijze waarop een organisatie intuïtief reageert - veel belangrijker dan uitgebreide instructies die dan op dat moment moeten worden opgevolgd. Om die reden is gekozen voor een serie workshops met bestuurders en communicatiefunctionarissen en daarin aan de orde te stellen hoe de organisatie communiceert in het algemeen, de beeldvorming die dat teweegbrengt, hoe een crisis wordt gemanaged en hoe vervolgens crisiscommunicatie wordt ingevuld.

Het resultaat
De inspanningen hebben geleid tot een adviesrapport dat met instemming van de werkgroep aan het bestuur is aangeboden. Het rapport bevatte duidelijke aanbevelingen welk communicatiebeleid moet worden gevoerd, en hoe dientengevolge de communicatie moet worden gereorganiseerd (plaats in de organisatie, prioriteiten, inrichting van de functie). De aanbevelingen hadden zowel betrekking op de corporate communicatie als de crisiscommunicatie. De voorstellen zijn voor de communicatiefunctie van de 4daagse ingrijpend (de persdienst is niet meer), en voor de organisatie van de 4daagse ook van grote betekenis. Het resultaat van de inspanning is vooral de volledige acceptatie van het rapport en haar aanbevelingen door het bestuur. Als bewijs daarvan zijn eerste maatregelen direct in gang gezet voorafgaand aan de 2007 editie van de 4daagse. Inmiddels wordt gewerkt aan de verdere uitvoering zodat in 2008 de geheel nieuwe opzet kan functioneren.

De samenwerking
De samenwerking is goed en prettig verlopen, waarbij de vertegenwoordigers van de 4daagse hebben bijgedragen vanuit hun positie in de organisatie. Dit laatste is zeker van belang, omdat aan die posities zeer wordt gehecht en functies veelal langdurig worden vervuld. De crisis in 2006 heeft veel los gemaakt, en heeft zeker geleid tot de bereidheid veranderingen door te voeren en de plannen voor herziening van de communicatie te accepteren. Als adviesbureau zijn we opgetreden als procesbegeleider en deskundige, en hebben we enige afstand gehouden tot de organisatie. We hebben ons ook niet ingelaten met de personele invulling van de nieuw opgezette communicatiefunctie. Onze betrokkenheid mag niet leiden tot afhankelijkheid, maar is er op gericht de organisatie zelf in staat te stellen weer optimaal te functioneren. We reiken de hengel aan, maar gaan dus niet vissen.

Hoe verder?
Het samenwerkingsproject is in juni 2007 afgerond, en vanzelfsprekend mag de 4daagse ons als adviseurs nog raadplegen. De belangstelling hiervoor is al geuit. We zijn zeker benieuwd hoe de aanbevelingen uitpakken. We houden daarom contact, maar de 4daagse moet en kan het nu helemaal zelf. We kijken met trots, plezier en voldoening terug op de inspanning én het resultaat.

Dit project is tot stand gekomen via bemiddeling door de Stichting Sport & Zaken. Bij Sport & Zaken zijn ruim 75 bedrijven aangesloten die zo nu en dan hun kennis en kunde om niet ter beschikking stellen aan sportbonden en sportverenigingen. Op www.sportenzaken.nl staat een overzicht van alle aangesloten bedrijven en alle projecten waarin Sport & Zaken heeft bemiddeld.