Boer & Croon analyseert de financiële administraties van 14 sportbonden en geeft advies over mogelijke samenwerkingsvormen

“Het is leuk om te schipperen tussen partijen waarvan de betrokkenheid van de medewerkers zo enorm groot is”, stelt Jacques Smeekens, consultant bij Boer & Croon.

De aanleiding
In het Huis van de Sport zijn sinds juli 2006 veertien Nederlandse sportbonden gevestigd, met als doel om de lijnen tussen de bonden zo kort en efficiënt mogelijk te maken. In dit kader is een samenwerking op facilitair gebied reeds gerealiseerd, maar er zijn ook mogelijkheden op bijvoorbeeld  financieel, juridisch, communicatief of ICT-gebied. Voor samenwerking op financieel vlak is door het Huis van de Sport een subsidie bij NOC*NSF aangevraagd, omdat de bonden overtuigd zijn van het feit dat samenwerking op financieel terrein de bonden zal versterken. Door NOC*NSF is aangegeven dat de KNVB reeds een plan voor samenwerking heeft en dat de bonden in het Huis van de Sport samen met de KNVB kunnen kijken of ze hier iets gezamenlijks van kunnen maken.

Naar aanleiding van deze uitspraak hebben de bonden contact gezocht met de KNVB en een gezamenlijk projectplan opgesteld, met een inventarisatie van wat de afzonderlijke bonden onder financiële administratie verstaan en wat voor samenwerkingsmogelijkheden zij zien. Om vervolgens een goede analyse te maken, werd veel waarde gehecht aan de inzet van een onafhankelijke partij die de situatie onder de loep zou kunnen nemen en aanbevelingen zou kunnen doen. Sport & Zaken werd ingeschakeld en via hen werd Boer & Croon bereid gevonden zich in de zomer van 2007 op deze klus te storten.

De aanpak
Door middel van een vragenlijst, een aantal interviews met vertegenwoordigers van alle organisaties en een desk research met betrekking tot relevante documentatie, is door Boer & Croon een eindrapportage gemaakt die gedeeld is in een gezamenlijke workshop van de directeuren. Uitgangspunt bij het gehele proces was dat er uiteindelijk kwaliteitsverbetering zou plaatsvinden.
Jacques Smeekens: “Het was een uitdagende situatie met veertien grote en kleine bonden, sommigen met heel veel deskundigheid, anderen met veel minder. Bij sommige bonden was zelfs slechts één persoon één dag in de week verantwoordelijk voor salarisadministraties, subsidieaanvragen, fiscale/BTW zaken, accountants, het boekhouden, evenementen… De bonden waren enthousiast maar er waren ook reserves omdat ze niet wisten waar ze uit zouden komen en wat de rolverdeling zou worden. Het unieke karakter van het project raakte de kern van de bonden en alhoewel het gevoelige materie was, werkte iedereen hard mee. Het grote voordeel was dat alle deelnemende partijen dezelfde kernactiviteit hadden, namelijk het structureren en faciliteren van de eigen sport”.

Het resultaat
Het proces resulteerde in een door de deelnemende organisaties breed gedragen voorstel voor de opzet en inrichting van een financieel servicecentrum als zelfstandige eenheid binnen het Huis van de Sport, inclusief een stappenplan en projectaanpak voor de implementatie en met de nadruk op kansen en bedreigingen. Ook de cultuuraspecten die naar voren kwamen tijdens het proces zijn bespreekbaar gemaakt, en hebben een plaats gekregen in het geheel.

De samenwerking
De neutrale partij die gezocht werd is gevonden, en verwachtingen zijn meer dan waar gemaakt. Geen van de bonden had van tevoren iets te maken gehad met Boer & Croon, maar wel had iedereen van tevoren een positief beeld. Boer & Croon werd na het project bestempeld als plezierig, professioneel en met uitstekende communicatie, terwijl de deelnemende bonden snel en effectief meewerkten. Frank Berteling, adjunct-directeur van de Nederlandse Basketball Bond: “Boer & Croon was open en eerlijk in de communicatie. Zij hebben met hun inbreng bereikt dat er een gevoel kwam bij de bonden van: dit moeten we willen, hier moeten we voor gaan. Er was een goede klik en het was een leuk project om aan deel te nemen”

Hoe nu verder?
De betrokken bonden hebben het project voortgezet door een externe projectleider aan te trekken, die een implementatieplan heeft opgesteld. Dit implementatieplan omvat twee belangrijke kwesties, namelijk welke pakketkeuze men moet gaan maken en met welk organisatiemodel men verdergaat. Het streven is om eind februari de knoop door te hakken en op 1 januari 2009 verder te gaan met een gezamenlijk systeem voor de financiële administratie. Hiermee zal een goed initiatief van de Nederlandse sportbonden om van elkaar te laten leren en om samen sterker te staan een structureel vervolg krijgen.

Dit project is tot stand gekomen via bemiddeling door de Stichting Sport & Zaken. Bij Sport & Zaken zijn ruim 75 bedrijven aangesloten die zo nu en dan hun kennis en kunde om niet ter beschikking stellen aan sportbonden en sportverenigingen. Op www.sportenzaken.nl staat een overzicht van alle aangesloten bedrijven en alle projecten waarin Sport & Zaken heeft bemiddeld.