Bingh Advocaten stelt privacyreglement op voor klim- en bergsportvereniging

De Koninklijke Nederlandse Klim- en Bergsport Vereniging (NKBV) beschikt over een ledenbestand van bijna 55.000 mensen. De NKBV richt zich op bergsporten, wandelsporten en klimsporten. Via het lidmaatschap kun je leren hoe je zelfstandig wandeltochten en beklimmingen in de bergen of in de klimhal kunt maken. Vanuit het verenigingsbureau worden regionale verenigingen ondersteund, die op hun beurt tal van activiteiten aan lokale leden bieden. Deze activiteiten bestaan uit conditietrainingen, opleidingen, lokale competities en diverse klim- en wandel evenementen. Daarnaast vervult de NKBV in landelijk opzicht een rol als kennis- en expertisecentrum.

Aanleiding voor het adviestraject
De NKBV wordt ondersteund door het verenigingsbureau. De medewerkers van de ledenadministratie beheren en verwerken de gegevens van de leden. Vanuit verschillende invalshoeken krijgen deze medewerkers verzoeken om inzage van het ledenbestand. Deze aanvragen lopen uiteen van commerciële doelstellingen tot interne vragen naar kaderbestanden. De vereniging wil graag weten of deze verzoeken in overeenstemming zijn met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Vanuit de vereniging is behoefte aan een instrument om aanvragen van interne en externe organisaties te toetsen aan een vooraf gesteld protocol. De vereniging heeft daarom contact opgenomen met Sport & Zaken en een adviestrajectaanvraag ingediend. Sport & Zaken heeft binnen haar bedrijvennetwerk gekeken en Bingh Advocaten bereid gevonden hierbij te helpen.

De aanpak
Bingh Advocaten is gespecialiseerd in het opstellen van privacyreglementen en blijkt uitermate geschikt om de vereniging advies te geven. Voorafgaand aan het opstellen van het reglement is het advocatenkantoor voorzien van een concept privacyreglement die de NKBV eerder had opgesteld. Bingh Advocaten heeft het concept doorgenomen en aan de hand daarvan een aantal vragen opgesteld. De antwoorden op de vragen zijn op een adequate manier teruggekoppeld waardoor Bing Advocaten verder kon gaan met het opstellen van een reglement dat voldoet aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Het resultaat
Bingh Advocaten heeft het doel van de aanvraag bereikt. De vereniging is voorzien van een privacyreglement dat als uitgangspunt dient voor het handelen van de vereniging betreffende het verstrekken van persoonsgegevens. Dankzij het reglement draagt de vereniging zorg dat alle persoonsgegevens die door haar leden worden verstrekt vertrouwelijk worden behandeld en alleen zullen worden gebruikt in overeenstemming met de wet en richtlijnen zoals in het reglement is omschreven. Het is nu voor zowel de vereniging als de leden duidelijk welke persoonsgegevens voor welke doeleinden gebruikt kunnen en mogen worden. Lars Bakers, advocaat bij Bingh Advocaten zegt: "We hebben een goed en bruikbaar advies kunnen leveren en een reglement dat in de praktijk direct toepasbaar is".

Hoe nu verder?
In juni 2009 is het privacyreglement tijdens de algemene ledenvergadering goedgekeurd. "Tot op heden zijn een aantal overeenkomsten met derden gesloten die zich voorafgaand hebben gecommitteerd aan het reglement. Een fantastisch resultaat dankzij een deskundig advies van Bingh Advocaten", aldus Elout Korevaar, bestuurslid Nederlandse Klim- en Bergsportvereniging.

Dit project is tot stand gekomen via bemiddeling door de Stichting Sport & Zaken. Bij Sport & Zaken zijn ruim 75 bedrijven aangesloten die zo nu en dan hun kennis en kunde om niet ter beschikking stellen aan sportbonden en sportverenigingen. Op www.sportenzaken.nl staat een overzicht van alle aangesloten bedrijven en alle projecten waarin Sport & Zaken heeft bemiddeld.