Berenschot begeleidt het Watersportverbond bij de invoering van een nieuw kwaliteitssysteem

De aanleiding
In 2006 is het Watersportverbond in zwaar weer terecht gekomen. Vanwege teruglopende subsidies en een (te) lage contributie was het Watersportverbond genoodzaakt om te gaan ondernemen. Helaas heeft dit niet goed uitgepakt en geleid tot grote financiële problemen. Ook de organisatie zelf was niet transparant voor de vrijwilligers, leden en medewerkers. In de ledenvergadering van 2006 heeft de ledenvergadering ingestemd met een eenmalige extra bijdrage om de financiële problemen op te lossen. Uiteraard eisten de leden wel een gedegen plan voor de toekomst van het Watersportverbond met een gezonde financiële en transparante organisatie. Hiervoor werden een stuurgroep en verschillende werkgroepen opgezet. De werkgroepen behandelden deelproblemen, de stuurgroep bundelde de delen tot een gezamenlijke beleidsvisie. Tijdens dat traject kwam men tot de conclusie dat professionele, onafhankelijke hulp zeer welkom zou zijn, vooral op het gebied van een nieuw op te zetten kwaliteitssysteem. Via Sport & Zaken werd managementadviesbureau Berenschot bereid gevonden om het Watersportverbond te ondersteunen.

De aanpak
Berenschot begon op het moment dat de bond in een reorganisatietraject zat, waarbij de vraag zich in eerste instantie richtte op het gewenste kwaliteitssysteem. Ferdi van den Berg, consultant bij Berenschot: “Ik ben vanaf de eerste dag veel gaan praten met mensen. Daarbij bleek dat de vraag naar een kwaliteitssysteem niet zomaar beantwoord kon worden. Om de processen die niet lekker liepen te herstellen, moesten we aan de basis beginnen: we hebben de focus gelegd op de aansturing van die processen. Stapje voor stapje hebben we de lagen afgepeld en zijn we tot de kern gekomen van de organisatie. Na veel overleggen en overtuigen hebben we een basisvisie opgesteld en van daaruit zijn we de structuur opnieuw gaan opzetten en inrichten”.

Vervolgens sprak het Watersportverbond gedurende ruim een half jaar tweewekelijks af met Berenschot. In deze sessies kreeg het kwaliteitshandboek langzaam maar zeker gestalte. Alle wensen en eisen van de betrokkenen werden in speciaal daarvoor belegde bijeenkomsten gehoord, waarna de op- en aanmerkingen mee werden genomen bij de ontwikkeling van het kwaliteitshandboek. Gaandeweg werden hierbij in samenspraak met de stuurgroep door het bestuur belangrijke knopen doorgehakt. In november 2007 vond in de Algemene Ledenvergadering van het Watersportverbond formeel de afronding van het traject plaats, waarbij het kwaliteitshandboek door Berenschot bij de leden van de bond werd geïntroduceerd en toegelicht.

Het resultaat
Niet alleen is een zorgvuldig opgezet kwaliteitshandboek voor het Watersportverbond ontwikkeld, ook is een belangrijke bijdrage geleverd in de totstandkoming van een systeem waarin besturingsfilosofie, organisatiestructuur en procesmanagement centraal staan. Wim Loots: “Het geheel is veel helderder geworden. De aanbevelingen van Goed Sportbestuur zijn in grote mate terug te vinden. We weten weer waar verantwoordelijkheden en taken van het bestuur en het bureau liggen en er is een transparante en open cultuur ontstaan. Ook voor onze vrijwilligers en leden is de filosofie en de werkwijze van de bond duidelijker waardoor onvrede bij de leden over ondoorzichtig werken van de bond minder snel zal ontstaan.”

De samenwerking
Het Watersportverbond is zeer te spreken over de inzet van Berenschot. De adviseur wordt bestempeld als deskundig, goed beschikbaar, prettig in omgang, respectvol, actief, betrokken en met een goed inlevingsvermogen. Voor de bond was het belangrijk dat er een onafhankelijk en ervaren iemand aanwezig was als begeleider gedurende het proces. Ook Berenschot beaamt het belang hiervan en noemt de tijdswinst die hiermee behaald kan worden zeer waardevol voor een sportbond. De zeer prettige samenwerking, de open opstelling van alle kanten en de grote ruimte die gegeven werd door het bestuur aan het kantoor van het Watersportverbond om zich professioneel te ontwikkelen hebben Berenschot met veel enthousiasme aan het adviestraject doen meewerken.

Hoe nu verder?
Het kwaliteitshandboek is op de ALV goed ontvangen. Al tijdens de presentatie werd duidelijk dat veel leden bereid zijn om hun steentje bij te dragen. De afgelopen maanden zijn volgens de in het kwaliteitshandboek vastgelegde methoden bijna alle zaken voor zowel het bureau als het bestuur geïmplementeerd. In de ALV zijn op basis van het kwaliteitshandboek ook al de jaarplannen voor 2008 goedgekeurd. De nieuwe sectoren werken daar nu volop mee en blijven aan de hand van de rapportages van de sectormanagers goed op de hoogte van de ontwikkelingen. De bond heeft inmiddels een medewerker aangesteld die de taak heeft gekregen zorg te dragen voor de implementatie, het invoeren van procesbeschrijvingen en het up-to-date houden van het kwaliteitshandboek, om zo ook in de toekomst de kwaliteit van de organisatie te kunnen waarborgen.

Dit project is tot stand gekomen via bemiddeling door de Stichting Sport & Zaken. Bij Sport & Zaken zijn ruim 75 bedrijven aangesloten die zo nu en dan hun kennis en kunde om niet ter beschikking stellen aan sportbonden en sportverenigingen. Op www.sportenzaken.nl staat een overzicht van alle aangesloten bedrijven en alle projecten waarin Sport & Zaken heeft bemiddeld.