Arcadis maakte stappenplan veiligheid voor Olympisch Vuur 2028

door: Leo Aquina

“De modelaanpak is een online kennisbank, waarin we kennis verzamelen omtrent het verwerven, organiseren en evalueren van evenementen. Hiermee ondersteunen we bonden en evenementenorganisatoren en beogen we kennisdeling tussen partijen tot stand te brengen”, aldus Flori Spoelstra van Olympisch Vuur 2028. Via Sport & Zaken werkt Olympisch Vuur 2028 samen met diverse professionele organisaties om de kennis op specifieke onderdelen te vergroten. Veiligheid was een van de onderdelen waarop Olympisch Vuur 2028 de kennis wilde verdiepen. Voor Advies & Ingenieursbureau Arcadis kwam die hulpvraag als geroepen.

“Wij waren bezig onszelf te profileren op het terrein van veiligheid”, vertelt Jorrit Nieuwenhuis van Arcadis. “Dat was een algemeen mission statement vanuit de directie en het stond ook los van de sport. Veiligheid is een belangrijk thema. Er is de afgelopen jaren natuurlijk een aantal ernstige incidenten geweest, zoals Pukkelpop (vijf doden en meer dan honderd gewonden na een storm op het kampeerterrein in 2011, red.) en de Loveparade in Duisburg (21 doden en ruim vijfhonderd gewonden toen publiek bij de ingang in de verdrukking raakte in 2010, red.). Arcadis wilde zowel intern als extern laten zien hoe belangrijk veiligheid is en we zochten toonaangevende instanties om te kunnen pitchen en om het thema veiligheid op de kaart te zetten. Bij grote en toonaangevende evenementen kom je al gauw uit bij sport en in een wederzijds kennismakingsgesprek met Olympisch Vuur 2028 sloot hun behoefte eigenlijk naadloos aan op onze ambitie.” Het hoofdstuk ‘veiligheid’ in de kennisbank van Olympisch Vuur 2028 bestond op dat moment uit een algemene beschrijving, maar er was nog geen praktische handleiding. Arcadis en Olympisch Vuur 2028 besloten een concreet stappenplan veiligheid voor evenementorganisatoren te ontwikkelen.

“Het gaat niet alleen om beveiliging, dat is ook een van de zaken waar Arcadis ons op heeft gewezen”, aldus Spoelstra. “Het gaat ook om service en om het voorkómen van onveilige situaties, daar komt heel veel bij kijken. Zoals het bijeen brengen van de juiste partijen, het in kaart brengen van de veiligheidsrisico’s voor jouw specifieke evenement en het nemen van de juiste beheersmaatregelen.” Het stappenplan begint met het afstemmen van de verantwoordelijkheden. Dat is bij evenementen vaak complex, legt Nieuwenhuis uit: “Wie moet op welk moment een vergunning afleveren en wie moet er dan naar kijken? Soms zijn goedwillende, enthousiaste mensen bezig met een evenement en op het laatste moment komt er een brandweerman langs die de vergunning weigert, simpelweg omdat hij niet betrokken is geweest en zijn zegje niet heeft kunnen doen. Vaak gebeurt dat onbewust. Je moet dus van tevoren kijken, wie je stakeholders zijn en waar de verantwoordelijkheden liggen. Vergeet je niet iemand?”

De tweede stap behelst een profielschets van het evenement. “Je kunt je voorstellen dat er op een voetbalwedstrijd heel ander publiek afkomt dan op een korfbaltoernooi”, aldus Spoelstra. In de derde stap worden de veiligheidsthema’s in kaart gebracht. “Denk daarbij bijvoorbeeld aan de weersomstandigheden, acts of god noemen ze dat”, vertelt Spoelstra. Nieuwenhuis noemt brandveiligheid en verkeersveiligheid als voorbeelden. “Dat laatste wordt nogal eens over het hoofd gezien. Rond Ahoy’ en de Amsterdam Arena is het allemaal wel geregeld, maar als je een middelgroot evenement organiseert in een sporthal, komt er opeens drie keer zoveel verkeer door een bepaalde wijk. Daar moet je wel over nadenken.” Na het in kaart brengen volgt de risicoanalyse als vierde stap en tot slot volgt als vijfde stap het afstemmen van de verantwoordelijkheden met externe partijen gevolgd door een interne briefing en een generale repetitie als zesde stap.”

Arcadis en Olympisch Vuur 2028 introduceerden het stappenplan vorig jaar tijdens een bijeenkomst van het platform evenementmanagers van Olympisch Vuur 2028. Hierin zijn inmiddels ruim veertig vertegenwoordigers van bonden en evenementen verenigd. Nieuwenhuis: “Tijdens een gezamenlijke sessie hebben we een toelichting gegeven bij het stappenplan en we hebben het ook praktisch geoefend in een rollenspel, waarbij we een groot ATP-tennistoernooi en een kleinschaliger dartstoernooi met een aantal veiligheidsissues als cases hebben genomen. Mensen speelden de rol van commercieel directeur, brandweerman of bijvoorbeeld vertegenwoordiger van de gemeente. Op die manier kregen zij goed inzicht in de problemen waar je tegenaan kan lopen.”

Het eerste evenement waar het stappenplan concreet is toegepast was het EK Lacrosse (20-30 juni 2012) in het Amsterdamse Bos. Arcadis heeft de organisatoren daar ook van advies gediend. “Wij raden organisatoren aan om op het gebied van veiligheid met professionele mensen te werken”, vertelt Spoelstra. Dat hoeft niet per se Arcadis te zijn. “Wij hebben niet het alleenrecht, absoluut niet”, aldus Nieuwenhuis. “Het doel van het stappenplan is dat mensen evenementen op een veilige manier organiseren en als zij daar hulp bij nodig hebben, kunnen ze natuurlijk altijd bij ons langskomen.” Olympisch Vuur 2028 werk momenteel aan een verbeterde ‘modelaanpak evenementen’. Spoelstra: “De nieuwe website zal niet alleen gebruiksvriendelijk zijn, maar ook kennisdeling tussen evenementenorganisatoren beter faciliteren.”

Voor meer informatie: www.modelaanpakevenementen.nl