5 tips voor het inrichtingsproces van een nieuwe sportaccommodatie

Het inrichten van een sportaccommodatie is voor de meeste opdrachtgevers geen dagelijks werk. Waar vroeger nog wel wat tijd en ruimte was om kleine haperingen op te vangen is dat tegenwoordig vrijwel uitgesloten. Projecten worden erg krap - sommigen noemen dat efficiënt - gepland en de kleinste foutjes leveren vaak al vertraging en meerkosten op. Als inrichter zien we een aantal vermijdbare fouten regelmatig terugkomen. Veel daarvan kunnen al voorkomen worden in het voorbereidingsstadium. Tijd voor een aantal tips.

Tip 1 – Leg vast wat het ambitieniveau van de nieuwe accommodatie is
Bij het ambitieniveau gaat het om het gebruik in de nieuwe accommodatie. Het gebruik nu, maar ook in de komende tien tot vijftien jaar: blijft het onderwijsgebruik gelijk, komen er nieuwe sporten in de accommodatie, hoe ziet de exploitatie er uit en welke (extra) verhuurkansen liggen er in de nabije toekomst en welke materiaalvraag hoort daarbij.

Want de plek voor vaste sporttoestellen als hijsunits voor ringen en touwen, klimrekken en de locatie van volleybalpotten bepalen voor de komende vijftien tot twintig jaar hoe en waar er gesport wordt. Door vooraf goed in beeld te hebben waarvoor de accommodatie ingezet gaat worden, waar het zwaartepunt in gebruik ligt en wie er in de toekomst de accommodatie ook gaan gebruiken, kan de uitvraag op toestelniveau veel beter en preciezer gemaakt worden.

Tip 2 – Maak een inrichtingsplan maken als basis voor de offertes
Vanuit het ambitieniveau kan al snel een grove inrichtingswens opgesteld worden. Dat hoeft niet per se tot op detailniveau – dat kan een inrichter later doen. Als maar duidelijk is wie er gebruik maken van de zaal en wat de primaire wensen van de gebruikers zijn. Als bekend is dat er wedstrijdvolleybal gespeeld gaat worden en op hoeveel velden, dan kan een inrichter daarbij wel het juiste aantal palen, potten en netten bepalen.

Tip 3 – Stuur niet de standaard basisinventarislijst als basis voor een offerte
De KVLO (vakvereniging van vakleerkrachten LO) heeft basisinventarislijsten gemaakt voor onderwijsgebruik door PO en VO. Vaak wordt in een aanvraag verwezen naar deze lijsten. Dat levert een enorme variatie op in offertes omdat deze inventarislijsten ervan uitgaan dat scholen keuzen maken uit de geboden opties. Door de lijst klakkeloos op te sturen gaat een inrichter die keuzen maken.

Beter is het om gebruikers te betrekken bij het maken van het inrichtingsplan. Wat zij nodig hebben of wensen, hebben ze over het algemeen goed in beeld. Dat levert uiteindelijk een lijst op waarvoor een inrichter een beter passende offerte zal maken. En als er op toestelniveau vernieuwingen zijn geweest dan kan een inrichter die middels een alternatief aanbod nog steeds zichtbaar maken.

Tip 4 – Laat inrichters de offerte toelichten en vraag om de visie achter het voorstel
Vaak worden offertes na binnenkomst besproken en vergeleken in een projectgroep van de opdrachtgever. Op basis daarvan wordt een keuze gemaakt. Omdat de aanbiedingen tekstueel en inhoudelijk verschillen is het voor niet-ingewijden vaak lastig de onderlinge verschillen te zien.

Ook wordt uit een offerte lang niet altijd duidelijk vanuit welke visie de inrichter bepaalde keuzen heeft gemaakt. Door de aanbieders hun voorstel toe te laten lichten wordt duidelijk waarom welke keuzen gemaakt zijn. De aanbieders zullen dat graag doen en u als opdrachtgever krijgt veel kwalitatieve informatie waarop u een gedegen keuze kunt maken.

Tip 5 – Betrek de gekozen inrichter al in een vroegtijdig stadium van het project
Als het over de sporttechnische inrichting gaat, denken architecten en aannemers vaak aan het eindtraject van een bouw. Dan komt de vrachtwagen voorrijden met de sporttoestellen. Maar de grondpotten moeten echt eerder in de vloer zitten en voor de hijsunits of ringenstellen is het belangrijk om te weten dat ze geen lichtstraten kruisen.

Dus het is belangrijk dat een inrichter al betrokken is in de fase waarin de architect het voorlopig ontwerp maakt. Dan kunnen aanpassingen nog eenvoudig doorgevoerd worden. En met de technische tekeningen van de inrichter kan een constructeur tijdig de benodigde staalwerk doorrekenen. Als het definitief ontwerp klaar is, zijn wijzigingen tijdrovend en kostbaar en werken verstorend op het inrichtingsproces.

Meer weten?
Wil je meer weten over het inrichtingsproces en hoe je tot een goed inrichtingsplan komt van waaruit je een heldere offerte aan kunt vragen? Neem dan contact op met onze projectspecialist Fred Verhoeven: fred.verhoeven@nijha.nl.