door: Arthur van der Hoeff

De nieuwe Europese privacy verordening is nu enkele maanden van kracht. De toepassing in de praktijk blijkt lang niet altijd even duidelijk te zijn. Ook bij sportverenigingen speelt dit. Eén van de heikele punten in de praktijk blijkt het gebruik van foto’s en videomateriaal te zijn. Wat kan wel en wat kan niet?

Vorige maand verscheen het bericht dat een festival rode stickers uitdeelde aan bezoekers die niet op de foto wilden om op hun voorhoofd te plakken. ‘Ja, hier worden nu eenmaal foto’s gemaakt en we kunnen moeilijk aan iedereen toestemming vragen’, was de toelichting van de organisator.

Rode clownsneus
Moeten alle sportverenigingen dat ook gaan doen? Nog even, en we lopen allemaal met een rode clownsneus over het sportveld als we niet op de foto willen. Dit kan de bedoeling van de wetgever niet zijn en dat is het gelukkig ook niet.

Het is bij elke sportorganisatie gebruikelijk dat beeldopnamen worden gemaakt van wedstrijden. Bijvoorbeeld van de kampioenen of gewoon voor het maken van sfeerbeelden tijdens evenementen. Maar mogen die foto’s en video’s volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) eigenlijk nog wel op de website worden gepubliceerd? Mag een bezoeker of sporter die niet blij is met zijn/haar foto’s en de publicatie op een website hiertegen bezwaar maken?
Informeren van personen van wie u gegevens verwerkt
De AVG is van toepassing als u beeldmateriaal (foto’s of video) maakt, bewaart in een bestand en ten behoeve van de vereniging of sportorganisatie verwerkt. Opslag en publicatie vallen onder het begrip ‘verwerken’. De AVG schrijft voor dat personen van wie gegevens worden verwerkt daarover moeten worden geïnformeerd. Aan deze verplichting kunt u in de meeste gevallen voldoen door een goede privacyverklaring op te stellen, deze te publiceren en bezoekers en deelnemers daarop te wijzen. Een bordje of sticker met de aanduiding dat beeldopnamen worden gemaakt is ook aan te bevelen.

Naast de informatieverplichting geldt ook dat - om het beeldmateriaal te mogen verwerken - er een zogenaamde wettelijke grondslag moet zijn. Er zijn in de AVG verschillende mogelijke grondslagen genoemd. Toestemming is er één.

Toestemming vragen of niet?
De veiligste route is natuurlijk dat foto’s van personen die herkenbaar in beeld zijn alleen worden verwerkt en gepubliceerd als deze personen daar toestemming voor hebben gegeven. Dat geldt dan zowel voor foto’s die online worden geplaatst als voor foto’s die in een clubblad of folder worden gezet. Deze toestemming zal in dat geval actief moeten worden gegeven door de sporter, bezoeker of andere betrokkene(n). U zou daarvoor bijvoorbeeld bij de aanmelding als lid toestemming kunnen vragen voor het publiceren van zijn of haar foto’s op de website van de club, in het clubblad of via andere kanalen. In geval het lid jonger dan 16 jaar is, is toestemming van zijn of haar ouder(s) nodig. We zien dit ook veel gebeuren bij scholen, die aan het begin van het schooljaar toestemming vragen voor het maken en publiceren van foto’s van de leerlingen.

Bij de grondslag ‘toestemming’ zal duidelijk moeten zijn waarvoor precies toestemming wordt gegeven en waar het beeldmateriaal geplaatst kan worden. Als een lid of ouder dan geen toestemming geeft, is het niet toegestaan om foto’s te publiceren. Dit zal dus goed in de gaten moeten worden gehouden. Het is ook niet toegestaan om toelating tot het lidmaatschap afhankelijk te stellen van de toestemming. Toestemming moet namelijk vrij kunnen worden gegeven.

Gerechtvaardigd belang als grondslag
Zoals we zagen in het voorbeeld van het festival hierboven is het in de praktijk lang niet altijd mogelijk om vooraf toestemming te vragen. Toestemming is ook niet in alle gevallen vereist. Als het gaat om beeldmateriaal dat wordt gebruikt in het kader van verslaglegging van een evenement (met een journalistieke reden) mag een foto ook zonder toestemming worden geplaatst.

Datzelfde kan gelden als materiaal wordt gebruikt voor andere specifieke doeleinden. Bijvoorbeeld promotie van een bepaald evenement of de vereniging in het algemeen. Gesteld kan worden dat de vereniging dan een gerechtvaardigd belang heeft. En naast toestemming is dat ook een mogelijke grondslag. Daarbij geldt wel dat altijd moet worden gekeken of het materiaal noodzakelijk is voor een bepaald doel en het gebruik van beeldmateriaal niet al te zeer inbreuk maakt op iemands privacy. Bij foto’s is het sterk aan te raden om te voorkomen dat één individu prominent in beeld is, maar dat dit wordt beperkt tot overzichtsfoto’s.

Amateurwedstrijden op grote schaal gefilmd
Afgelopen week maakte de KNVB bekend dat wordt gestart met het live uitzenden via internet van duizenden amateurwedstrijden. Ook in dit geval is het ondoenlijk om alle betrokkenen hiervoor vooraf toestemming te vragen. In dit geval wordt dus ook gekozen voor de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. In dit geval het belang van de KNVB en de voetbalverenigingen om op deze manier het voetbal te promoten, daarvan verslag te doen, inkomsten te genereren en mogelijk helpt het ook om incidenten te voorkomen. Bij de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ is het aan te raden dat het hoogste orgaan binnen een organisatie hierover een besluit heeft genomen. In dit geval heeft de KNVB dat ook gedaan met een besluit van de ledenraad.   

De AVG kent personen diverse rechten toe om hun privacy te beschermen. Zo kan iedereen een klacht indienen bij Autoriteit Persoonsgegevens. Halverwege dit jaar waren bij de Autoriteit ruim zeshonderd klachten gemeld. De Autoriteit kan naar aanleiding van een klacht een onderzoek instellen.

Iedereen heeft ook het recht om inzage te krijgen in zijn of haar gegevens bij een organisatie. Dit kan ook van toepassing zijn op beeldmateriaal dat is verzameld. Het niet voldoen aan een inzageverzoek kan overigens een behoorlijk geldboete opleveren. Eerder dit jaar heeft een organisatie 48.000 euro moeten betalen aan de Autoriteit Persoonsgegevens wegens het niet naleven van deze verplichting.

Recht van bezwaar
Wat bij het gebruiken van beeldmateriaal ook aan de orde kan zijn, is het recht van bezwaar. Dit is vooral relevant bij het kiezen van de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. De AVG bepaalt in dat geval namelijk dat ‘bij bezwaar van de betrokkene de verwerkingsverantwoordelijke (i.c. de sportorganisatie) de verwerking van de persoonsgegevens staakt tenzij hij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene’.

Al met al is voorzichtigheid geboden bij het maken en publiceren van foto’s en video’s van wedstrijden en andere evenementen op uw club

In het voorbeeld van de KNVB waarbij op zo’n grote schaal beeldmateriaal wordt gemaakt en online gezet, zou dat tot een bezwaar kunnen leiden waarna dan de belangenafweging moet plaatsvinden. Ongetwijfeld heeft de KNVB hierover goed nagedacht.

Voorzichtigheid geboden
Al met al is voorzichtigheid geboden bij het maken en publiceren van foto’s en video’s van wedstrijden en andere evenementen op uw club. Bij twijfel biedt het vragen van toestemming zekerheid. Als dit praktisch niet mogelijk is, houd er dan rekening mee dat het recht van bezwaar ervoor kan zorgen dat u alsnog foto’s moet verwijderen die u eerder heeft geplaatst. De komende maanden zal naar verwachting meer duidelijkheid ontstaan waar de grens ligt van wat wel en wat niet mag.

Mr. Arthur van der Hoeff is voorzitter van de Nederlandse Stichting voor Vereniging en Recht. Bij dit nationaal kennisinstituut is een groot aantal branche- en verenigingsorganisaties aangesloten, zowel binnen als buiten de sport. Contact opnemen met de Nederlandse Stichting voor Vereniging en Recht kan via e-mail (info@verenigingenrecht.nl) of telefonisch (010-458 8431).