door: Leo Aquina | 14 oktober 2021

“Dit programma is echt voor en door de bonden gedraaid en dat is echt uniek”, zegt Jan Willem Landré. De afgelopen drie jaar hield de oud-sportbestuurder zich als projectleider bezig met het programma ‘Slagvaardig Organiseren van Sport’, kortweg SOS. Liefst 23 middelgrote sportbonden kregen subsidie om door middel van een concreet project aan de slag te gaan met de eigen organisatie, maar de ondersteuning bleef niet bij een zak met geld, zegt Koen Breedveld, als directeur van de reddingsbrigade een van de initiatiefnemers van het programma: “We wilden dat de deelnemende bonden zich ook lieten inspireren door experts van buiten. Daar hebben we op ingezet om er beter van te worden.” Die begeleiding lag voor een groot deel in handen van Erwin Schwartz, die vanuit een extern bureau - thebrownpapercompany - een programma ontwikkelde. Bij de afsluiting van het SOS-programma spreken zij inmiddels van een SOS-beweging.

“In eerste instantie vond ik beweging een beetje een groot woord”, aldus Landré. “Maar als je ziet hoe belangrijk het is dat je mensen goede tools geeft en als je ziet waar mensen mee terugkomen, dan kun je toch echt spreken van een beweging.” Wat was drie jaar geleden reden om het initiatief te nemen voor Slagvaardiger Organiseren van Sport? Breedveld: “Tijdens een kennismakingssessie met Annelies Pleyte, die toen net was begonnen als directeur sport bij VWS, vroeg zij wat wij nou echt nodig hadden om met onze sporten stappen vooruit te zetten. Op dat moment waren er programma’s voor de kleine bonden en voor de grote bonden, maar daartussen zat een vrij grote middengroep. Het gaat om bonden die hun werkorganisatie en de sport goed op orde hebben, maar vaak onvoldoende tijd en expertise hebben om zich strategisch verder te ontwikkelen.”

Leren door doen
Het idee - waar ook Breedvelds collega-directeuren Huub Stammes (judobond), Monica Visser (roeibond) en Bart Volkerijk (honkbalbond) bij betrokken waren - werd nader uitgewerkt. Breedveld: “Het is voor iedereen klip en klaar dat de sport verandert. Er wordt veel meer gevraagd van de sport bijvoorbeeld als het gaat om maatschappelijke verantwoordelijkheid, het bereiken van nieuwe doelgroepen. Dat gaat allemaal veel verder dan wat de traditionele sport in zichzelf vermag. Het vergt ondernemingsvermogen en bestuurlijke verandering.” NOC*NSF houdt zich in het kader van ‘de transitie in de sport’ https://detransitieindesport.nl/transitie-in-de-sport al langer met dit vraagstuk bezig. Breedveld: “Met de ‘transitie in de sport’ had NOC*NSF een basis neergelegd, maar daar moesten de mensen bij de bonden mee werken. Dat moest concreet worden gemaakt. De sport is goed in het maken van plannen, maar vervolgens draait het om de uitvoering. In het SOS-programma gaan bonden aan de slag met een concrete businesscase of een veranderplan. Daar zit de kern van dit programma: leren door doen."

Landré ging als programmaleider aan de slag. “Mijn rol was om er met een groep mensen voor te zorgen dat het ook echt gebeurt. We hebben thebrownpapercompany uitgekozen om mee samen te werken; we hebben bonden begeleid met opleidingsdagen en een projectstatusrapportage.” Het viel niet altijd mee om de bonden te overtuigen van de noodzaak van dat begeleidingstraject. Landré: “Directeuren vroegen wel eens waarom ze dat allemaal moesten invullen. Mijn antwoord was een wedervraag: waarom doe jij eigenlijk dit project binnen je bond? Meestal viel dan het kwartje, oh ja, we zijn bezig met het versterken van onze organisatie en zo’n rapportage is natuurlijk een manier om voortgang te monitoren. Daar wordt een organisatie sterker van.” Breedveld vult aan: “Ik heb bij mijn eigen bond echt gemerkt dat die projectrapportage ons echt hielp.”

Beweging blijven voeden
thebrownpapercompany ondersteunt relaties bij verandervraagstukken. Erwin Schwartz stortte zich op de dynamiek bij sportbonden: “We hebben gekeken naar de omgeving, leden, stakeholders. Hoe sluit je als sportbond aan bij de behoefteontwikkeling? Ontwikkelen vraagt om vooruitkijken, terwijl je het druk hebt met de waan van de dag. Als je de organisatie beter wil maken, moet je investeren in mensen. Ik zie een parallel met het belang van sporten en bewegen. Als ik ook in de toekomst wil blijven bewegen, moet ik het lichaam onderhouden, ik moet de beweging blijven voeden, anders roest ik langzaam vast. We moeten de beweging blijven voeden.”

Hoewel de businesscases of de veranderplannen van de deelnemende bonden uiteenliepen, volgden zij allemaal de bouwstenen die Schwartz met thebrownpapercompany had vastgelegd: Ambitie, analyse, slagvaardigheid, routekaart, businesscase en besturing. “Iedere projectleider bouwt het op met zijn team”, aldus Schwartz. “De grootste uitdaging zat in de eerste bouwsteen, ambitie. Waar werken we aan? Wat willen we bereiken en hoe ziet het eruit als ik dat heb bereikt?” Schwartz heeft de cijfers van het hele SOS-traject paraat: “We hebben 22 sportbonden begeleid. Er zijn 250 mensen in aanraking gekomen met de bouwstenen. 150 mensen hebben een of meerdere opleidingssessies bijgewoond en we hebben 40 verandertrajecten opgepakt.”

Per definitie geslaagd
Zijn die verandertrajecten allemaal geslaagd? Schwartz: “Het is per definitie geslaagd, omdat we hebben bijgedragen aan achterstallig onderhoud. De feedback is heel positief, dat merken we doordat mensen ons nog steeds bellen. Mensen zijn slimmer en wijzer geworden. Niet alle projecten hebben gebracht wat van tevoren is bedacht, maar dat hoort bij de dynamiek. Soms moet je interventies uitvoeren om de boel op te schudden.”

Landré vult aan: “Een belangrijk aspect is dat het door de mensen zelf gedragen is. De plannen en de bouwstenen van de transitie in de sport waren nuttig, maar vanuit een centraal orgaan ontwikkeld. Dat is niet per se het beste, want het gaat uiteindelijk om de mensen die aan de basis staan. Die moet je de ruimte geven om nieuwe ontwikkelingen in gang te zetten, want daar gebeurt het.”

Schwartz noemt de judobond als voorbeeld. Het project bij die bond draaide om het tot stand brengen van een gedragsverandering bij de clubs. Schwartz: “In het judo zijn er verschillende aanbieders, het ene deel is commercieel en het andere deel zijn de verenigingen. De bond is er voor al die aanbieders, maar voor veel judoka’s was het nut van de bond onvoldoende zichtbaar. Doelstelling van het SOS-traject was dan ook in verbinding komen met de achterban. Zien zij de bond als zinvol of als een organisatie die ze alleen maar in de weg zit?” 

Landré zag dat vraagstuk bij meerdere bonden langskomen. “En veel bonden zijn eigenlijk al veel verder in het ontwikkelen van een antwoord dan ze zelf denken.” Breedveld vult aan: “Bonden moeten wennen aan het idee dat zij niet per se het monopolie hebben op de sport. Maar ze zijn en blijven wel de leidende partij en vanuit die positie moeten ze leren zaken doen met andere partijen, die misschien wel dingen in hun sport doen die ze zelf als bond helemaal niet kunnen.”

Gedurende het SOS-programma kreeg de wereld en dus ook de sportwereld te maken met de coronapandemie. In hoeverre heeft dat het programma in de weg gezeten? Landré: “We konden in grote lijnen blijven doen wat we wilden doen. Natuurlijk was het ook in de sport alle hens aan dek, zoals overal. Dat leverde hier en daar wel wat vertraging op, maar daarbij moet ik ook complimenten geven aan thebrownpapercompany. De trainingen heette ‘fundamentals’ en die hebben ze in korte tijd om kunnen zetten naar e-fundamentals. Dat is goed aangeslagen.” Schwartz: “Het leverde bedreigingen op, maar ook kansen. In een crisis heeft iedereen de neiging om aan de slag te gaan, maar het blijft ook dan belangrijk om juist voortuit te blijven kijken. Ik denk wel dat het gelukt is dat zaadje te planten.”

Vervolg
Na het initiële SOS-traject kreeg een aantal bonden dankzij extra beschikbaar gestelde middelen vanuit VWS de mogelijkheid een verdiepingsslag te doen. Landré: “Het initiële project ging uit van één idee en één plan. Bij een aantal bonden is met die verdiepingsslag breder naar de organisatie gekeken. Dat ging meer over de manier van werken.” Schwartz vult aan: “We zijn daarin van individuele kennis en vaardigheden naar organisatievraagstukken gegaan. Hoe verhouden zich het bondsbureau, het bestuur, de verenigingen, de leden en de vrijwilligers zich tot elkaar?”

Krijgt het SOS-traject ook na die verdiepingsslag nog een vervolg? Landré: “In januari is al geëvalueerd met de verschillende bonden en die hebben allemaal aangegeven hier graag mee door te willen en ook bereid te zijn daar zelf financieel aan bij te dragen. Ze willen echter ook dat er vanuit de algemene middelen van NOC*NSF budget wordt vrijgemaakt om een kennisstructuur op peil te houden. Het is goed dat die behoefte vanuit de bonden zelf kwam. Voor het komende jaar en het jaar daarna zijn de middelen daarvoor inmiddels ook beschikbaar.”