door: Leo Aquina | 13 augustus 2020

"De Judobond Nederland (JBN) constateerde vorig jaar dat de structurele daling van het ledental op termijn consequenties zou hebben voor de continuïteit van de organisatie. Tijd voor verandering dus. Veel sporters (judo, jiujitsu en aikido) zijn wel aangesloten bij een club, maar niet bij de bond, waardoor de JBN jaarlijks zo’n 1,8 miljoen euro aan bondscontributie mis loopt. Om dat te veranderen deed de JBN een subsidieaanvraag in het kader van het project Slagvaardig Organiseren van Sport. ‘Er moet op een andere manier gewerkt worden, om als bond slagvaardiger te kunnen zijn’, luidde de constatering in de aanvraag. “In het begin hebben we dat breed opgezet, maar uiteindelijk hebben we het toegespitst op de klantreis van onze clubs”, licht Jennifer Regts van de JBN toe.

“De Judobond is een uitzondering”, aldus Jennifer Regts. “Bij veel andere sportbonden in Nederland wordt de bondscontributie verrekend via het clublidmaatschap, maar bij de judobond betaal je naast de clubcontributie een apart bedrag aan bondscontributie rechtstreeks aan de bond. Veel leden worden geen bondslid omdat ze niet meedoen aan wedstrijden en daardoor loopt de JBN veel inkomsten mis.” 

De Judobond is zich volgens Regts meer dan andere bonden bewust van het feit dat ze meer moeten doen dan andere bonden om leden de faciliteren: “Bij een voetbalclub betaalt een lid contributie om een jaar te kunnen spelen. Dat een deel van dat bedrag wordt afgedragen aan de bond blijft eigenlijk buiten beeld. Bij ons word je lid van een club en als je lid wordt van de bond krijg je een aparte rekening. Logisch dat mensen daar iets voor terug willen zien. Daarom bieden wij in vergelijking met veel andere bonden al heel veel producten en diensten aan, zoals tuimeljudo, 50+ judo onder de naam ZekerBewegen, maar ook een aanvullende ongevallenverzekering.”

Pilot
Toch zijn die aanvullende producten en diensten niet genoeg om leden van judoclubs ook allemaal te verleiden lid te worden van de bond. Regts: “Dat willen wij heel graag veranderen. Zo gaan we een pilot draaien met een club waar leden hun bondscontributie via de club betalen. In ruil daarvoor hoeft die club geen clubcontributie aan de bond te betalen (300 euro per jaar) en krijgen ze korting voor hun leden. We hopen meer clubs te verleiden. Voor de club is het een eenmalig besluit in de ALV, want de clubcontributie moet daarmee natuurlijk wel omhoog.” Juist om die clubs te verleiden is het SOS-verandertraject hard nodig. Clubs zijn zelf niet altijd overtuigd van het nut van de bondscontributie. Regts: “Wij merken dat clubs ons wel willen helpen, maar als zij zelf twijfelen, wordt het moeilijk om leden te overtuigen dat het bondslidmaatschap loont.”

Terwijl Regts zich bezighield met het SOS-traject rolden het bondsbestuur en de bondsraad afgelopen maanden vechtend over straat. Vervelend, maar het zat Regts niet in de weg bij de uitvoering van haar project. “Natuurlijk is bestuurlijk gerommel altijd lastig, maar het gaat vooral over de topsportkant en wij moeten er als bondsbureau vooral zijn voor de leden. In die zin hebben we er niet veel last van.” 

Drie fases
Doelstelling van het SOS-traject was dan ook ‘in verbinding komen met de achterban’. De werktitel luidde: ‘Van vechten naar stoeien’. Regts: “We hebben ervoor gekozen om de klantreis van onze clubs inzichtelijk te krijgen, uit te diepen en waar nodig te verbeteren of aan te passen.” In de eerste fase hield Regts als projectleider een aantal sessies met een afvaardiging van het bondsbureau om de klantreis inzichtelijk te krijgen. In de tweede fase volgden sessies met een afvaardiging van districten en commissies en de derde fase bestond uit het implementeren van verbeteringen en aanpassingen door medewerkers van het JBN bondsbureau. 

Waarom koos Regts er niet voor om direct met de clubs zelf in gesprek te gaan? “Het was een bewuste keuze om dat via de clubaccountmanagers te doen. Zij spreken onze clubs dagelijks en weten wat er speelt daarnaast. Bovendien hebben we ook informatie via de clubmonitor. Er is nu aan de hand van SOS wel een clubpanel opgestart waarvoor clubs en trainers zich kunnen aanmelden. Dat functioneert als een soort klankbord.

Weerstand
De interne sessies op het bondsbureau waren vruchtbaar, maar in de sessies met de afvaardigingen van de districten ondervond zij de nodige weerstand. “We hadden gehoopt dat de districten het uithangbord zouden worden als voorbeeld naar de clubs, maar dat lukte helaas op dat moment niet.” Regts liet zich hierdoor echter niet uit het veld slaan: 

“We hebben de klantreis goed inzichtelijk gekregen en zijn er verbeteringen/ideeën verzameld. Dat hebben we verwerkt en uitgeprint op een grote poster met WK-winnaar Noël van ’t End op de achtergrond. Tijdens de kick-off sessie met alle collega’s hebben we de verbeteringen uitgeschreven en op de poster geplakt. Hierna hebben we aan enkele verbeteringen personen gekoppeld die dit gaan oppakken. Nu hebben we elke maandag een stand-up sessie bij deze poster en dan bespreken we de afgelopen week: wat hebben we opgehaald, welke actiepunten zijn opgepakt en wie gaat welke nieuwe actiepunten oppakken?”

Verbeterpunten
De verbeterpunten variëren van een informatiefilmpje dat nog altijd niet was geüpload, tot het digitaliseren van de dan-examens. Regts: “De eerste tot en met de derde dan-examens doe je via het district en dat gebeurde allemaal nog op papier, heel ouderwets. Vanaf de vierde dan en hoger organiseren we het vanuit de bond. Nu willen we alles digitaliseren en het voor het district en de examenkandidaten makkelijker maken. Dat is nu nog niet live, maar in november gaan we het testen.”

Om de klantreis voor een JBN-club te verbeteren bleken de sleutelwoorden digitaliseren, informeren en communiceren, wat ook bleek uit de belangrijkste post-it memo’s op de foto. Regts: “Daarop staat bijvoorbeeld: het digitaliseren van het papieren inschrijfformulier, afhandelingssnelheid moet worden verhoogd. Digitaliseren en alles wat met internet te maken heeft is het grootste verbeterpunt, en ook het kostbaarste.”

Nog niet klaar
Het SOS-traject heeft bij de JBN veel verbeterprocessen in gang gezet, maar de bond is nog niet klaar. Regts: “We hebben tijdens dit traject geconstateerd dat het team van medewerkers op het bondsbureau in de nieuwe werkwijze een belangrijke voorbeeld- en voortrekkersfunctie vervult, maar dat is momenteel nog niet op het door ons gewenste niveau. Daarom hebben we de aanvraag ingediend voor SOS, de verdieping. De focus bij deze verdieping zal liggen op de werkprocessen op het bondsbureau.”

Regst volgde in het kader van SOS samen met drie collega’s de module ‘bouwstenen’ van de Brown Paper Company. “We willen nog een aantal collega’s ook die module laten volgen. Het is een bewustwordingsproces. Als je de stappen allemaal goed doorloopt, weet je heel goed hoe het proces in elkaar zit. Het heeft mij vooral geholpen bij het ontwikkelen van een businesscase. Daar zijn sportbonden traditioneel niet erg goed in. We hebben vaak tientallen ideeën, maar we vergeten te kijken wat het moet opbrengen, terwijl dat natuurlijk wel belangrijk is.” 

Als het gaat om het SOS-traject, worden de opbrengsten niet direct in euro’s berekend. Regts: “We mikken op een hogere score op tevredenheid bij de jaarlijkse clubenquête. Als dat lukt, hebben we onze dienstverlening voor de clubs verbeterd en kunnen we vanuit de verbeterde relatie met de clubs werken aan het bondslidmaatschap. We willen een gedragsverandering tot stand brengen bij de clubs. Zij moeten leden automatisch opgeven de bond, als zij lid worden van de club.”

Voor meer informatie: website Judo Bond Nederland