door: Nelleke van der Heiden | 27 februari 2020
Een nieuw online platform moet de vrijwilligerscoördinator van een sportvereniging veel tijd gaan besparen: Taakie. Daarmee kun je in drie eenvoudige stappen vrijwilligers werven en behouden, legt Niels van Weert van Team Sportservice - dat Taakie bedacht - uit. “Je voert de ledenlijst in op het platform, voegt de taken toe en daarna laat je de leden informatie over zichzelf invullen. Zo ontstaan ledenprofielen, waardoor Taakie weet bij wat voor klussen je bij wie aan kunt kloppen.”
“Voor die profielen hoef je geen standaardvragenlijst in te vullen, maar mag je bijvoorbeeld op stellingen reageren of aangeven of je meer een denker of een doener bent.” Zo kun je er op een speelse manier achter komen waar je leden goed in zijn en wat ze leuk vinden, legt Van Weert uit. Zodra de ledenlijst en de taken zijn ingevoerd, kan de vereniging met een campagne - ook via het platform - de leden enthousiast maken om hun profiel in te vullen. “Als je de interesses weet, kun je die koppelen aan openstaande vrijwilligersklussen. Heb je een bardienst openstaan? Dan geeft Taakie een suggestie wie dat beste op basis van zijn of haar profiel kan uitvoeren, en dan kun je ze via Taakie uitnodigen.”
Benaderen van leden
Hoe kom je op zo’n idee? Niels van Weert vertelt dat Team Sportservice al tien jaar (en nog steeds) cursussen aanbiedt die draaien om meer vrijwilligers vinden in korte tijd. “Om voorheen een beeld te krijgen van die vrijwilligers belden we mensen of spraken we hen direct aan. Dat was enorm tijdsintensief. De cursus duurt ook vier maanden. De cursisten registreerden de resultaten en de voorkeuren vervolgens in Excel en dat bleek lastig over te dragen.” Maar ook al zijn er dus wel wat efficiëntieslagen te maken, de formule werkt wel, zegt Van Weert. De cursussen hebben tot nu toe zo’n 70.000 nieuwe vrijwilligers opgeleverd. Waarom waren die dan allemaal eerder nog geen vrijwilliger? Dat heeft Van Weert ze ook gevraagd. Met enige regelmaat kreeg hij terug dat ze eenvoudigweg nog nooit gevraagd waren.
Het ministerie van VWS en Sportinnovator vroegen om nieuwe oplossingen; concepten en/of producten die de vrijwilligerscoördinator van sportclubs ondersteunt
Dankzij die tien jaar ervaring wist Team Sportservice dus dat het werkt om leden en ouders van jeugdleden actief te benaderen. Dat het nu ook “een soort datingplatform voor vrijwilligers en sportclubs”, zoals Van Weert het omschrijft, wordt, heeft alles te maken met een wedstrijd die het ministerie van VWS en Sportinnovator uitschreven. Ze vroegen om nieuwe oplossingen, concepten en/of producten die de vrijwilligerscoördinator van sportclubs ondersteunt. Belangrijke voorwaarde: het moest de coördinator ook tijd besparen. De beste innovaties zouden beloond worden met een geldbedrag.
Budget voor uitwerking plan
Dat prikkelde Van Weert om het idee voor een platform uit te werken. “We hadden dit idee al enige tijd in ons hoofd, maar we zijn een stichting die niet even 70.000 euro op de plank heeft liggen. Als we hieraan mee zouden doen en winnen, zouden we ook budget hebben.” Dat moest overigens wel in een paar weken gebeuren. Zoals gezegd was hij overtuigd dat de methode van vrijwilligers werven en op de juiste plek inzetten werkt. Maar nu nog tijd besparen met deze methode, want anders zou dit idee nooit winnen. En dat is gelukt. Van de veertig à vijftig inzendingen, zijn er twee gekozen en Taakie was er een van.
En nu moet Taakie er natuurlijk ook echt komen. De website met informatie is er al en samen met data- en marketingbureau SportsCloud gaat Team Sportservice het platform ontwikkelen. In september moet Taakie helemaal af zijn. In maart wil Van Weert het al met wat kleinere en grotere sportclubs gaan testen.
Benadering via WhatsApp
Bij die clubs zullen - gezien hun profiel - de meest voor de hand liggende leden via WhatsApp een verzoek krijgen of ze een bepaalde taak willen uitvoeren. Ze krijgen er drie antwoordmogelijkheden bij: 1) ja, ik doe het; 2) nee, ik kan nu niet maar wil dit soort taken op zich wel en 3) nee, ik vind dit niet leuk. Van de gegeven antwoorden kan Taakie leren. Dus als een vrijwilliger aangeeft iets niet leuk te vinden, wordt-ie daar ook niet meer voor gevraagd. En als ouders aangeven dat ze de spelregels niet kennen, zullen ze ook niet gevraagd worden om een wedstrijd van hun kind te fluiten.
“Ik heb het zelf ook wel meegemaakt. Dan werd ik ingedeeld voor een bardienst en daar heb ik een hekel aan. Ik wil veel liever op woensdagmiddag de jeugd trainen, maar dat wist de club niet.” Dat gaat dus als het goed is tot het verleden behoren.
"Vanaf 200 leden is het zeker interessant, want dan kent de coördinator misschien maar 50 leden en weet-ie van 150 en ook de ouders niet wat ze wel en niet willen"
Betaalbaar voor verenigingen
Taakie gaat verenigingen wel wat kosten. Het precieze bedrag weet Van Weert nog niet. Er komen in elk geval iets van kosten voor het gebruik van Whatsapp bij, want de berichtjes in Taakie via Whatsapp vallen onder zakelijk gebruik en dat is niet helemaal gratis. Maar een absolute voorwaarde is dat het betaalbaar is voor de verenigingen, zegt Van Weert, “want die hebben over het algemeen geen enorme bankrekening”.
Is het voor iedere club bij elke tak van sport te gebruiken? “Het kan overal, maar bij kleine organisaties weet de coördinator vaak al wie wat wil, daar is meestal geen probleem. Vanaf 200 leden is het zeker interessant, want dan kent de coördinator misschien maar 50 leden en weet-ie van 150 en ook de ouders niet wat ze wel en niet willen. Via Taakie leert de coördinator iedereen kennen zonder ze te spreken.” Van Weert ziet zelfs al kansen buiten de sportverenigingen. “Het is geschikt voor iedereen die met vrijwilligers werkt. Het zou ook bij het songfestival kunnen of op het EK dat eraan komt.”
Voor meer informatie: Taakie en/of bel of mail naar nvanweert@teamsportservice.nl (Niels van Weert, 023-205 5005)