door: Nelleke van der Heiden | 7 maart 2019

Veel sportverenigingen draaien op vrijwilligers, maar het is steeds lastiger om die vrijwilligers te vinden en aan je te binden. Hoe krijg je iemand enthousiast om voor de vereniging aan de slag te gaan en hoe houd je die gouden krachten binnenboord? Huis voor de Sport Groningen ontwikkelde samen met kenniscentrum CMO STAMM een programma met zes B’s die allemaal essentieel zijn voor vrijwilligerswerk: Binnenhalen, Begeleiden, Belonen, Behouden, Beëindigen en Beleid.

Huis voor de Sport Groningen kreeg het verzoek van de provincie, vertelt Egbert Bakker, daar als sportconsulent en e-coach werkzaam binnen het programma Vrijwilligers & Co. Niet omdat het probleem in Groningen groter is dan in andere regio’s maar de provincie wilde graag wat met vrijwilligers in het algemeen en voor sportverenigingen in het bijzonder. De provincie vindt sterke vitale verenigingen belangrijk voor de leefbaarheid, zegt Bakker. “Wij doen daar al veel in, vandaar dat de provincie bij ons uitkwam.” 

Online training
De opdracht was om een innovatieve tool te ontwikkelen om vrijwilligers mee te werven. Zo ontstond het idee van een e-learning-programma. Samen met kenniscentrum CMO STAMM kwam het Huis voor de Sport Groningen tot de online training. “Wij nemen de e-coaching en de daadwerkelijke ondersteuning voor onze rekening en CMO heeft het programma ontwikkeld.” Ze weten wat ze aan elkaar hebben, vertelt Bakker. Ze zitten in hetzelfde gebouw en hebben vaker samengewerkt.

Het programma heeft de naam 'Vrijwilligers & Co' gekregen. Co staat voor vrijwilligerscoördinator of vrijwilligerscommissie. Elke sportvereniging zou zo’n Co moeten hebben. Die ontwikkelt het vrijwilligersbeleid binnen de vereniging en begeleidt de vrijwilligers. Het programma biedt de Co’s de nodige handvatten. En dat is nodig in een tijd dat het steeds moeilijker is om vrijwilligers aan je te binden. “Het past bij deze tijd dat leden van een sportvereniging zich vooral consument voelen. Ze vinden ‘ik betaal contributie en daar moet wat tegenover staan’. Ze willen zich minder binden en zelf vrijwilliger worden voor de vereniging is minder vanzelfsprekend geworden.”

Zes B’s 
Hoe gaat dit programma daar verandering in brengen? Bakker legt uit dat daarbij zes B’s essentieel zijn. De B’s worden in verschillende modules in het programma behandeld. Belonen is extra belangrijk bij het werven en behouden van die steeds meer als consument ingestelde sporter. zegt Bakker. Hij geeft alvast een inkijkje hoe dat het beste kan. 

“Je moet aandacht hebben voor de vrijwilliger. Zet ’m centraal, zoek uit wat-ie leuk vindt en waar z’n kracht ligt. Het is van belang om daarvan uit te gaan, veel meer dan de vraag wat je binnen je vereniging nodig hebt. Als je weet waar de interesse van de vrijwilliger ligt, is het makkelijker in hem of haar te investeren en kun je zo mensen behouden. 

Opzet gestructureerd vrijwilligersbeleid
Wat ook heel belangrijk wordt in Vrijwilligers & Co is het opzetten van gestructureerd vrijwilligersbeleid. Dat hebben veel verenigingen nog niet en dat is wel van belang om de vrijwilligersorganisatie ook op lange termijn goed te laten draaien. “Bij Vrijwilligers & Co krijgen de Co’s concrete handvatten – informatieve filmpjes, factsheets met tips en opdrachten waar feedback op wordt gegeven - om daar op een goede manier mee aan de slag te gaan.” Er is bovendien een zevende B aan het programma toegevoegd: Bestuurskracht. “Hier komt het bestuur van de vereniging in beeld. De bestuurlijke organisatie van de vereniging moet voldoende op orde zijn om de uitkomsten van het Vrijwilligers & Co-traject te bestendigen binnen de club.”

Dit kalenderjaar wordt het programma nog als pilot aangeboden. Dertig sportverenigingen mogen kosteloos deelnemen. “We moeten nu nog uitproberen wat werkt en wat niet. Verenigingen mogen het programma gratis volgen, omdat de feedback van de deelnemers van grote waarde, zelfs noodzakelijk is om de e-learning-omgeving definitief vorm te geven. Volgend jaar moet het programma helemaal op orde zijn en dan kost het verenigingen 950 euro om het e-learning-programma, inclusief bijeenkomsten, begeleiding en thema-avonden te volgen. Er zitten nu al onderdelen in van bewezen interventie, dat levert absoluut vrijwilligers op.”

Spreiding van sport en locatie
De eerste 18 verenigingen zijn aan het programma begonnen. Er waren al direct veertig aanmeldingen, maar het Huis voor de Sport Groningen wilde letten op een goede spreiding van sport en locatie. Dus niet alleen maar voetbal en tennis en niet alleen in de stad Groningen. Verder bleken er bij de aanmeldingen ook een paar verenigingen te zitten die hun prioriteiten nu beter ergens anders kunnen leggen, zegt Bakker. “Een vereniging had bijvoorbeeld nog maar één bestuurslid, dat is een acuut probleem dat eerst moest worden opgelost.” 

De spreiding is al aardig gelukt, de verenigingen zitten door de hele provincie, variëren van groot naar klein en zes van de achttien verenigingen zijn voetbalverenigingen - maar dat is nou eenmaal de grootste sport - en voor de rest is het mooi gevarieerd met ook atletiek, korfbal, gymnastiek, paardrijden en golf, zegt Bakker. 

Verschillende behoeftes
Ook de behoeften van de verenigingen lopen uiteen. De ene zoekt nog meer vrijwilligers, de andere moet nog een duidelijk vrijwilligersbeleid opzetten en weer een andere vereniging is juist heel erg bezig met het behoud van de vrijwilligers. “Het gaat echt van verenigingen die al veel vrijwilligers hebben en al wat op papier hebben tot verenigingen die nog heel erg aan het begin staan.” In principe kunnen de verenigingen alle modules volgen, maar de verschillende behoeften maken dat het Huis voor de Sport Groningen ook kijkt of de ene module wellicht nuttiger is voor een vereniging dan de andere. In april komt er een nieuwe startbijeenkomst en kunnen er dus nog twaalf verenigingen instromen. 

Voor meer informatie: Vrijwilligers & Co