door: Nelleke van der Heiden | 20 december 2018
Of het nou gaat om een sportbond, een gemeentelijk sportbedrijf, een sportservice of een vereniging, over het algemeen kunnen organisaties in de sport nog wat meer bewustzijn ontwikkelen van de risico’s die er bestaan. Dat merkten Rien van Haperen, Berry Debrauwer en Bert Oostdam. Het bracht ze op het idee om vol in te zetten op die bewustwording in de sport en zo ontstond Risk en Sport.
Ze hebben verschillende achtergronden, vertelt Rien van Haperen. Sport, pensioenwereld en bankwezen. Ze raakten met elkaar op een netwerkbijeenkomst in gesprek over risicomanagement en een aantal op dat moment spelende zaken in de financiële sector. Naarmate de discussie vorderde, kwamen ze tot de conclusie dat er weinig bekend is over risicomanagement in de sport.
De boeman?
Een rondje googelen bevestigde die indruk. Nu bieden de drie het hele pakket aan. Van een eerste analyse van de risico’s tot de maatregelen om de risico’s te vermijden en verminderen. Ook bieden ze van tijd tot tijd een check of het risicomanagement nog up to date is. “We willen niet de boeman zijn die controleert of de boel op orde is, maar bewustzijn creëren: organisaties helpen om de risico’s zo veel mogelijk te elimineren en samen kijken wat voor maatregelen je kunt uitvoeren.”
Aan wat voor risico’s moet je in de sport eigenlijk denken? Dat is net zo divers als in iedere andere branche, legt Van Haperen uit. “Is je ICT-planning op orde? Hoe ga je om met een dopingkwestie? Wat zijn juridische en financiële risico’s? Zitten contracten met sponsoren goed in elkaar? Zijn je statuten en reglement op orde? Bij evenementen heb je ook risico’s die met de openbare orde en veiligheid te maken hebben en moet je nadenken over de mogelijke weersomstandigheden en voorzieningen voor toeschouwers. En dan maakt het niet uit of je bij een grote organisatie als de KNVB hoort of bij een kleine partij die eens per jaar een evenement organiseert.”
“Voor de schermen verliep alles vlekkeloos, achter de schermen gebeurt altijd wel wat waardoor je moet bijsturen”
Risicoanalyse
De drie hebben met hun diverse achtergronden aardig wat kennis in huis en komen in de segmenten waar ze zich op richten een heel eind. “Bij grootschalige evenementen, waar ook de openbare orde en veiligheid veel aandacht vragen, zoek je wel eens hulp van een organisatie die daar nog meer in geëquipeerd is.”
Zelf was Van Haperen directeur van het EK Atletiek 2016 in Amsterdam. “Toen hebben we op twee momenten een risicoanalyse uitgevoerd. Een strategische risicoanalyse op het moment dat het EK ons was toegewezen. Wat doe je met inzet van personeel? Op wat voor inkomsten uit marketing en ticketing reken je? Wat zijn de financiële risico’s en hoe richt je je projectorganisatie in? De tweede risicoanalyse was operationeel. Dan kijk je meer naar de uitvoering. Hebben we logistiek alles op orde? Voldoet de locatie aan de eisen van de Europese atletiekbond? En hoe zit het met de openbare orde en veiligheid? Zeker omdat toen sprake was van terrorismedreiging. Daarom is er zelfs nog een extra analyse overheen gegaan om te kijken of het crisiscommunicatieplan en de maatregelen op dat gebied op orde waren.”
Brand
Mede dankzij de risicoanalyses is het financieel en sportief een succes geworden, zegt Van Haperen. “Voor de schermen verliep alles vlekkeloos, achter de schermen gebeurt altijd wel wat waardoor je moet bijsturen. Er was bijvoorbeeld onzekerheid over inkomsten uit marketing en ticketing. Toen hebben we besloten niet meer uit te geven dan we in bezit hadden. We hielden bovendien wat extra’s achter de hand voor eventuele incidenten. Daardoor konden we op verschillende fronten succesvol zijn. We moesten nog wel extra maatregelen treffen op het gebied van de bewegwijzering en het aanbrengen van doeken op hekken. En er brak vooraf brand uit in een hospitality-ruimte van het Olympisch Stadion. Omdat niet duidelijk was of die op tijd beschikbaar was, hebben we extra ruimte naast het Olympisch Stadion moeten regelen, wat extra kosten met zich meebracht.”
“Ik heb wel eens een sportbond gezien die de media al opzocht terwijl er nog geen contract lag met een beoogde sponsor”
Wereld te winnen
Risk en Sport bestaat pas sinds 1 november, dus voor een concrete doelstelling over bijvoorbeeld het aantal klanten in 2019 vindt Van Haperen het wat te vroeg. In elk geval zijn er in het nieuwe jaar plannen voor een try-out bij de Atletiekunie en voor het ontwikkelen van een workshop voor de verschillende sportbonden.
Dat er nog een wereld te winnen is in de sport, zijn de drie mannen wel van overtuigd. Een voorbeeld: “Ik heb wel eens een sportbond gezien die de media al opzocht terwijl er nog geen contract lag met een beoogde sponsor. Er werd al enthousiast gesproken van een deal, terwijl die uiteindelijk niet doorging. In de sport draait het om emotie, om passie. Sportbonden en verenigingen zijn geneigd te denken dat alles onder controle is, dat alles wel goed komt, tot het niet goed komt. Dan moet je een plan achter de hand hebben.”
“We willen niet alleen een rapport opstellen dat in een la verdwijnt”
Maatwerk
En dat is geen standaardpakket, maar vooral maatwerk. Van Haperen geeft een voorbeeld: “Een sportbond kan op enig moment een imagoprobleem krijgen door een dopingkwestie. Een verstandige beheersmaatregel is om een protocol te hebben dat beschrijft wat voor stappen je dan moet nemen. Een evenement vraagt weer andere maatregelen. Dan is het goed het transport goed te regelen en een plan van aanpak te hebben om de veiligheid te waarborgen.”
Met Risk en Sport wil Van Haperen vooral het bewustzijn in de sport verhogen en het proces blijvend begeleiden. “Controleren of maatregelen ook echt zijn uitgevoerd, bijvoorbeeld. We willen niet alleen een rapport opstellen dat in een la verdwijnt.”
Voor meer informatie: www.riskensport.nl