door: Leo Aquina | 25 januari 2018
Op 28 mei 2018 wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Voor sportverenigingen heeft dit de nodige gevolgen. “Het is een inspanningswet. Als je persoonsgegevens verzamelt, beheert en distribueert, moet je kunnen aantonen wat je daarmee doet, hoe en waarom je ze verwerkt, opslaat en beveiligt”, legt Niels van Weert van Team Sportservice uit. De gezamenlijke provinciale sportserviceorganisatie van Noord- en Zuid-Holland en Utrecht wil de sportverenigingen daarop voorbereiden met een cursus van twee avonden. “Daarna zijn de deelnemende verenigingen ‘AVG proof’ en ontvangen zij - als zij hun huiswerk hebben gedaan - een verklaring waarmee zij kunnen aangeven welke acties zij hebben ondernomen om aan deze inspanningswet te voldoen”, aldus Van Weert.
De nieuwe wetgeving is in 2016 aangenomen. “Toen de vorige wet op de bescherming van persoonsgegevens werd gemaakt, stond internet nog in de kinderschoenen. Inmiddels is er zoveel veranderd, dat het ook tijd werd om de wetgeving aan te passen”, vertelt Van Weert. “Als een lid zich inschrijft bij een vereniging, mag die vereniging de gegevens niet zomaar ter beschikking stellen aan derden zonder toestemming van dat lid. Dat verandert niet. Maar daar komt nu wel de verplichting voor de vereniging bij om aan te tonen dat ze zorgvuldig met die gegevens omgaan. Een vereniging moet ook kunnen aantonen beleid te hebben omtrent de zorgvuldigheid rond persoonsgegevens.” En dat is belangrijk, want als bestuur kun je aansprakelijk gesteld worden als het fout gaat.
"Is het wel slim dat die computer altijd aanstaat in de bestuurskamer, waar iedereen in en uit loopt?"
USB-stick kwijt
Van Weert noemt een voorbeeld: “Veel verenigingen maken gebruik van Sportlink voor de administratie. Dan moeten zij zichzelf de vraag stellen: wie kan daar allemaal bij? Is het wel nodig dat alle commissies daar toegang toe hebben. Is het wel slim dat die computer altijd aanstaat in de bestuurskamer, waar iedereen in en uit loopt. Het is best gecompliceerd, want er zijn zoveel zaken waar je rekening mee moet houden. Stel nou dat een van de bestuurders iedere week het ledenbestand op een USB-stick mee naar huis neemt en hij raakt die USB-stick kwijt. Dan ligt alles op straat. Dan moet je als club misschien op zoek naar een andere manier om die gegevens op te slaan, bijvoorbeeld in de cloud, maar ook dán moet je weer goed nadenken over de veiligheid.”
Er is een Stichting AVG voor Verenigingen om verenigingen te ondersteunen bij de implementatie van de nieuwe wet. Van Weert: “Deze stichting heeft een online tool ontwikkeld waarin verenigingen vijftien stappen kunnen doorlopen om AVG proof te zijn. Wij maken bij onze cursus gebruik van die tool, maar voegen daar de noodzakelijke begeleiding aan toe. Een grote brancheorganisatie kan makkelijk een professional inhuren om dit probleem te tackelen voor haar leden, maar sportverenigingen zijn bijna altijd vrijwilligersorganisaties. Dat maakt het complexer. Bestuurders zijn in het dagelijks leven professioneel vaak met heel andere dingen bezig, dus er is niet altijd voldoende kennis aanwezig om dit soort zaken er even bij te doen. En de AVG is toch een belangrijk risico. Om de sportverenigingen te helpen hebben we daarom deze cursus opgezet met een AVG-expert die ook bestuurslid is bij FC Lisse. Hij combineert kennis van de wet met kennis van de praktijk op een sportclub.”
"Het doel is dat de deelnemers na die tweede avond kunnen aantonen dat zij als vereniging aan hun inspanningsverplichting voldoen”
De cursus bestaat uit twee avonden. “De eerste avond is er een presentatie waarbij de wet wordt toegelicht en er is uitleg bij de tool. Na die avond moeten verenigingen zelf met de informatie aan de slag. Op de tweede avond moet iedereen zijn laptop meenemen en dan gaan we ook echt aan de slag om de puntjes op de i te zetten. Dan kunnen verenigingen ook ervaringen en oplossingen uitwisselen. Het doel is dat de deelnemers na die tweede avond kunnen aantonen dat zij als vereniging aan hun inspanningsverplichting voldoen.”
Kosten?
Team Sportservice brengt de cursus bij alle gemeenten in de drie provincies binnen hun verzorgingsgebied onder de aandacht. De kosten voor de cursus zijn 950 euro voor 15 verenigingen. Van Weert: “Het aanbod is zo ingericht omdat we ervan uitgaan dat de gemeenten over het algemeen de kosten hiervoor voor hun rekening nemen.”
Van Weert kan nog weinig zeggen over de controles die verenigingen mogelijk te wachten staan vanaf het moment dat de wet in werking treedt. “We weten nog niet hoe de handhaving eruit gaat zien en we weten ook nog niet hoe het zit met eventuele boetes als verenigingen niet aan de inspanningsverplichting voldoen. Maar in dit digitale tijdperk is het belangrijk voor zowel gemeenten als verenigingen om te zorgen dat je verantwoordelijk met persoonsgegevens omgaat.”
Voor meer informatie over de cursus/training: Uw sportvereniging(en) AVG-proof